教育コンサルティング会社向けCRMの選び方

教育コンサルティング会社向けCRMの選び方：重要な機能、ベンダーへの質問、システム比較用のチェックリスト。

教育コンサルティング会社向けCRMとは？

ほかのCRMと違う必須条件が1つあります。1人の学生が複数の出願を同時に進め、それぞれにステージ、締め切り、書類があることです。

どちらも使えます。うまくいかない点が違うだけです。

社内にソフトウェアの設定が好きで、2年後もいる人がいるなら汎用CRMで十分です。いなければ、そのツケは11月に創業者に回ってきます。

学生データ

保護者の連絡先はメモ欄ではなく、専用の項目として。学生ごとの一意のID。メモは増え続ける1つのテキスト欄ではなく、日付のある面談に紐づけて。詳しくは学生管理をご覧ください。

出願管理

譲れない条件です。1人の学生に複数の出願が同時に進み、それぞれにステージ、締め切り、書類、担当者があること。出願が6件、それぞれ違うステージにある学生を1人見せてもらいましょう。ステータス欄が1つ出てくるだけなら不合格です。詳しくは出願管理をご覧ください。

フォローアップ

必要なリストは2つ。期限切れのものすべてと、日付のある次のアクションがない進行中の学生すべてです。多くのシステムは2つ目を出せません。連絡が途絶えつつある学生を見つけるリストです。

支払いと請求書

料金は分割で、保護者が払うことも多いものです。最低限、請求済み・支払い済み・未払いの額と、請求書・領収書の作成が必要です。会計ソフトとの連携は後回しで構いません。

チームでの共同作業

本当にアクセスを制限できる役割、学生ごとに名前のある担当者1人、休みをカバーできる程度の共有。詳しくは留学エージェント向けCRMをご覧ください。

問い合わせの受け付け

手で打ち直す必要があるものは、いずれやらなくなります。システムに直接書き込むフォームがあれば、その手間がなくなります。

レポート

実際に行動に移す指標だけを正直に考えましょう。多くのコンサルティング会社に必要なのは2つの数字（問い合わせから見込み客への転換率と、問い合わせから最初の出願までの日数）と、学生、面談、フォローアップ、締め切り、支払いのリアルタイム表示だけです。それ以上は買っても開かれません。大事なのはエクスポートできるかどうかです。

未成年者のデータ、パスポート、財務情報を扱います。ここは厳しく見てください。

EduCRMの回答はセキュリティページにあります：europe-west1、TLS 1.2以上、ワークスペースの分離、役割ベースの権限、監査ログ、公開済みのサブプロセッサー一覧、請求に応じたDPA。

ソフトウェアが1時間で使える状態でも、4週間は見込んでください。作業の中身は、ステージの設計、データ、問い合わせの入口です。

1. 11週目。 ステージと、何をもって進行中の学生とするかを決めます。
2. 22週目。 スプレッドシートを整理し、進行中の学生、進行中の出願、未払い残高を移行します。
3. 33週目。 問い合わせの入口を切り替え、チームを追加し、週次レビューを予定に入れます。
4. 44週目。 1週間並行運用し、その後旧システムを読み取り専用にします。

詳しくはCRM導入チェックリストをご覧ください。

進行中の学生、次に進行中の出願、次に未払い残高の順です。過去の履歴は移行しません。時間がかかるのはデータ整理で、インポート前のほうがはるかに楽です。詳しくはスプレッドシートからCRMへの移行をご覧ください。

3つの「見せてください」は、残りの質問すべてを合わせたより役に立ちます。その場で聞いてください。