重點摘要
先搬在學學生，再搬他們進行中的申請，最後是未付款項。不要搬歷史資料。在學學生不到一百位的話，一天內就能完全在新系統上工作，因為第一天必須完全正確的，只有跟未來截止日期有關的資料。
直覺是把所有東西都搬過去，結果一天的工作變成被放棄的三個月專案。兩年前就結束的學生，不必放進 CRM 也能保留。
第 1 步：決定什麼算在學學生
先把規則寫下來：在學代表未來十二個月內有面談、進行中的申請或未付的請款單。其他全部歸檔。這樣通常能讓要搬的資料少一半。
第 2 步：整理試算表，而不是整理 CRM
在試算表裡修正資料，比匯入後再改容易得多。匯出任何東西之前：
搬移前的整理
- 每位學生一列。合併因為拼法不同而被重複輸入的資料。
- 拆開合併的欄位。「Maria K.（媽媽 Elena 69…）」是三個欄位，不是一個。
- 統一日期格式。格式混雜是匯入失敗最常見的原因。
- 統一國家和大學名稱。「UK」、「U.K.」和「United Kingdom」是同一個值，不是三個。
- 刪掉一年沒人填過的欄位。
第 3 步：先搬學生，再搬申請，最後是款項
- 步驟 01
學生
聯絡方式、家長聯絡方式、學校和目標國家。其他的可以等下次跟他們談時再補。
- 步驟 02
進行中的申請
只搬還沒結案的，包含大學、階段和截止日期。這部分一定要正確，因為行事曆靠它。
- 步驟 03
未付款項
輸入還欠多少，而不是已付多少。付款紀錄在你的帳上，不必重打。
- 步驟 04
從今以後的面談
從第一天開始記錄新的面談，不要回頭補。幾週之內紀錄就夠完整了。
第 4 步：關掉舊的入口
新資料還一直進到舊地方，搬移就會失敗。如果諮詢是透過 Google 表單或你的 Instagram 自介進來，當週就改接到新系統。這正是報名表單的用途。
實際要花多久
匯入只要幾分鐘。時間都花在整理上：五十位學生半天，兩百位一整天。要花幾週的是習慣：團隊得不再打開試算表。訂一個日期，之後試算表改為唯讀，比任何訓練都有用。
完整的導入步驟見 CRM 導入檢查清單。到底要不要搬，包括留下來的理由，見 CRM 與試算表。
常見問題
已經安排入學的學生也要搬嗎？
只有在你預期還會再跟他們合作，或需要這份紀錄作為參考時才搬。否則留在封存的試算表就好。已結案的學生會干擾每一份清單和每一次搜尋。
之後還能再匯出資料嗎？
應該要可以，而且在跟任何廠商簽約前就要確認。EduCRM 的 Premium 包含資料匯出。