چطور برای مؤسسه مشاوره تحصیلی CRM انتخاب کنیم: امکانات مهم، سؤالهایی که باید از فروشندهها بپرسید و یک چکلیست برای مقایسه سیستمها.
CRM مؤسسه مشاوره تحصیلی چیست؟
به طور خلاصه
نرمافزاری که برای هر دانشجو یک پرونده نگه میدارد (پروفایل، جلسات، درخواستهای پذیرش، مدارک، کارها و هزینهها) تا وضعیت و قدم بعدی هر دانشجو را ببینید، بدون اینکه آن را از ایمیلها و فایلهای اکسل دوباره سر هم کنید.
یک نیاز آن را از هر CRM دیگری جدا میکند: یک دانشجو، چند درخواست پذیرش همزمان، هرکدام با مرحله، مهلت و مدارک خودش.
CRM عمومی یا مخصوص آموزش؟
هر دو کار میکنند. اما به شکلهای متفاوتی کم میآورند.
| CRM عمومی | CRM مخصوص آموزش | |
|---|---|---|
| راهاندازی | چند هفته. آبجکتها، فیلدها و پایپلاینهای سفارشی. | چند روز. مفاهیم از قبل وجود دارند. |
| تناسب | هرچه بسازید، و هرچه یادتان رفته بسازید. | با نظر مشخص. خوب است اگر این نظرها با کار شما جور باشد. |
| اکوسیستم | بزرگ. یکپارچهسازیها، مشاوران، مستندات. | کوچکتر. یکپارچهسازی کمتر، پشتیبانی مستقیمتر. |
| هزینه مستمر | کسی باید نگهداریاش کند و به او وابسته میشوید. | فروشنده نگهداریاش میکند. |
| ریسک | کسی که آن را تنظیم کرده میرود. | فروشنده کوچکتر است. راه گرفتن خروجی را بررسی کنید. |
اگر کسی در مجموعه از تنظیم نرمافزار لذت میبرد و دو سال دیگر هم هست، CRM عمومی جواب میدهد. اگر نه، بار آن در آبان روی دوش مؤسس میافتد.
امکاناتی که مهماند
دادههای دانشجو
اطلاعات تماس والدین بهصورت فیلدهای واقعی، نه یک کادر یادداشت. یک شناسه یکتا برای هر دانشجو. یادداشتها متصل به جلسات تاریخدار، نه یک فیلد متنی که مدام بزرگتر میشود. مدیریت دانشجویان را ببینید.
مدیریت درخواستهای پذیرش
شرط غیرقابلمذاکره: چند درخواست پذیرش باز برای هر دانشجو، هرکدام با مرحله، مهلت، مدارک و مسئول خودش. بخواهید یک دانشجو با شش درخواست پذیرش در مراحل مختلف را نشانتان دهند. اگر یک فیلد وضعیت نشان دادند، جواب منفی است. پیگیری درخواستهای پذیرش را ببینید.
پیگیریها
دو فهرست لازم دارید: همه کارهای عقبافتاده، و همه دانشجویان فعالی که قدم بعدی تاریخدار ندارند. بیشتر سیستمها دومی را نمیسازند: همان که دانشجویانی را که کمکم ساکت میشوند پیدا میکند.
پرداختها و فاکتورها
هزینهها مرحلهایاند و اغلب والدین پرداخت میکنند. دستکم: چه مبلغی فاکتور شده، پرداخت شده و مانده است، بهعلاوه صدور فاکتور و رسید. اتصال به حسابداری میتواند صبر کند.
همکاری تیمی
نقشهایی که واقعاً دسترسی را محدود کنند، یک مسئول مشخص برای هر دانشجو، و آنقدر دید مشترک که غیبت کسی جبران شود. CRM مؤسسه مشاوره تحصیلی را ببینید.
ثبت درخواستهای مشاوره
هر کاری که تایپ دستی دوباره بخواهد، دیر یا زود انجام نمیشود. یک فرم آنلاین که مستقیم در سیستم مینویسد این مرحله را حذف میکند.
گزارشگیری
با خودتان روراست باشید که بر اساس چه چیزی واقعاً اقدام میکنید. بیشتر مؤسسات دو عدد لازم دارند (نرخ تبدیل درخواست مشاوره به مشتری واجد شرایط، و تعداد روز از درخواست مشاوره تا اولین درخواست پذیرش) بهعلاوه نمای زنده دانشجویان، جلسات، پیگیریها، مهلتها و پرداختها. بیش از این خریده میشود و هیچوقت باز نمیشود. مهم این است که بتوانید خروجی بگیرید.
حفاظت از داده و امنیت
شما دادههای افراد زیر سن قانونی، گذرنامهها و اطلاعات مالی را نگه میدارید. اینجا سختگیر باشید.
از هر فروشنده بپرسید
- دادهها در کدام منطقه ذخیره میشوند؟
- آیا دادهها هنگام انتقال و در حالت ذخیره رمزگذاری میشوند، و با چه روشی؟
- پردازشگرهای فرعی چه کسانی هستند و آیا فهرستشان منتشر شده؟
- آیا قرارداد پردازش داده (DPA) ارائه میشود؟
- آیا گزارش ممیزی از دسترسیها و تغییرات وجود دارد؟
- اگر بروید، دادههایتان چه میشود، با چه قالبی و چقدر سریع؟
- آیا دسترسی بر اساس نقش است و آیا بیننده واقعاً فقطخواندنی است؟
پاسخهای EduCRM در صفحه امنیت است: europe-west1، TLS 1.2+، جداسازی فضاهای کاری، دسترسی بر اساس نقش، گزارش ممیزی، فهرست منتشرشده پردازشگرهای فرعی و DPA در صورت درخواست.
راهاندازی
چهار هفته در نظر بگیرید، حتی اگر نرمافزار در یک ساعت آماده باشد. کار اصلی مدل مراحل شما، دادههایتان و جایی است که درخواستهای مشاوره میرسند.
- هفته 1. روی مراحل توافق کنید و اینکه دانشجوی فعال یعنی چه.
- هفته 2. فایل اکسل را تمیز کنید، بعد دانشجویان فعال، درخواستهای پذیرش باز و بدهیهای پرداختنشده را منتقل کنید.
- هفته 3. کانالهای درخواست مشاوره را به سیستم جدید وصل کنید، تیم را اضافه کنید و بازبینی هفتگی را در تقویم بگذارید.
- هفته 4. یک هفته موازی کار کنید، بعد سیستم قدیمی را فقطخواندنی کنید.
جزئیات در چکلیست راهاندازی CRM.
مهاجرت از فایل اکسل
اول دانشجویان فعال، بعد درخواستهای پذیرش باز، بعد بدهیهای پرداختنشده. سوابق قدیمی را منتقل نکنید. وقت اصلی صرف پاکسازی میشود و پیش از ورود داده خیلی آسانتر است. انتقال از فایل اکسل به CRM را ببینید.
سؤالهایی که باید از فروشندهها بپرسید
این فهرست را به جلسه دمو ببرید
- یک دانشجو با شش درخواست پذیرش در مراحل مختلف را نشانم دهید.
- همه درخواستهای پذیرش در حال آمادهسازی را که مهلتشان کمتر از شش هفته دیگر است، برای همه مشاوران نشانم دهید.
- همه دانشجویان فعالی را که قدم بعدی تاریخدار ندارند نشانم دهید.
- اطلاعات تماس والدین چطور کار میکند و آیا میتوانم برای دانشجو به نام والدین فاکتور صادر کنم؟
- وقتی دو نفر همزمان یک پرونده را ویرایش کنند چه میشود؟
- چه چیزهایی در قیمت هست و چه چیزهایی به ازای هر کاربر هزینه اضافه دارد؟
- چطور دادههایم را بیرون ببرم و چقدر طول میکشد؟
- زمان پاسخگویی پشتیبانی چقدر است و چه کسی جواب میدهد؟
- در شش ماه گذشته چه چیزهایی منتشر شده؟
سه سؤال «نشانم دهید» از همه سؤالهای دیگر روی هم مفیدترند. آنها را زنده بپرسید.
چکلیست ارزیابی
به هر گزینه امتیاز دهید
- چند درخواست پذیرش برای هر دانشجو، هرکدام با مرحله جدا. قبول یا رد.
- مهلتها و جلسات روی یک تقویم.
- اطلاعات تماس والدین و سرپرست بهصورت فیلدهای واقعی.
- مدارک متصل به همان جایی که استفاده میشوند.
- ثبت درخواست مشاوره بدون تایپ دوباره.
- پرداختها و فاکتورها به نام دانشجو.
- دسترسی تیم بر اساس نقش.
- خروجی دادهای که اجرای آن را دیدهاید.
- وضعیت امنیتی و پردازشگرهای فرعی منتشرشده.
- قیمتی که با سه برابر تعداد فعلی دانشجویان هم از پسش برمیآیید.
- کسی در تیم که مسئولیت راهاندازی را بپذیرد.
اشتباهات رایج
| اشتباه | هزینه |
|---|---|
| انتخاب بر اساس تعداد امکانات | پول چیزهایی را میدهید که هیچوقت روشن نمیکنید. |
| رد شدن از پاکسازی داده | مهاجرتی که سه هفته بعد رها میشود و دو سیستم نیمهکاره باقی میگذارد. |
| دوازده مرحله در پایپلاین | تابلویی که کسی بهروزش نمیکند، که از نداشتن تابلو بدتر است. |
| وصل نکردن فرمهای درخواست مشاوره به سیستم جدید | دادههای تازه همچنان به سیستم قدیمی میرسند. هیچکدام کامل نیست. |
| بررسی نکردن خروجی پیش از امضا | فروشندهای که نمیتوانید ترکش کنید. |
EduCRM را با این راهنما بسنجید
همان نرمافزار واقعی. رایگان تا 10 دانشجو، بدون کارت.
بیشتر بخوانید
CRM یا فایل اکسل
کِی فایل اکسل کافی است، از کجا برایتان هزینه میسازد و با مهاجرت چه چیزی عوض میشود.
بیشتر بخوانید
پیگیری درخواستهای پذیرش
هر درخواست پذیرش با مرحله، مهلت، مدارک و مسئول آن، روی یک تابلو.
بیشتر بخوانید
مؤسسات مشاوره تحصیلی
یک پایگاه مشترک دانشجویان، پروندههای مخصوص هر مشاور و پایپلاین کل مؤسسه در یک نما.
بیشتر بخوانید
مدیریت دانشجویان
یک پرونده برای هر دانشجو: مخاطبان، جلسهها، درخواستهای پذیرش، مدارک، پرداختها و یادداشتها.
بیشتر بخوانیدپرسشهای متداول
CRM مؤسسه مشاوره تحصیلی باید چه چیزهایی داشته باشد؟
یک پرونده برای هر دانشجو با اطلاعات تماس والدین. چند درخواست پذیرش برای هرکدام با مراحل جدا. مهلتها و جلسات روی یک تقویم. مدارک همان جایی که استفاده میشوند. پیگیریها با تاریخ و مسئول. پیگیری پرداختها و فاکتورها. دسترسی بر اساس نقش. خروجیای که کار کردنش را دیدهاید.
CRM برای مؤسسه مشاوره تحصیلی چقدر باید هزینه داشته باشد؟
از صفر تا چند صد یورو در ماه، بسته به اندازه تیم. EduCRM تا 10 دانشجو رایگان است و برای دانشجوی نامحدود ماهانه €49.99، با اعضای اضافه هرکدام €49.99. آن را در سه برابر اندازه فعلیتان بسنجید.
آیا مشاوران تحصیلی میتوانند از CRM عمومی مثل HubSpot یا Salesforce استفاده کنند؟
بله، با تنظیمات. CRMهای عمومی برای هر مخاطب یک معامله در نظر میگیرند، پس درخواستهای پذیرش آبجکت سفارشی و اطلاعات والدین رابطه سفارشی میشوند. اگر کسی در بلندمدت مسئولش باشد جواب میدهد. ریسک این است که او برود.
راهاندازی چقدر طول میکشد؟
چهار هفته برنامه بریزید. نرمافزار در یک ساعت قابل استفاده است. وقت صرف مدل مراحل، دادههایتان و جایی میشود که درخواستهای مشاوره میرسند.
مهمترین نیاز چیست؟
چند درخواست پذیرش باز برای هر دانشجو، هرکدام با مرحله، مهلت و مدارک خودش. یک فیلد وضعیت برای هر دانشجو ظرف دو هفته غلط از آب درمیآید.