学生管理：関係のすべてを1つの学生ファイルに

学生ごとに1つの学生ファイル。プロフィール、保護者の連絡先、面談、出願、書類、タスク、支払い、請求書をまとめます。

学生ファイルに入るもの

項目は汎用の連絡先カードではなく、面談で実際に使うものです。

• 連絡先、身分証またはパスポート番号、そして保護者の連絡先2人分。電話する相手は、相談に乗る相手や支払う人とは違うことがよくあります。
• 学校、学校の種類、教育段階、学年、選択科目、学年ごとの成績。
• 語学資格、希望する国、課程のレベル、学びたいプログラム、入学年度。
• 興味、趣味、好きな科目。志望理由書を具体的にする情報です。
• 兄弟姉妹、保護者の職業、当社を知ったきっかけ。
• 自由記述のアクションプランと、面談のまとめや保護者の意見用のメモ。

学生ファイルは顧客に合わせて変わります。生徒、大学生、社会人、兵役中の人に分類され、関係する項目だけが表示されます。キャリアチェンジする人には現在の職業、編入する人には在籍中の大学、兵役を終える人には学びたい分野。

面談ごとに日付、開始時刻、所要時間、種類、カウンセラー、メモを学生に紐づけて記録します。面談の種類は設定で変えられます。初期設定は初回、フォローアップ、キャリア診断、出願レビューです。

主な役割を担うのはやるべきことと次回面談日の2つ。ダッシュボードは次回面談日から要フォローアップ一覧を作ります。面談にはリマインダーを付けたり、カレンダーに予定を作ったりもできます。

すべての出願が、ステージ、締め切り、書類とともに学生ファイルに表示され、全学生の出願を並べたボードにも表示されます。1人の学生に複数の出願、それぞれを別々に管理。出願管理をご覧ください。

書類は7つの決まったカテゴリーにアップロードします。身分証明、卒業証書、語学資格、成績証明書、志望理由書、合格通知、その他。決まっていることが大事です。共有ドライブが破綻するのはここです。人によって付けるフォルダ名がずれていき、出願直前の週まで誰も気づきません。

タスクには優先度、タグ、リマインダー、任意のチェックリスト、繰り返し設定があり、学生に紐づけられるので、面談や締め切りと同じカレンダーに表示されます。日付なしのタスクも作れます。Premiumでは声でタスクを追加できます。

ブランド付きの申込フォームの回答は、ワンクリックで学生ファイルになります。プロフィールは空欄ではなく、入力済みの状態から始まります。

請求済み、支払済み、未払いの額を学生に紐づけて管理。請求書と領収書はプラットフォームから作成・送信するので、面談の後ではなく前に残高がわかります。

学生ファイルは分離されたワークスペースに保存され、オーナー、管理者、カウンセラー、閲覧者の役割があり、他のテナントからは読み取れません。データはGoogle Cloudのeurope-west1リージョンに保管。詳しくはセキュリティページをご覧ください。