学生募集CRMは何のためにあるか
予測のためではありません。止まっている学生を見えるようにするためです。
要点
学生を決まった順序（問い合わせ、見極め済み、カウンセリング、出願中、合格、入学）で追跡し、それぞれに担当者1人と日付付きの次のアクションを1つ持たせます。動きが止まった学生は、自然消滅する前に表示されます。
学生が「やめます」と言うことはまれです。ただ連絡が途絶えます。そして連絡のない学生は、システムが区別しない限り、忙しいだけの学生とまったく同じに見えます。
6つのステージと、それぞれの入口条件
6つ以下に。どのステージも誰かが下す判断です。
- 01
問い合わせ
どの経路からでも連絡があった段階。すべてが一か所に集まります。
- 02
見極め済み
学年、希望する国、時期がわかっている段階。入口条件：実際に会話したこと。
- 03
カウンセリング
面談が進み、志望校リストができつつある段階。最も長く、学生が止まりやすいステージです。
- 04
出願中
準備中または提出済みの出願が1件以上ある段階。詳細はここから各出願で管理します。
- 05
合格
合格が1件以上ある段階。デポジット、受諾期限、ビザ手続きはここから日付付きタスクとして始まります。
- 06
入学
進学決定。その年がうまくいったかを示す数字。
学生を失う本当の場所
損失のほとんどは2か所で起きます。どちらも構造的な問題です。
問い合わせから見極め済みへ
問い合わせは4〜5つの経路から届き、誰かが気づいたときに返信されます。3日放置したメッセージはたいてい手遅れです。家族はもう別の誰かと話しています。対策は2つ。すべてが集まる場所を1つにすること、そして返信までの時間を決めることです。
カウンセリングから出願中へ
こちらは目立ちません。面談の予約も出願もないカウンセリング中の学生は、事実上離脱しています。ルールで対処します。面談なしで3週間たったら警告を出す。
学生を前に進め続けるには
- 01
転記せずに問い合わせを取り込む
メッセージから名前をデータベースに写す作業は、いずれ行われなくなります。たいていは一番忙しい週に。申込フォームなら学年、希望する国、時期を最初に集めます。途中までの入力でも通知が届きます。
- 02
4つの質問で見極める
何年生か、どこに行きたいか、いつまでに決める必要があるか、誰が支払うか。プロフィールにはそれぞれの項目があります。
- 03
面談は必ず日付付きのアクションで締める
「近いうちにフォローアップ」ではなく「火曜日にNikosへTU Delftの書類リストを送る」。面談ごとに次回の日付を記録し、ダッシュボードがそれをフォローアップ一覧にします。学生のフォローアップの整理方法をご覧ください。
- 04
出願に引き継ぐ
学生が出願を始めたら、詳細は出願で管理します。それぞれにステージ、締め切り、書類があります。
- 05
合格ステージを管理する
多くのコンサルティング会社が手薄になるステージです。合格には期限付きの義務が伴います。受諾期限、デポジット期限、住居、ビザの面接予約。これらはステージではなくタスクです。ここでも、誰も見ていなかった締め切りで学生を失います。
注目すべき2つの数字
| 指標 | わかること |
|---|---|
| 問い合わせから見極め済みへの転換率 | マーケティングが、支援できる家族を連れてきているか。 |
| 問い合わせから最初の出願までの日数 | カウンセリングが詰まっていないか。売上より先に動きます。 |
どちらも単純な問い合わせ件数より役立ちます。件数は先月のマーケティングの声の大きさを測るだけです。それ以上の分析にはPremiumのデータエクスポートを。
よくある質問
学生募集CRMとは？
学生を最初の問い合わせから入学まで追跡するソフトです。それぞれに担当者と日付付きの次のアクションを持たせます。役割は、止まった学生を自然消滅する前に見えるようにすることです。
パイプラインのステージはいくつにすべき？
6つ以下です。ステージは、記録に触れるたびに誰かが下す判断です。書類ごとに1つ追加すると、誰も更新しないボードになります。ステージは設定で変更できます。
EduCRMはInstagramやWhatsAppからの問い合わせを取り込めますか？
直接はできません。代わりに申込フォームのリンクを共有してください（QRコード、WhatsApp、Instagramのプロフィール）。転記なしで申し込みが届きます。
お問い合わせ
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