Tóm tắt
Chuyển học sinh đang hoạt động trước, rồi các hồ sơ ứng tuyển đang mở của các em, rồi các khoản còn nợ. Đừng chuyển dữ liệu lịch sử. Với dưới một trăm học sinh đang hoạt động, bạn có thể làm việc đầy đủ trên hệ thống mới trong một ngày, vì dữ liệu duy nhất phải hoàn hảo ngay ngày đầu là dữ liệu gắn với một hạn chót sắp tới.
Theo bản năng, ai cũng muốn chuyển hết, và thế là việc một ngày thành dự án ba tháng bị bỏ dở. Học sinh đã xong từ hai năm trước không cần nằm trong CRM thì dữ liệu vẫn được giữ.
Bước 1. Xác định thế nào là đang hoạt động
Hãy viết quy tắc ra trước: đang hoạt động nghĩa là có buổi tư vấn, hồ sơ ứng tuyển đang mở hoặc hóa đơn chưa trả trong mười hai tháng tới. Còn lại là lưu trữ. Việc này thường giảm một nửa lượng dữ liệu cần chuyển.
Bước 2. Làm sạch bảng tính, không phải CRM
Sửa dữ liệu trong bảng tính dễ hơn nhiều so với sau khi nhập. Trước khi xuất bất cứ thứ gì:
Làm sạch trước khi chuyển
- Mỗi học sinh một dòng. Gộp các bản trùng sinh ra khi ai đó được thêm hai lần với cách viết khác nhau.
- Tách các trường gộp. “Maria K. (mẹ Elena 69…)” là ba trường, không phải một.
- Dùng một định dạng ngày. Định dạng lẫn lộn là nguyên nhân phổ biến nhất khiến nhập dữ liệu thất bại.
- Thống nhất tên quốc gia và tên trường. “UK”, “U.K.” và “United Kingdom” là một giá trị, không phải ba.
- Xóa các cột cả năm không ai điền.
Bước 3. Chuyển học sinh, rồi hồ sơ ứng tuyển, rồi tiền
- Bước 01
Học sinh
Thông tin liên hệ, liên hệ phụ huynh, trường và quốc gia mục tiêu. Mọi thứ khác có thể đợi đến lần nói chuyện tới.
- Bước 02
Hồ sơ ứng tuyển đang mở
Chỉ những hồ sơ chưa đóng, kèm trường, giai đoạn và hạn chót. Phần này phải đúng, vì lịch phụ thuộc vào nó.
- Bước 03
Các khoản còn nợ
Nhập số còn nợ, không phải số đã thanh toán xong. Lịch sử đã trả nằm trong sổ sách kế toán, không cần gõ lại.
- Bước 04
Buổi tư vấn từ nay về sau
Ghi các buổi tư vấn mới từ ngày đầu, và đừng nhập bù. Sau vài tuần, hồ sơ học sinh sẽ đủ đầy đủ.
Bước 4. Đóng các kênh nhập cũ
Chuyển đổi thất bại khi dữ liệu mới vẫn đổ về chỗ cũ. Nếu yêu cầu tư vấn đến qua Google Form hoặc phần giới thiệu Instagram, hãy chuyển chúng sang hệ thống mới ngay trong tuần. Đó là việc của biểu mẫu đăng ký.
Thực sự mất bao lâu
Nhập dữ liệu mất vài phút. Thời gian tốn vào việc làm sạch: nửa ngày cho năm mươi học sinh, một ngày cho hai trăm. Điều mất nhiều tuần là thói quen: nhóm phải thôi mở bảng tính. Đặt một ngày mà sau đó bảng tính chỉ còn để đọc có tác dụng hơn mọi buổi đào tạo.
Toàn bộ quá trình triển khai có trong danh sách kiểm tra triển khai CRM. Có nên chuyển hay không, kể cả lý do nên ở lại, có trong CRM hay bảng tính.
Bắt đầu với mười học sinh
Gói miễn phí cho 10 học sinh, đủ để chạy thử một lần chuyển đổi thật.
Đọc tiếp
Câu hỏi thường gặp
Có nên chuyển những học sinh đã vào trường rồi không?
Chỉ khi bạn định làm việc lại với các em hoặc cần hồ sơ học sinh để viết thư giới thiệu. Nếu không, hãy giữ bảng tính lưu trữ. Hồ sơ đã đóng chỉ làm rối mọi danh sách và kết quả tìm kiếm.
Sau này có xuất dữ liệu ra lại được không?
Phải được, và hãy xác nhận trước khi cam kết với bất kỳ nhà cung cấp nào. EduCRM có xuất dữ liệu trong gói Premium.