什麼時候試算表對顧問公司真的就夠用、從哪裡開始讓你付出代價，以及改用 CRM 實際上會改變什麼。
什麼時候試算表就夠用
重點摘要
當一個人記得住每位學生的下一步、在學學生大約不到二十位、每人只有一兩份申請，而且沒有別人需要這些資料。
這時試算表幾乎每方面都勝過 CRM：不按人頭收費、不用協調資料結構、不用搬移，改東西只要幾秒。入行第一年的顧問不該忙著挑軟體。
試算表從哪裡開始讓你付出代價
問題會層層累積。每一個單獨看都撐得過去，所以才會在不知不覺中越積越多。
重複和不一致的資料
同一位學生因為兩種拼法被輸入兩次。電話號碼在一張表改了，另一張沒改。沒有任何警告。等訊息傳到九月就換掉的號碼時，你才發現。
追蹤事項沒地方放
試算表不知道「逾期」是什麼意思。加一欄日期，也不會有任何東西把過期的列標出來，所以還是得靠人記，而這正是你想擺脫的。
每位學生一列，申請卻有好幾份
這是結構上的斷點，沒有好的變通辦法。一位學生申請六所大學，就有六個截止日期和六份文件清單。你要不是把一列拉寬成三十欄，就是在儲存格裡寫「已寄 3 份，2 份等成績單，TU Delft 還要文章」，而這些沒有任何東西能篩選。
權限
試算表共用只有全開或全關。只該看聯絡資料的兼職助理，連收費安排和家庭備註都看得到。
協作
兩個人同時編輯，技術上可行，管理上卻行不通：沒有誰改了什麼的紀錄、面談沒地方寫備註，而且有人在重新排序時，同事正在看。
報表
如果資料乾淨，用樞紐分析表做得到。但上面那些問題正是讓資料不乾淨的原因。這裡的報表問題，其實是換了樣子的資料品質問題。
付款追蹤
分期收費代表每位學生有好幾筆付款。放在一列裡就成了訂金、第 2 筆、第 3 筆。分四期就塞不下了。
可稽核性
版本紀錄能回答「這個儲存格以前寫什麼？」，卻無法回答「誰在什麼時候、為什麼改了這個截止日期？」。家庭對當初約定有爭議時，這點很重要。
並排比較
| 試算表 | CRM | |
|---|---|---|
| 起步成本 | 免費 | 免費到中等。EduCRM 10 位學生以內免費 |
| 設定時間 | 幾分鐘 | 幾天到幾週，包括整理資料 |
| 彈性 | 完全自由 | 受限於系統設計，但階段名稱由你決定 |
| 每位學生多份申請 | 撐不住 | 內建支援 |
| 逾期追蹤 | 手動 | 隨時可列出的清單 |
| 權限 | 全開或全關 | 依角色區分 |
| 文件 | 另存在雲端硬碟，另外命名 | 附在學生檔案上 |
| 稽核紀錄 | 儲存格紀錄 | 誰在什麼時候改了什麼 |
| 離開時 | 檔案本來就在你手上 | 取決於匯出功能。先確認 |
老實說，不搬的理由
- 搬移是實實在在的工作。匯入工具會建議欄位對應並驗證每一列，但整理一份亂七八糟、有五十位學生的試算表，還是要花半天。搬到一半的系統比不搬更糟。
- CRM 有自己的一套架構。如果你的流程不合，你會花好幾個月跟它對抗。
- 習慣比資料更難改。要等每個人都不再打開試算表，它才有用。這是管理問題。
搬過去實際上會改變什麼
不是「效率」，而是四件具體的事：
- 一個篩選就能列出所有截止日期在六週內、仍在準備中的申請。
- 一個篩選就能列出所有沒有排定下一步日期的在學學生：那些正在悄悄流失的學生。
- 同事可以代你處理，因為來龍去脈都寫下來了。
- 開會前就知道未付餘額，而不是到月底才知道。
如果這四件事在平常的一週裡都不會改變任何決定，就繼續用試算表。
如果你決定搬
先搬在學學生，再搬進行中的申請，最後是未付餘額。不搬歷史資料。請參閱從試算表搬到 CRM 和 CRM 選購指南。
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常見問題
試算表對教育顧問來說不好嗎？
不會。對在學學生大約不到二十位的個人顧問，試算表通常是對的選擇。問題出在一位學生有多份申請、別人也需要存取，或追蹤全靠記憶的時候。
試算表最主要做不到的是什麼？
讓每位學生同時有多份進行中的申請，各自有階段、截止日期和文件。每位學生一列，就只能把這些塞進一個沒辦法篩選的儲存格。
我們可以一邊用 CRM，一邊繼續用試算表嗎？
只能短暫並行。兩邊同時用超過一兩週，就會得到兩套都不完整的系統。訂一個日期，之後試算表改為唯讀。