重點摘要
追蹤的是申請，不是學生。每份申請都有自己的紀錄，包含階段、截止日期、文件檢查清單和指定負責人。一位學生有八份申請，就同時處於八種狀態，一個狀態欄位裝不下。
這是顧問公司用試算表用到不夠用時最常犯的錯。每位學生一列，一欄叫「狀態」。到了十一月，裡面寫著「已寄 3 份，2 份等成績單，TU Delft 還要文章」，而且沒人能篩選。
經得起現實考驗的階段設計
階段要說明工作進行到哪裡，每次移動都該是某個人做了某件事。通常五個就夠：
- 步驟 01
已列入選校清單
大學和科系已確定，還沒準備任何東西。在這裡記下入學條件和截止日期，其餘計畫從這裡往回推。
- 步驟 02
準備中
正在收集文件、撰寫個人陳述。申請常在這個階段悄悄停擺，所以每週檢查。
- 步驟 03
已送出
已送出，並記下日期。申請網站給的任何東西（參考編號、登入資訊）都記在申請紀錄上，而不是留在電子郵件裡。
- 步驟 04
等待結果
等待大學回覆。設定你要去催的日期，而不是你希望收到消息的日期。
- 步驟 05
錄取／未錄取／撤回
結案。錄取會帶來一連串新的事項（訂金、接受錄取期限、住宿），這些是待辦事項，不是階段。
每份申請要記錄什麼
- 大學和科系名稱，照大學自己的寫法。
- 送件截止日期，另外再記你自己的完成日期，通常提早兩週。
- 這所大學要的文件。每所都不同，當作都一樣就是送件出錯的原因。
- 團隊中由誰負責。一個人名，不是一個團隊。
- 每次和招生辦公室聯絡的紀錄。
在 EduCRM 中，每份申請都在學生檔案上，也在可拖放的看板上。打開學生，看他所有的申請；打開看板，看所有準備中的申請。請參閱申請追蹤。
如何不再被截止日期嚇到
截止日期是排程問題，不是提醒問題。如果成績單要兩週才拿得到，提前三天的提醒毫無用處。兩個習慣就能解決大部分問題：
- 把收集文件的日期排進行事曆，而不是送件日期。凡是要等別人的事，都從截止日往回推。
- 每週固定時間檢查一次看板。篩選出截止日期在六週內、仍在準備中的申請。這份清單就是這週的工作。
因為面談、截止日期和追蹤共用一個行事曆，這次檢查只要看一個畫面。詳見管理文件與截止日期。
常見問題
一位學生應該有幾份申請？
這是輔導上的決定，不是軟體的問題。重要的是系統要支援每位學生同時有多份不同階段的申請。EduCRM 做得到。
簽證步驟應該設成申請階段嗎？
通常不用。簽證要等接受錄取之後才能辦，所以是在申請結案之後。大多數顧問公司把簽證步驟當成學生名下有日期的待辦事項來追蹤。