教育CRMとは？
営業CRMと同じ3文字。でも役割は別物です。
要点
教育CRMは、最初の問い合わせから入学手続きまで、学生との関係を管理するソフトです。連絡先、家族、面談、ステージと締め切りを持つ各出願、書類、費用、フォローアップを扱います。コンサルタント、エージェント、入試担当チームが、スプレッドシートと受信トレイの代わりに使います。
営業CRMは1つの連絡先に1つの商談です。学生は複数の出願を同時に抱え、それぞれに大学、締め切り、書類があり、支払うのは保護者で、費用は分割払いです。これを営業ツールで再現するのは設定作業のプロジェクトになります。教育CRMは最初からそこに対応しています。
学生情報システムや学習プラットフォームでもありません。それらは入学済みの学生を扱います。教育CRMはまだ学生になっていない人を扱い、入学の日に引き渡します。
5種類の教育チーム、共通する1つの課題
1人では抱えきれない問い合わせ、そのすべてにある締め切り、そして最後の決定。業務に一番近いページを選んでください。
教育CRMに欠かせない7つのこと
学生が経験する順に。
- 01
すべての問い合わせを取り込む
Webサイトのフォーム、電話、メッセージ、説明会で聞いた名前。独自サブドメインの申込フォームなら、すべてがそのままシステムに入り、日付と担当者が付きます。
- 02
学生ごとに1つの学生ファイル
プロフィール、保護者の連絡先、面談、出願、書類、支払い、メモを1つの学生ファイルに。電話に出た人が経緯をすべて把握できます。
- 03
出願ごとに独自のステージ
4つの大学に出願する学生なら4件の記録。それぞれに大学、ステージ、締め切り、書類、担当者があり、1つの出願ボードに並びます。ステージ名は自由に付けられます。
- 04
面談、フォローアップ、締め切りをまとめて
カウンセリング面談、タスク、出願の締め切りを1つのカレンダーで共有。リマインダーとGoogleカレンダーとの双方向同期に対応。
- 05
書類をすぐ見つかる場所に
成績証明書、推薦状、パスポート、試験スコア、志望理由書を学生ファイルの決まったカテゴリーにアップロード。アーカイブされたメールに埋もれません。
- 06
費用、請求書、領収書
学生ごとの請求額と支払済み額を分割払いも含めて管理し、連番付きの請求書と領収書をPDFで発行。
- 07
必要なものが見えるチーム
オーナー、管理者、カウンセラー、閲覧者の役割。カウンセラーは自分の担当を、オーナーはエージェント全体を見られます。
教育CRMか、教育向けに設定した汎用CRMか
どちらも現実的な選択肢です。向いているチームが違います。
Salesforce Education Cloud、教育向けZoho CRM、HubSpotは、汎用CRMに教育向け機能を載せたものです。IT部門と設定予算のある大学に向いています。EduCRMは教育専用で、登録したその日から使えます。
| 教育向けに設定した汎用CRM | EduCRM | |
|---|---|---|
| データモデル | 1連絡先につき1商談を転用 | 1学生につき複数の出願に標準対応 |
| 家族の連絡先 | 追加オブジェクトやカスタム項目 | 保護者の連絡先を学生ファイルに |
| 導入 | 設定プロジェクト。パートナー企業が必要なことも | 設定でステージ名を決めてすぐ開始 |
| 料金 | ユーザー単位・月額・段階制 | 学生10人まで無料。Premiumは€49.99/月で学生数無制限 |
| 言語 | エディションによる | 12言語。ソフトとこのサイトの両方で |
| 向いているのは | ITや連携のニーズがある大学 | コンサルタント、エージェント、入試担当チーム |
CRM導入ガイドにはベンダーに聞くべき質問を、CRMとスプレッドシートの比較には今CRMが必要かどうかの判断材料をまとめています。
できないこと
何でもできると言うページは、比較のときに役に立ちません。
EduCRMがしない4つのこと。
- 01
学生情報システムではありません
時間割、成績簿、出欠簿、通知表はありません。入学済みの学生を管理するシステムと並行して使い、入学手続きの時点で引き渡してください。
- 02
LMSやSISとの連携はありません
Googleカレンダーは双方向に同期します。それ以外はインポートとPremiumのデータエクスポートで移します。
- 03
オンライン決済は受け付けません
費用、請求書と領収書の管理と発行はここで行います。お金のやり取りは引き続き銀行や決済サービスで。
- 04
レポート専用ツールではありません
ダッシュボードは今知りたいことに答え、売上グラフも表示します。それ以上の分析は、Premiumのデータエクスポートを使って外部で作成します。
スプレッドシートからの移行
- ステップ 01
今あるリストを取り込む
事務所の問い合わせスプレッドシートをアップロード。列の対応付けが自動で提案され、書き込む前に重複をチェックします。
- ステップ 02
ステージ名は自分で決める
ステージ、パイプライン、面談の種類、支払い方法はすべて設定で変えられます。事務所で普段使っている言葉を使ってください。
- ステップ 03
Webサイトにフォームを置く
その日から、すべての問い合わせが入力済み・日付付き・担当者付きで届きます。
- ステップ 04
まず1回の募集で試してから全体を移行
1つのプログラム、または1学年で1学期間。CRM導入チェックリストをご覧ください。
料金
- Free：学生10人まで。面談、カレンダー、出願、支払い、請求書。カード不要。
- Premium、€49.99/月：学生数無制限。申込フォーム、音声タスク、独自ブランディング、データエクスポート付き。チームメンバー追加は1人€49.99。14日間の無料トライアル。
- Business：おまかせプラン。独自ドメインでのWebサイト制作、リード獲得フォーム、ビジネスメールに加え、Premiumの全機能。お見積もりはお問い合わせください。
データはGoogle Cloudのeurope-west1リージョンに保管されます。サブプロセッサーと保存期間はセキュリティページをご覧ください。
よくある質問
教育CRMとは？
最初の問い合わせから入学手続きまで、学生との関係を管理するソフトです。連絡先、家族、面談、ステージと締め切りを持つ各出願、書類、費用、フォローアップを扱います。コンサルティング会社や入試事務局が頼りがちなスプレッドシートと受信トレイを置き換えます。
教育CRMと学生情報システムの違いは？
CRMはまだ学生になっていない人と、その人とのやり取りすべてを扱います。学生情報システムは入学済みの学生の時間割、成績、出欠を扱います。EduCRMは前者で、入学手続きの時点で引き渡します。
教育機関に最適なCRMは？
規模によります。IT部門と連携ニーズのある大学なら、SalesforceやZohoのような教育向け機能付きの汎用CRMが一般的です。そうした体制のないコンサルティング会社、エージェント、入試事務局には、設定したその日から使える教育専用CRMが向いています。
無料の教育CRMはありますか？
はい。EduCRMは学生10人まで無料で、面談、カレンダー、出願、支払い、請求書が使えます。Premiumは月額€49.99で学生数無制限、14日間の無料トライアル付きです。
EduCRMはLMSや学生情報システムと連携できますか？
いいえ。Googleカレンダーとの双方向同期、スプレッドシートからの学生インポート、Premiumでのデータエクスポートに対応しています。LMSやSISとの連携はありません。
複数のカウンセラーで1つの教育CRMを共有できますか？
はい。オーナー、管理者、カウンセラー、閲覧者の役割があり、カウンセラーごとに担当の学生を割り当てられます。Premiumではチームメンバー追加は1人€49.99です。
学生データはどこに保管されますか？
Google Cloudのeurope-west1リージョンです。通信はTLS 1.2以上で暗号化されます。詳しくはセキュリティページをご覧ください。
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