要点
管理するのは学生ではなく出願です。出願ごとに、ステージ、締め切り、書類チェックリスト、名前のある担当者を持つ記録を作ります。出願が8件ある学生は、8つの状態を同時に抱えています。ステータス欄1つでは収まりません。
コンサルティング会社がスプレッドシートでは足りなくなったときに、最もよくある失敗です。学生1人に1行、ステータスという列が1つ。11月には「3件送付済み、2件は成績証明書待ち、TU Delftはエッセイが必要」となり、誰もフィルターできません。
現実に耐えるステージの設計
ステージは作業がどこにあるかを示し、次へ進めるのは誰かの行動であるべきです。たいていは5つで足ります：
- ステップ 01
志望校決定
大学とコースが決まった段階。まだ何も準備していません。入学要件と締め切りをここで記録し、そこから逆算して計画を立てます。
- ステップ 02
準備中
書類を集め、志望理由書を書いている段階。出願が静かに止まりやすいところなので、毎週確認します。
- ステップ 03
提出済み
送付済み。日付も記録します。出願ポータルで発行されたもの（受付番号、ログイン情報）は、メールではなく記録に残します。
- ステップ 04
結果待ち
大学の返事を待つ段階。連絡が来てほしい日ではなく、こちらから催促する日を設定します。
- ステップ 05
合格／不合格／取り下げ
完了。合格すると新しい作業（入学金、入学承諾の締め切り、住居）が始まりますが、それはステージではなくタスクです。
出願ごとに記録すること
- 大学名とコース名。大学の正式な表記で。
- 出願締め切りと、それとは別に自社の完了予定日（通常2週間前）。
- その大学が求める書類。大学ごとに違い、同じだと思い込むと出願が遅れます。
- チーム内の担当者。チームではなく1人の名前。
- 入試事務局とのやり取りのメモ。
EduCRMでは、各出願が学生ファイルとドラッグ＆ドロップのボードの両方にあります。学生を開けばその学生の出願すべてが、ボードを開けば準備中のものすべてが見えます。出願管理をご覧ください。
締め切りに不意打ちされない方法
締め切りはリマインダーではなく、スケジュールの問題です。成績証明書に2週間かかるなら、3日前のリマインダーは役に立ちません。ほとんどは2つの習慣で解決します：
- カレンダーに入れるのは出願日ではなく、書類集めの日付です。他人を待つ作業をすべて逆算します。
- 毎週決まった時間にボードを確認します。締め切りが6週間以内の準備中の出願で絞り込むと、そのリストがその週の仕事です。
面談、締め切り、フォローアップが1つのカレンダーにあるので、この確認は1画面で済みます。詳しくは学生の書類と締め切りの管理をご覧ください。
よくある質問
学生1人あたり出願は何件にすべきですか？
それはソフトウェアではなく、カウンセリングで決めることです。大事なのは、学生ごとに複数の出願を違うステージで同時に管理できることです。EduCRMはそれができます。
ビザの手続きを出願のステージにすべきですか？
通常はしません。ビザは入学承諾した合格が前提なので、出願が完了した後に来ます。多くのコンサルティング会社は、ビザの手続きを学生に紐づく日付付きのタスクとして管理しています。