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どんな機能か

要点

学生1人ごとのデジタルファイルです。学生を開くと、本人のこと、保護者の連絡先、毎回の面談で話した内容、出願した大学、書類、これからやること、支払い済みの金額がわかります。学生には一人ひとり番号が付くので、同じ人を二重に登録することはありません。

ダッシュボードには、すべての学生の中で、今あなたが対応すべきことが表示されます。

仕組み

  1. ステップ 01

    学生を追加する

    直接入力するか、スプレッドシートから取り込むか、申込フォームに本人や家族に入力してもらいます。

  1. ステップ 02

    面談をすべて記録する

    話した内容、次にやること、次に会う日。

  1. ステップ 03

    すべてを学生ファイルにまとめる

    出願、書類、タスク、支払いは、すべて同じページに紐づきます。

  1. ステップ 04

    チームの誰でも引き継げる

    同僚が学生を開けば、今どこまで進んでいるかがわかります。

学生ファイルに入るもの

  • 連絡先、身分証明書またはパスポートの番号、保護者または後見人2名。電話をかける相手は、学生本人とは限りません。
  • 学校:学校の種類、レベル、クラス、科目、各学年の成績。
  • 進学の計画:語学資格、行きたい国、学ぶレベルとプログラム、入学年度。
  • 人柄がわかる情報:出願で印象に残る、興味、趣味、好きな科目、きょうだい、保護者の職業、あなたを知ったきっかけ。
  • アクションプランとメモ。面談のまとめや、保護者からの意見を書きます。

ページは相手に合わせて変わります。学校の生徒、大学生、社会人、兵役中の方のどれかを選ぶと、当てはまる項目だけが表示されます。たとえば、転職を考えている人なら現在の職業です。

面談

面談は1回ごとに、日付、時間、長さ、種類、担当カウンセラー、メモとともに学生ファイルに保存されます。面談の種類は自分で決められます。最初から用意されているのは、初回面談、フォローアップ、キャリア診断、出願レビューです。

特に大切な項目は2つ、次にやることと次の面談日です。この日付から、EduCRMが「もう一度連絡すべき学生」の一覧を作ります。面談にリマインダーを付けて、そのままカレンダーに入れることもできます。

書類

書類は7つの決まったフォルダに入ります:身分証明書、卒業証明書、語学資格、成績証明書、志望理由書、合格通知書、その他。全員が同じフォルダを使うので、締め切りの週になって書類が見つからない、ということがありません。

出願、タスク、支払い

  • 出願:大学への出願ごとに、ステージと締め切りを記録します。出願管理をご覧ください。
  • タスク:優先度、リマインダー、チェックリスト、必要なら繰り返しも付けられる、やることリストです。学生に紐づくので、カレンダーにも表示されます。日付のないタスクも作れます。Premiumでは、声で話してタスクを追加できます。
  • 支払い:請求した額、支払われた額、まだ残っている額。請求書と領収書はEduCRMから送れます。支払いと請求書をご覧ください。

5つのツールより、1ページが優れている理由

ツールに分散1つの学生ファイルに
ノートに書いたメモ検索でき、日付があり、同僚も読める
共有ドライブの書類必要とする出願のすぐ隣に
個人カレンダーの締め切り面談と同じカレンダーに
会計ソフトの支払い月末ではなく、面談の前にわかる
誰かの頭の中にある状況誰でも確認できるステージ

誰が見られるか

学生の情報は、あなた専用の非公開アカウントに保管されます。チームのメンバーにはそれぞれ役割(オーナー、管理者、カウンセラー、閲覧者)があり、他社があなたのデータを見ることはありません。データはEUにあるGoogle Cloudのeurope-west1リージョンに保管されます。詳しくはセキュリティページをご覧ください。

学生ファイルを開いてみる

デモはサンプルの学生が入った本番のソフトです。その後は無料プランで学生10人まで使えます。

よくある質問

EduCRMには何人の学生を登録できますか?

無料プランは学生10人まで。Premiumは月額€49.99で学生数無制限です。

複数のカウンセラーが同じ学生を担当できますか?

はい。同じアカウントで、各自が見られる範囲は役割で決まります。ただし、責任を分け合うより、学生ごとに担当カウンセラーを1人決めるほうがうまくいきます。

学生データはエクスポートできますか?

はい。データエクスポートはPremiumに含まれます。どのソフトでも、契約したあとではなく、契約する前に確認しておきましょう。