2人目のカウンセラーが加わると変わること
要点
全カウンセラーが使う共有データベース、学生ごとの担当者、誰が何を見られるかを決める役割、そして誰かに頼まなくても見られるパイプライン。
最初の1週間で起きる3つの問題
担当者がいない
成績証明書の催促は相手がやっていると、2人とも思い込んでいます。
代わりが利かない
1月に誰かが病気になっても、その学生を引き継げる人がいません。経緯が記録されていなかったからです。
代表者に状況が見えない
「準備中の出願は何件?」を知るのに、絞り込みではなく会議が必要です。
1つのデータベースを複数のカウンセラーで
- 01
本当にアクセスを制限する役割
オーナーは請求と設定を管理。管理者は全員の学生を見られます。カウンセラーは自分の学生だけ。閲覧者は読み取り専用。役割は後から変更できます。チームの役割と権限をご覧ください。
- 02
担当の割り当て
すべての学生に担当カウンセラーが割り当てられ、ダッシュボードはその学生に絞って表示します。担当者が1人決まっているから、催促が実際に行われます。
- 03
共有パイプライン
学生、面談、出願をドラッグ&ドロップのボードで動かします。ステージ名はワークスペースの設定なので、全員に同じ列が見えます。
- 04
チーム全体の出願
出願ごとにステージ、締め切り、書類、担当者があります。「準備中、締め切り6週間以内」で絞り込めば今月の業務量がわかります。出願管理をご覧ください。
- 05
担当者が1人のタスク
フォローアップには必ず日付と担当者を1人。タスクは学生に紐づき、共有カレンダーに表示されます。
- 06
支払いは学生に紐づけて
支払いはカウンセラーではなく学生に紐づくので、次にその家族と話す人が残高を把握できます。請求書と領収書はプラットフォームから送信します。
- 07
分離と監査
ワークスペースはそれぞれ分離され、変更できない監査ログが残ります。データはGoogle Cloudのeurope-west1リージョンに保管。セキュリティページをご覧ください。
エージェントの状況を把握する
在籍中の学生、今後の面談、期限のフォローアップ、未払いの支払い、進行中の出願、売上グラフ。すべてリアルタイムです。
概要であって、レポート専用ツールではありません。それ以上の分析にはPremiumのデータエクスポートを。注目すべき2つの数字は学生募集パイプラインの作り方で紹介しています。
新しいカウンセラーを迎える
- ステップ 01
カウンセラーとして追加
自分の学生と共有ボードが見えます。設定と請求は見えません。
- ステップ 02
学生ではなく担当者を付け替える
担当者を変えるだけ。履歴、メモ、出願はそのまま残ります。
- ステップ 03
週次レビューを教える
期限切れのアクション、次のアクションがない学生、6週間以内の締め切り。
4週間の導入手順はCRM導入チェックリストにまとめています。
- Premium、€49.99/月:学生数無制限。チームメンバー追加は1人€49.99。
- Free:学生10人まで。カウンセラー1人で試すには十分です。
- Business:独自ドメインでのWebサイト、リード獲得フォーム、ビジネスメールを当社が構築。Premiumの全機能付き。お見積もりはお問い合わせください。
よくある質問
留学エージェントCRMとは?
複数のカウンセラーが1つの学生データベースで作業する共有ソフトです。学生ごとに担当者が決まり、アクセスは役割で設定され、誰かに聞かなくてもパイプラインを絞り込めます。
EduCRMでは何人のチームメンバーを使えますか?
Premiumではチームメンバー1人につき€49.99で、学生数は無制限です。カウンセラーの人数に上限はありません。
カウンセラーが自分の学生だけを見るように制限できますか?
はい。学生ごとに担当カウンセラーが割り当てられ、カウンセラーの役割は自分の担当分に限定されます。
EduCRMは大学からのコミッションを計算しますか?
いいえ。学生や家族に請求する費用を管理します。教育機関から受け取るコミッションの機能はありません。
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