4週間のCRM導入：構造を決め、進行中のデータを移行し、問い合わせの入口を移し、旧システムを引退させる。
1週目：構造を決める
データに触る前に
- パイプラインのステージと、それぞれに進む条件を書き出します。6つ以下。
- 出願のステージを書き出します。5つ以下。
- 何をもって進行中の学生とするかを決めます。これが移行対象になります。
- どのカウンセラーがどの学生を担当するかを決めます。
- 実際に入力する項目を決めます。任意の項目は、どれも将来のもめごとの種です。
2週目：進行中のデータを移行する
データ
- まずスプレッドシートを整理します。重複をまとめ、複合項目を分け、日付と国名を統一します。
- 進行中の学生を、連絡先と保護者の情報とともにインポートします。
- 進行中の出願だけを、大学、ステージ、締め切りとともに追加します。
- 未払いの支払いを入力します。支払い済みの履歴は省きます。
- 10件の学生ファイルを元データと照らし合わせます。系統的な誤りがあれば、学生ファイルではなくインポートを修正します。
この週の詳細はスプレッドシートからCRMへの移行をご覧ください。
3週目：入口を移す
新しい仕事が入ってくる場所
- 申込フォームを公開し、ウェブサイト、Instagramのプロフィール、メールの署名からリンクします。
- 古い問い合わせフォームを止め、2か所に入らないようにします。
- チームメンバーを追加し、役割を設定します。
- 毎週の定例確認を全員のカレンダーに入れます。
- 今週から、新しい面談はすべてCRMに記録します。例外なしです。
4週目：旧システムを引退させる
切り替え
- スプレッドシートを読み取り専用にする日を決め、全員にわかるよう名前を変えます。
- 並行運用は3週間ではなく1週間。並行期間が長いと、両方のシステムが不完全になります。
- 期限切れリストと次のアクションなしのリストを、チーム全員で一緒に確認します。
- ほかの選択肢があるうちに、データをエクスポートできることを確認します。
- チームが何度も間違える3つのことを書き出し、研修を繰り返すのではなく設定を直します。
よくある問題
| 症状 | よくある原因 |
|---|---|
| 誰もボードを更新しない | ステージが多すぎるか、実際の仕事の流れと合っていない |
| 正しいデータが2通りある | 古いスプレッドシートがまだ編集できる |
| インポート後にデータがおかしい | 日付の形式が混在しているか、書き出す前に複合項目を分けていない |
| 新しい問い合わせがまだ漏れる | 問い合わせの入口を切り替えていない |
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