留学CRMに必要なこと
ほかはすべて二の次です。
要点
学生1人につき複数の出願を同時に扱い、それぞれにステージ、締め切り、書類を持たせる。その締め切りを面談と同じカレンダーに載せる。
ほとんどのCRMはここでつまずきます。営業CRMでは連絡先のステータスは1つだけ。イギリス、オランダ、ドイツに出願する学生には同時に3つあります。テキスト項目でごまかすと、絞り込みができなくなります。
すべての業務を一か所で
最初のInstagramメッセージから最後の分割払いまで。
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問い合わせとリード
問い合わせはInstagram、WhatsApp、Webサイト、説明会、紹介から届きます。メッセージ自体をなくすことはまれです。失うのは、誰かが対応するまでの3日間です。独自サブドメインの申込フォームなら、転記の手間がなくなります。
- 02
カウンセリング面談
面談ごとに日付、時間、所要時間、種類、カウンセラー、メモを記録します。特に重要なのはやるべきことと次回面談日の2つ。ダッシュボードは次回面談日からフォローアップ一覧を作ります。
- 03
大学とコースの選定
大学とコースごとに出願の記録を作り、作業を始める前に要件と締め切りを入れておきます。やめた候補は削除せず、取り下げにします。
- 04
複数の国への出願
出願は学生ファイルにも、全学生の出願を並べたボードにも表示されます。「マリアの進み具合は?」も「今月準備中のものは?」も、絞り込み1回でわかります。出願管理をご覧ください。
- 05
書類
成績証明書、パスポート、推薦状、証明書、志望理由書を7つの決まったカテゴリーにアップロード。勝手なフォルダ名が生まれません。チェックリストは大学ごとに。求める書類は大学によって違います。
- 06
ビザと合格後の手続き
EduCRMはビザ手続きを代行しません。デポジット、受諾書、面接予約、資金証明といった手順を、日付付きのタスクとして置いておけます。
- 07
覚えておかなくていいフォローアップ
面談、締め切り、フォローアップを1つのカレンダーに。Premiumでは声でタスクを追加できます。
- 08
支払いと請求書
費用は分割が多く、保護者が支払うこともよくあります。EduCRMは請求済み、支払済み、未払いの額を管理し、請求書と領収書を発行します。
実際の1年に耐えるステージ設計
初期設定で6つのステージがあります。名前の変更、並べ替え、差し替えは設定から。パイプライン、面談の種類、支払い方法も同様です。
| ステージ | 意味 |
|---|---|
| 下書き | 準備中。書類を集め、エッセイを書き、締め切りを記録済み。 |
| 提出済み | 大学に送付済み。 |
| 合格 | 合格が出た。 |
| 不合格 | 不合格。削除せず保存。 |
| 受諾 | 学生が合格を受諾した。 |
| 入学 | 進学決定。その年がうまくいったかを示す数字。 |
1人のカウンセラーから、エージェント全体まで
Premiumではチームメンバーを追加でき、オーナー、管理者、カウンセラー、閲覧者の役割があります。ワークスペースはそれぞれ分離されています。
料金
- Free:学生10人まで。面談、カレンダー、出願、支払い、請求書。カード不要。
- Premium、€49.99/月:学生数無制限。申込フォーム、音声タスク、独自ブランディング、データエクスポート付き。チームメンバー追加は1人€49.99。14日間の無料トライアル。
- Business:おまかせプラン。独自ドメインでのWebサイト制作、リード獲得フォーム、ビジネスメールに加え、Premiumの全機能。お見積もりはお問い合わせください。
よくある質問
留学CRMとは?
学生ごとに1つの学生ファイルを持つソフトです。プロフィール、面談、ステージ・締め切り・書類付きの海外出願すべて、さらに費用とフォローアップをまとめます。メールを掘り返さなくても、学生ごとの状況がわかります。
複数の国に同時に出願する学生も管理できますか?
はい。出願はそれぞれ独立した記録で、大学、国、プログラム、出願システム、ステージ、締め切り、書類を持ちます。1人の学生にいくつでも作れます。
EduCRMはビザ申請を管理できますか?
ビザ専用の機能はありません。ビザの手順(デポジット、受諾書、面接予約、資金証明)は学生に紐づく日付付きタスクとして、ほかの予定と同じカレンダーで管理します。
無料プランはありますか?
はい。学生10人まで、面談、カレンダー、出願、支払い、請求書が使えます。Premiumは月額€49.99で、14日間の無料トライアル付きです。
学生データはどこに保管されますか?
Google Cloudのeurope-west1リージョンです。通信はTLS 1.2以上で暗号化されます。詳しくはセキュリティページをご覧ください。
お問い合わせ
サービスについてのご質問やプロジェクトのご相談は、メッセージをお送りください。24時間以内に返信します。










