四週 CRM 導入：決定架構、搬移在學資料、改接諮詢管道，然後停用舊系統。
第 1 週：決定架構
動任何資料之前
- 寫下你的招生進度階段和每個階段的進入條件。六個以內。
- 寫下你的申請階段。五個以內。
- 決定怎樣才算在學學生。這決定了要搬哪些資料。
- 決定哪位顧問負責哪些學生。
- 議定你們真正會填的欄位。每個選填欄位都是未來的爭論。
第 2 週：搬移在學資料
資料
- 先整理試算表：刪除重複、拆開合併的欄位、統一日期和國家名稱。
- 匯入在學學生，包含聯絡方式和家長資料。
- 只加入進行中的申請，每份都要有大學、階段和截止日期。
- 輸入未付款項。已結清的紀錄不用。
- 抽查十份學生檔案，和原始資料比對。如果有系統性的錯誤，修正匯入，而不是一份份改檔案。
這週的細節請見從試算表搬到 CRM。
第 3 週：改接入口
新工作從哪裡進來
- 發布你的報名表單，並在你的網站、Instagram 自介和電子郵件簽名放上連結。
- 關掉舊的諮詢表單，避免資料進到兩個地方。
- 加入團隊成員並設定角色。
- 在每個人的行事曆排入每週固定的檢查。
- 從這週起，每一次新的面談都記在 CRM 裡。沒有例外。
第 4 週：停用舊系統
切換
- 訂一個日期，之後試算表改為唯讀，並重新命名讓大家都看得到。
- 新舊並行一週，不是三週。並行太久，兩套系統都會不完整。
- 全隊一起檢查逾期清單和沒有下一步的清單。
- 趁還有替代方案時，確認你能匯出資料。
- 寫下團隊一直做錯的三件事，然後修改設定，而不是重複訓練。
常出的問題
| 症狀 | 常見原因 |
|---|---|
| 沒人更新看板 | 階段太多，或階段和工作實際的推進方式不符 |
| 兩個版本的事實 | 舊試算表還能編輯 |
| 匯入後資料看起來不對 | 日期格式混雜，或匯出前沒有拆開合併的欄位 |
| 新的諮詢還是被漏掉 | 諮詢管道從來沒有改接到新系統 |
還在挑系統，而不是導入？先看 CRM 選購指南。
