教育機関がCRMに求めること
学生情報システムとは別の役割です。
要点
まだ学生になっていない人を管理します。すべての問い合わせ、その背後にいる家族、会話、出願とその書類、締め切り、費用。
学生情報システムが担当するのは入学した日からです。来年度の入学についての、途中で止まった300件の会話を抱えるようには作られていません。その隙間から入学者が漏れていきます。
入学させるだけでなく、募集する機関
形はいつも同じです。締め切りのある募集、最後の決定、1人では抱えきれない問い合わせ。
私立学校
保護者からの問い合わせ、学校説明会、書類、選考日、合否。毎年決まった入学時期に向けて。
語学学校
短期コース、随時入学、2週間以内に申し込むか離れていく問い合わせ。
カレッジと研修センター
1つの問い合わせの母集団から複数のプログラムが同時に募集。それぞれに定員と締切日があります。
職業・専門スクール
分割払いの社会人学生。お金の話も入学相談の一部です。
大学の国際オフィス
海外からの出願者。書類の形式は合わず、ビザの期限は迫っています。
学習塾・試験対策塾
保護者向けのパイプライン。営業、日程調整、請求が1つの関係の中にあります。
詳しく見る入試の1年を1つのシステムで
実際に起きる順に。
- 01
問い合わせを一か所に集める
Webサイトのフォーム、電話、WhatsAppのメッセージ、説明会で書き留めた名前。失うのは、誰の担当かを決めるまでの3日間です。独自サブドメインの申込フォームなら、そのままシステムに入ります。
- 02
オープンキャンパスと体験授業
申し込みは同じフォームから届き、参加は面談として記録され、フォローアップは担当者1人の日付付きタスクになります。
- 03
出願者だけでなく家族も
学校なら決めるのは保護者、社会人向けプログラムなら雇用主のこともよくあります。会話はすべて日付と合意内容つきで記録されるので、次に電話に出た人も経緯がわかります。
- 04
出願はプログラムごとに1件
2つのプログラムに出願する家族のステータスは1つではありません。出願はそれぞれ独立した記録で、ステージ、締め切り、書類、担当者を持ちます。
- 05
順番どおりに届かない書類
通知表、推薦状、身分証明書、健康診断書、住所証明。すべて決まったカテゴリーにアップロードされ、アーカイブされたメールにしかない書類はなくなります。
- 06
選考、面接、締切日
入学試験、面接枠、体験日、出願締め切りを、すべてのフォローアップと同じカレンダーに。リマインダーとGoogleカレンダーとの双方向同期に対応。
- 07
入学金とデポジット
家族ごとの請求済み、支払済み、未払いの額。連番付きの請求書と領収書をPDFで。
- 08
合否、そして不合格にした人
合格、受諾、不合格はステージであって、削除ではありません。今年辞退した出願者も、来年まで記録として残ります。
誰が何を見るか
できないこと
何でもできると言うページは、比較のときに役に立ちません。
EduCRMがしない4つのこと。
- 01
学生情報システムではありません
時間割、成績簿、出欠簿、通知表はありません。入学済みの学生を管理するシステムと並行して使い、入学手続きの時点で引き渡してください。
- 02
オンライン決済は受け付けません
費用、請求書と領収書の管理と発行はここで行います。お金のやり取りは引き続き銀行や決済サービスで。
- 03
家族用のログインはありません
保護者や出願者への連絡はプラットフォームから行います。家族向けポータルはありません。
- 04
レポート専用ツールではありません
ダッシュボードは今知りたいことに答え、売上グラフも表示します。それ以上の分析は、Premiumのデータエクスポートを使って外部で作成します。
年度の途中から始める。誰もがそうです
- ステップ 01
今あるリストを取り込む
事務所の問い合わせスプレッドシートをアップロード。列の対応付けが自動で提案され、書き込む前に重複をチェックします。
- ステップ 02
ステージ名は自分で決める
ステージ、パイプライン、面談の種類、支払い方法はすべて設定で変えられます。事務所で普段使っている言葉を使ってください。
- ステップ 03
Webサイトにフォームを置く
その日から、すべての問い合わせが入力済み・日付付き・担当者付きで届きます。
- ステップ 04
まず1回の募集で試してから全体を移行
1つのプログラム、または1学年で1学期間。CRM導入チェックリストをご覧ください。
教育機関の料金
- Free：学生10人まで。1つのプログラムの募集を試すには十分です。カード不要。
- Premium、€49.99/月：学生数無制限。申込フォーム、音声タスク、独自ブランディング、データエクスポート付き。スタッフアカウント追加は1人€49.99。14日間の無料トライアル。
- Business：おまかせプラン。独自ドメインでのWebサイト制作、リード獲得フォーム、ビジネスメールに加え、Premiumの全機能。お見積もりはお問い合わせください。
データはGoogle Cloudのeurope-west1リージョンに保管されます。サブプロセッサーと保存期間はセキュリティページをご覧ください。
よくある質問
教育機関向けCRMとは？
入学前にやり取りしているすべての人を管理するソフトです。問い合わせ、オープンキャンパスの申し込み、出願者ごとの家族、ステージと締め切りを持つ出願、書類、費用、フォローアップ。学生情報システムはそのために作られていません。
EduCRMは学生情報システムや学校管理システムですか？
いいえ。時間割、成績簿、出欠簿、学習管理はありません。対象は入試業務で、入学済みの学生を管理するシステムと並行して使います。
プログラムや学年ごとに別々に募集できますか？
はい。出願はそれぞれ独立した記録で、プログラム、ステージ、締め切り、書類、担当者を持つので、1つの問い合わせの母集団から複数の募集を同時に進められます。
保護者や出願者はログインして状況を確認できますか？
いいえ。家族向けポータルはありません。出願者と保護者にはプラットフォームからメールで連絡し、やり取りはそのファイルに残ります。
何人のスタッフが使えますか？
Premiumでは1人€49.99で、オーナー、管理者、カウンセラー、閲覧者の役割があります。学生数は無制限で、スタッフの人数に上限はありません。
出願者のデータはどこに保管されますか？
Google Cloudのeurope-west1リージョンです。通信はTLS 1.2以上で暗号化され、ワークスペースはそれぞれ分離されています。詳しくはセキュリティページをご覧ください。
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