CRM hay bảng tính cho tư vấn viên giáo dục

Khi nào bảng tính thực sự đủ dùng cho công ty tư vấn, khi nào nó bắt đầu gây tốn kém, và điều gì thực sự thay đổi khi bạn chuyển sang CRM.

Khi nào bảng tính là đủ

Lúc đó bảng tính hơn CRM ở gần như mọi mặt: không tốn phí theo người dùng, không cần thống nhất mô hình dữ liệu, không phải chuyển đổi, và sửa gì cũng chỉ mất vài giây. Tư vấn viên năm đầu chưa cần đi mua phần mềm.

Các lỗi cộng dồn. Từng lỗi riêng lẻ thì chịu được, vì thế chúng tích tụ mà không ai để ý.

Dữ liệu trùng lặp và lệch nhau

Cùng một học sinh được thêm hai lần với hai cách viết. Số điện thoại cập nhật ở trang này mà không ở trang kia. Không có gì cảnh báo. Bạn chỉ biết khi tin nhắn gửi đến số đã đổi từ tháng Chín.

Liên hệ lại không có chỗ theo dõi

Bảng tính không biết “quá hạn” là gì. Thêm cột ngày cũng không làm các dòng đã quá ngày hiện ra, nên việc nhớ vẫn là thủ công, đúng điều bạn muốn thôi phụ thuộc.

Mỗi học sinh một dòng, nhiều hồ sơ ứng tuyển

Điểm gãy về cấu trúc, không có cách lách nào ổn. Học sinh nộp vào sáu trường có sáu hạn chót và sáu danh sách giấy tờ. Hoặc bạn kéo dòng ra ba mươi cột, hoặc bạn ghi “đã gửi 3, 2 chờ bảng điểm, TU Delft cần bài luận” vào một ô không lọc được.

Phân quyền

Chia sẻ bảng tính là tất cả hoặc không gì cả. Trợ lý bán thời gian chỉ cần xem thông tin liên hệ cũng thấy luôn thỏa thuận học phí và ghi chú gia đình.

Cộng tác

Hai người cùng sửa một lúc thì về kỹ thuật vẫn chạy, nhưng về tổ chức thì hỏng: không biết ai sửa gì, không có ghi chú theo buổi tư vấn, và có người sắp xếp lại trong khi đồng nghiệp đang đọc.

Báo cáo

Làm được bằng bảng tổng hợp (pivot table), nếu dữ liệu sạch. Đó chính là điều các vấn đề trên cản trở. Báo cáo sai ở đây thực chất là dữ liệu kém chất lượng.

Theo dõi thanh toán

Học phí chia đợt nghĩa là mỗi học sinh có nhiều khoản thanh toán. Trong một dòng, chúng thành Đặt cọc, Đợt 2, Đợt 3. Đến bốn đợt thanh toán là vỡ cấu trúc.

Khả năng truy vết

Lịch sử phiên bản trả lời “ô này trước đây ghi gì?”, chứ không trả lời “ai đổi hạn chót này, khi nào và vì sao?”. Nếu gia đình tranh cãi về điều đã thỏa thuận, điều đó rất quan trọng.

• Chuyển đổi là việc thật. Công cụ nhập đề xuất cách ghép cột và kiểm tra các dòng, nhưng làm sạch một bảng tính lộn xộn vẫn mất nửa ngày cho năm mươi học sinh. Chuyển đổi dở dang còn tệ hơn không chuyển.
• CRM áp đặt một mô hình. Nếu quy trình của bạn không khớp, bạn sẽ mất nhiều tháng vật lộn với nó.
• Thói quen khó đổi hơn dữ liệu. Chỉ hiệu quả khi mọi người thôi mở bảng tính. Đó là vấn đề quản lý.

Không phải “hiệu quả”. Bốn điều cụ thể:

1. 1Một bộ lọc cho ra mọi hồ sơ ứng tuyển đang chuẩn bị có hạn chót trong sáu tuần tới.
2. 2Một bộ lọc cho ra mọi học sinh đang hoạt động chưa có việc tiếp theo kèm ngày: những em đang lặng lẽ rời đi.
3. 3Đồng nghiệp có thể làm thay bạn. Bối cảnh đã được ghi lại.
4. 4Bạn biết số dư trước buổi gặp, không phải đến cuối tháng.

Nếu không điều nào trong bốn điều trên thay đổi quyết định của bạn trong một tuần bình thường, hãy cứ dùng bảng tính.

Học sinh đang hoạt động trước, rồi hồ sơ ứng tuyển đang mở, rồi các khoản còn nợ. Không chuyển dữ liệu lịch sử. Xem chuyển từ bảng tính sang CRM và hướng dẫn chọn CRM.