Cách chọn CRM cho công ty tư vấn giáo dục

Cách chọn CRM cho công ty tư vấn giáo dục: tính năng quan trọng, câu hỏi cho nhà cung cấp và danh sách kiểm tra để so sánh các hệ thống.

CRM cho công ty tư vấn giáo dục là gì?

Một yêu cầu phân biệt nó với mọi CRM khác: một học sinh, nhiều hồ sơ ứng tuyển cùng lúc, mỗi hồ sơ có giai đoạn, hạn chót và giấy tờ riêng.

Cả hai đều dùng được. Chúng hỏng theo những cách khác nhau.

Nếu trong công ty có người thích cấu hình phần mềm và hai năm nữa vẫn còn ở đó, CRM đa năng sẽ ổn. Nếu không, gánh nặng rơi vào người sáng lập, đúng vào tháng Mười Một.

Dữ liệu học sinh

Thông tin liên hệ phụ huynh là trường dữ liệu thật, không phải ô ghi chú. Mỗi học sinh một mã riêng. Ghi chú gắn với buổi tư vấn có ngày tháng, không phải một ô văn bản dài mãi. Xem quản lý học sinh.

Quản lý hồ sơ ứng tuyển

Điều không thể thiếu: nhiều hồ sơ ứng tuyển đang mở cho mỗi học sinh, mỗi hồ sơ có giai đoạn, hạn chót, giấy tờ và người phụ trách riêng. Hãy yêu cầu xem một học sinh có sáu hồ sơ ứng tuyển ở các giai đoạn khác nhau. Nếu họ chỉ cho bạn một trường trạng thái, câu trả lời là không. Xem theo dõi hồ sơ ứng tuyển.

Liên hệ lại

Bạn cần hai danh sách: mọi việc quá hạn, và mọi học sinh đang hoạt động chưa có việc tiếp theo kèm ngày. Hầu hết hệ thống không làm được danh sách thứ hai: danh sách tìm ra học sinh đang im lặng dần.

Thanh toán và hóa đơn

Học phí chia nhiều đợt và thường do phụ huynh trả. Tối thiểu cần có: số đã lập hóa đơn, đã trả và còn nợ, cùng việc tạo hóa đơn và biên lai. Tích hợp kế toán có thể để sau.

Làm việc nhóm

Vai trò thực sự giới hạn quyền truy cập, mỗi học sinh có một người phụ trách rõ tên, và đủ thông tin chung để làm thay khi có người vắng. Xem CRM cho công ty tư vấn giáo dục.

Tiếp nhận yêu cầu tư vấn

Việc gì phải gõ lại bằng tay thì sớm muộn cũng bị bỏ. Một biểu mẫu trực tuyến ghi thẳng vào hệ thống sẽ bỏ bước đó.

Báo cáo

Hãy thành thật về những gì bạn sẽ thực sự dùng. Hầu hết công ty tư vấn cần hai con số (tỷ lệ từ yêu cầu tư vấn thành khách đủ điều kiện, và số ngày từ yêu cầu tư vấn đến hồ sơ ứng tuyển đầu tiên) cùng một màn hình trực tiếp về học sinh, buổi tư vấn, liên hệ lại, hạn chót và thanh toán. Thêm nữa là mua về rồi không bao giờ mở. Điều quan trọng là bạn có xuất được dữ liệu không.

Bạn giữ dữ liệu của trẻ vị thành niên, hộ chiếu và thông tin tài chính. Hãy khắt khe ở điểm này.

Câu trả lời của EduCRM có trên trang bảo mật: europe-west1, TLS 1.2+, tách biệt không gian làm việc, phân quyền theo vai trò, nhật ký kiểm tra, danh sách bên xử lý phụ được công bố và DPA khi có yêu cầu.

Hãy dự trù bốn tuần dù phần mềm sẵn sàng trong một giờ. Công việc nằm ở mô hình giai đoạn, dữ liệu của bạn và nơi yêu cầu tư vấn đổ về.

1. 1Tuần 1. Thống nhất các giai đoạn, và thế nào là học sinh đang hoạt động.
2. 2Tuần 2. Làm sạch bảng tính, rồi chuyển học sinh đang hoạt động, hồ sơ ứng tuyển đang mở và các khoản còn nợ.
3. 3Tuần 3. Chuyển các kênh nhận yêu cầu tư vấn sang hệ thống mới, thêm nhóm, đặt lịch họp rà soát hằng tuần.
4. 4Tuần 4. Chạy song song một tuần, rồi chuyển hệ thống cũ sang chỉ đọc.

Chi tiết trong danh sách kiểm tra triển khai CRM.

Học sinh đang hoạt động trước, rồi hồ sơ ứng tuyển đang mở, rồi các khoản còn nợ. Đừng chuyển dữ liệu lịch sử. Thời gian chủ yếu tốn vào việc làm sạch, và làm trước khi nhập dễ hơn nhiều. Xem chuyển từ bảng tính sang CRM.

Ba câu hỏi “cho tôi xem” có giá trị hơn tất cả câu còn lại cộng lại. Hãy hỏi trực tiếp.