教育コンサルタントのためのCRMとスプレッドシートの比較

スプレッドシートでコンサルティング会社に本当に十分な場合、コストがかさみ始めるポイント、CRMに移行すると実際に何が変わるか。

スプレッドシートで十分な場合

その場合、スプレッドシートはほぼすべての点でCRMに勝ります。ユーザーごとの費用なし、データ構造を決める必要なし、移行なし、変更は数秒。開業1年目のコンサルタントがソフトウェアを探す必要はありません。

問題は積み重なります。1つずつなら何とかなるので、気づかないうちに増えていきます。

重複とずれるデータ

同じ学生が2通りの表記で二重に登録される。電話番号を片方のシートだけ更新する。何の警告も出ません。9月に変わった番号にメッセージを送って、初めて気づきます。

フォローアップの置き場がない

スプレッドシートは「期限切れ」の意味を知りません。日付の列を足しても、期限を過ぎた行は浮かび上がらないので、覚えておくのは手作業のまま。まさに頼るのをやめたかったことです。

学生1人に1行、出願は複数

構造的な限界で、うまい回避策はありません。6つの大学に出願する学生には、6つの締め切りと6つの書類リストがあります。行を30列に広げるか、「3件送付済み、2件は成績証明書待ち、TU Delftはエッセイが必要」とフィルターできないセルに書き込むかのどちらかです。

権限

シートの共有は全部かゼロかです。連絡先だけ見ればいいパートのアシスタントにも、料金の取り決めや家庭のメモまで見えてしまいます。

共同作業

2人で同時に編集することは技術的にはできても、組織としては破綻します。誰が何を変えたかの記録がなく、面談のメモもなく、同僚が読んでいる最中に誰かが並べ替えます。

レポート

データがきれいならピボットテーブルでできます。それを邪魔するのが上の問題です。ここでのレポートの失敗は、実はデータ品質の失敗です。

支払いの管理

料金が分割なら、学生1人に複数の支払いがあります。1行に収めると「手付金」「2回目」「3回目」となり、分割払いが4回になると形が崩れます。

監査のしやすさ

変更履歴でわかるのは「このセルは前に何と書いてあったか」で、「誰がいつ、なぜこの締め切りを変えたか」ではありません。家族と合意内容でもめたとき、これが重要になります。

• 移行は本当に手間がかかります。 インポート機能が対応付けを提案し行をチェックしますが、散らかったシートの整理には学生50人で半日かかります。中途半端な移行は、移行しないより悪い結果になります。
• CRMにはデータ構造の前提があります。 自社の業務に合わなければ、何か月も格闘することになります。
• データより習慣のほうが難しいものです。 全員がシートを開かなくなって初めて機能します。これはマネジメントの問題です。

「効率化」ではありません。具体的に4つです：

1. 1フィルター1つで、締め切りが6週間以内の準備中の出願がすべて出ます。
2. 2フィルター1つで、日付のある次のアクションがない進行中の学生がすべて出ます。静かに離れていく学生です。
3. 3同僚が代わりに対応できます。経緯が記録に残っているからです。
4. 4残高を月末ではなく、面談の前に把握できます。

この4つのどれも、普段の1週間の判断を変えないなら、スプレッドシートのままで構いません。

進行中の学生、次に進行中の出願、次に未払い残高の順です。過去の履歴は移しません。詳しくはスプレッドシートからCRMへの移行とCRM導入ガイドをご覧ください。