Triển khai CRM trong bốn tuần: chốt mô hình, chuyển nhóm học sinh đang hoạt động, chuyển các kênh nhận yêu cầu tư vấn, rồi ngừng hệ thống cũ.
Tuần 1: Chốt mô hình
Trước khi đụng vào dữ liệu
- Viết ra các giai đoạn pipeline và điều kiện vào từng giai đoạn. Tối đa sáu.
- Viết ra các giai đoạn hồ sơ ứng tuyển. Tối đa năm.
- Xác định thế nào là học sinh đang hoạt động. Điều này quyết định nhóm dữ liệu cần chuyển.
- Quyết định chuyên viên tư vấn nào phụ trách học sinh nào.
- Thống nhất các trường bạn thực sự sẽ điền. Mỗi trường không bắt buộc là một cuộc tranh cãi sau này.
Tuần 2: Chuyển nhóm học sinh đang hoạt động
Dữ liệu
- Làm sạch bảng tính trước: loại trùng, tách trường gộp, thống nhất định dạng ngày và tên quốc gia.
- Nhập học sinh đang hoạt động kèm thông tin liên hệ và phụ huynh.
- Chỉ thêm hồ sơ ứng tuyển đang mở, mỗi hồ sơ kèm trường, giai đoạn và hạn chót.
- Nhập các khoản còn nợ. Bỏ qua lịch sử đã thanh toán.
- Kiểm tra ngẫu nhiên mười hồ sơ học sinh so với dữ liệu gốc. Nếu có lỗi lặp lại, hãy sửa việc nhập, đừng sửa từng hồ sơ.
Chi tiết cho tuần này có trong chuyển từ bảng tính sang CRM.
Tuần 3: Chuyển các đầu vào
Nơi công việc mới đổ về
- Công bố biểu mẫu đăng ký và gắn link trên trang web, phần giới thiệu Instagram và chữ ký email.
- Tắt biểu mẫu nhận yêu cầu tư vấn cũ để không có gì đổ về hai nơi.
- Thêm thành viên nhóm và đặt vai trò.
- Đặt lịch họp rà soát hằng tuần định kỳ trong lịch của mọi người.
- Ghi mọi buổi tư vấn mới vào CRM từ tuần này. Không có ngoại lệ.
Tuần 4: Ngừng hệ thống cũ
Chuyển hẳn
- Đặt một ngày mà sau đó bảng tính chỉ còn để đọc, và đổi tên để mọi người đều thấy.
- Chạy song song một tuần, không phải ba. Chạy song song lâu khiến cả hai hệ thống đều thiếu.
- Cả nhóm cùng rà soát danh sách quá hạn và danh sách chưa có việc tiếp theo.
- Xác nhận bạn xuất được dữ liệu, khi vẫn còn phương án khác.
- Ghi ra ba điều nhóm cứ làm sai, và sửa cách thiết lập thay vì đào tạo lại.
Những gì hay trục trặc
| Triệu chứng | Nguyên nhân thường gặp |
|---|---|
| Không ai cập nhật bảng | Quá nhiều giai đoạn, hoặc giai đoạn không khớp với cách công việc diễn ra |
| Hai phiên bản sự thật | Bảng tính cũ vẫn sửa được |
| Dữ liệu sai sau khi nhập | Định dạng ngày lẫn lộn, hoặc trường gộp chưa được tách trước khi xuất |
| Yêu cầu tư vấn mới vẫn bị bỏ lỡ | Các kênh nhận yêu cầu tư vấn chưa bao giờ được chuyển sang hệ thống mới |
Vẫn đang chọn hệ thống chứ chưa triển khai? Hãy bắt đầu với hướng dẫn chọn CRM.
Chạy tuần đầu miễn phí
Gói miễn phí cho 10 học sinh, đủ để thử mô hình trước khi chuyển bất cứ thứ gì.
