機構需要 CRM 做什麼
和學生資訊系統做的是不同的事。
重點摘要
它管理還不是學生的人：每一筆諮詢、背後的家庭、談話內容、申請和文件、截止日期和費用。
學生資訊系統在註冊入學那天才接手。它從來就不是設計來存放三百段關於明年九月、只談了一半的對話。招生就是從這個缺口流失。
需要招生、而不只是辦註冊的機構
形態總是一樣：有截止日期的一期招生、最後的決定、多到一個人記不住的諮詢。
私立學校與獨立學校
家長諮詢、開放日、文件、測驗日期和錄取決定，每年都衝著固定的九月。
語言學校
短期課程、隨到隨讀，諮詢兩週內不是成交就是冷掉。
學院與培訓中心
多個課程同時從同一批諮詢中招生，各有名額和截止日期。
職業與專業學院
分期付款的成人學員，錢本身就是招生談話的一部分。
大學國際事務處
海外申請者，文件格式不對，簽證期限還在倒數。
家教與升學補習班
面對家長的招生進度，招生、排課和請款單都在同一段關係裡。
閱讀更多一個招生年度，一個系統
依實際發生的順序。
- 01
諮詢集中到一處
網站表單、電話、WhatsApp 訊息、展覽上寫下的名字。你損失的是有人決定由誰負責之前的那三天。你自己子網域上的報名表單直接把它送進系統。
- 02
開放日與體驗課
報名走同一張表單，出席記為一次面談，後續追蹤是有日期、有負責人的待辦事項。
- 03
是整個家庭，不只是申請人
學校的決策者是家長；成人課程常常是雇主。每次談話都記下日期和談定的事，下一個接電話的人就能接上。
- 04
申請，每個課程一份
一個家庭申請兩個課程，不是一個狀態。每份申請都是獨立紀錄，各有階段、截止日期、文件和負責人。
- 05
到齊順序亂七八糟的文件
學校成績單、推薦信、身分證件、健康表、地址證明。全部依固定類別上傳，不會只躺在封存的郵件裡。
- 06
測驗、面試與截止日期
入學測驗、面試時段、體驗日和報名截止日期，和每一項追蹤共用一個行事曆，有提醒，並與 Google 日曆雙向同步。
- 07
報名費與訂金
每個家庭已開請款單、已付和未付的金額，並有 PDF 格式、編號的請款單和收據。
- 08
錄取決定，以及你拒絕的人
錄取、接受和拒絕都是階段，不是刪除。今年說不的申請人，明年你還有他的紀錄。
它不是什麼
什麼都說能做的頁面，比較時毫無參考價值。
EduCRM 不做的四件事。
- 01
不是學生資訊系統
沒有課表、成績冊、點名簿或成績單。和管理在學學生的系統一起用，在註冊入學時交接。
- 02
不提供線上收款
費用、請款單和收據在這裡記錄和產生。錢還是透過你的銀行或金流服務收付。
- 03
沒有家長登入
從平台聯絡家長和申請人。沒有家長入口網站。
- 04
不是報表工具
儀表板回答即時的問題，另有營收圖表。其他需求可用 Premium 資料匯出在外部製作。
年中開始，大家都是這時開始
- 步驟 01
匯入你手上的名單
上傳辦公室的諮詢試算表。系統會建議欄位對應，寫入前先檢查重複。
- 步驟 02
用你自己的階段名稱
階段、招生進度、面談類型和付款方式都在設定裡。用辦公室裡大家平常說的詞。
- 步驟 03
把表單放上網站
從那天起，每筆諮詢進來時都已打好字、註明日期、指定負責人。
- 步驟 04
先跑一期招生，再搬其他資料
一個課程或一個年級，跑一學期。參考CRM 導入檢查清單。
機構要花多少錢
- 免費，最多 10 位學生。夠試跑一個課程的招生。不需信用卡。
- Premium，每月 €49.99，學生人數不限，另含報名表單、語音待辦、自訂品牌和資料匯出。每多一個員工帳號 €49.99。14 天試用。
- Business。我們幫你做好：客製網站、潛在客戶表單，以及你自有網域的專業信箱，另含 Premium。歡迎聯絡我們報價。
資料存放在 Google Cloud 的 europe-west1 區域。子處理者和保存期限請見安全性頁面。
常見問題
什麼是教育機構 CRM？
管理入學前所有接觸對象的軟體：諮詢、開放日報名、每位申請人背後的家庭、各有階段和截止日期的申請、文件、費用和追蹤。學生資訊系統不是為此設計的。
EduCRM 是學生資訊系統還是校務系統？
都不是。沒有課表、成績冊、點名簿或學習管理。它負責招生，和管理在學學生的系統一起用。
不同課程或年級可以分開招生嗎？
可以。每份申請都是獨立紀錄，有自己的課程、階段、截止日期、文件和負責人，所以多個招生梯次可以從同一批諮詢同時進行。
家長或申請人可以登入查看進度嗎？
不行。沒有家長入口網站。從平台用 email 聯絡申請人和家長，說過的話都留在他們的檔案裡。
可以有幾位員工使用？
Premium 每位 €49.99，有擁有者、管理員、顧問和檢視者角色。方案學生人數不限，員工人數也沒有上限。
申請人資料儲存在哪裡？
存放在 Google Cloud 的 europe-west1 區域，傳輸使用 TLS 1.2 以上加密，每個工作區彼此隔離。詳情見安全性頁面。
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