CRM در برابر فایل اکسل برای مشاوران تحصیلی

فایل اکسل کی واقعاً برای یک مؤسسه کافی است، از کجا برایتان گران تمام می‌شود و با رفتن به CRM واقعاً چه چیزی تغییر می‌کند.

کی فایل اکسل کافی است

در این حالت فایل اکسل تقریباً در همه چیز از CRM بهتر است: هزینه به ازای کاربر ندارد، مدل داده‌ای نیست که بر سرش توافق کنید، مهاجرتی لازم نیست و تغییرات چند ثانیه طول می‌کشد. مشاوری که سال اول کارش است نباید دنبال نرم‌افزار بگردد.

مشکلات روی هم انباشته می‌شوند. هرکدام به‌تنهایی قابل تحمل است و برای همین بی‌صدا جمع می‌شوند.

داده‌های تکراری و ناهماهنگ

یک دانشجو دو بار با دو املای مختلف اضافه شده. شماره‌ای در یک برگه به‌روز شده و در دیگری نه. هیچ هشداری نمی‌بینید. وقتی می‌فهمید که پیامی به شماره‌ای رفته که مهرماه عوض شده بود.

پیگیری‌هایی که جایی ندارند

فایل اکسل نمی‌داند «عقب‌افتاده» یعنی چه. ستون تاریخ اضافه کنید، باز هم چیزی ردیف‌های گذشته از موعد را نشان نمی‌دهد؛ پس یادآوری دستی می‌ماند، همان چیزی که می‌خواستید دیگر به آن تکیه نکنید.

یک ردیف برای هر دانشجو، چند درخواست پذیرش

شکست ساختاری، بدون راه‌حل خوب. دانشجویی که به شش دانشگاه درخواست می‌دهد شش مهلت و شش فهرست مدارک دارد. یا ردیف را به سی ستون می‌کشانید، یا در یک خانه می‌نویسید «3 تا فرستاده شد، 2 تا منتظر ریز نمرات، TU Delft انشا می‌خواهد» که هیچ فیلتری نمی‌تواند بخواندش.

سطح دسترسی

اشتراک‌گذاری برگه یا همه یا هیچ است. دستیار پاره‌وقتی که باید اطلاعات تماس را ببیند، شرایط هزینه‌ها و یادداشت‌های خانوادگی را هم می‌بیند.

همکاری

ویرایش هم‌زمان دو نفر از نظر فنی کار می‌کند و از نظر سازمانی نه: هیچ سابقه‌ای از اینکه چه کسی چه چیزی را عوض کرد، هیچ یادداشتی روی جلسه، و کسی که ردیف‌ها را مرتب می‌کند وقتی همکارش دارد می‌خواند.

گزارش‌گیری

با جدول‌های محوری ممکن است، اگر داده‌ها تمیز باشند. همان چیزی که مشکلات بالا نمی‌گذارند. مشکلات گزارش‌گیری در اینجا در واقع مشکلات کیفیت داده‌اند.

پیگیری پرداخت‌ها

هزینه‌های مرحله‌ای یعنی چند پرداخت برای هر دانشجو. در یک ردیف می‌شود پیش‌پرداخت، پرداخت 2، پرداخت 3. چهار قسط این شکل را به هم می‌ریزد.

قابلیت ممیزی

تاریخچه نسخه‌ها جواب می‌دهد «این خانه قبلاً چه داشت؟»، نه «چه کسی این مهلت را عوض کرد، کی و چرا؟». اگر خانواده‌ای درباره توافق اعتراض کند، این مهم است.

• مهاجرت کار واقعی است. ابزار ورود داده نگاشت را پیشنهاد می‌دهد و ردیف‌ها را بررسی می‌کند، اما تمیز کردن یک برگه به‌هم‌ریخته برای پنجاه دانشجو باز هم نصف روز وقت می‌برد. مهاجرت نیمه‌کاره از نبودنش بدتر است.
• CRM یک مدل را تحمیل می‌کند. اگر فرایند شما با آن جور نباشد، ماه‌ها با آن کلنجار می‌روید.
• عادت از داده سخت‌تر است. فقط وقتی جواب می‌دهد که همه دیگر برگه را باز نکنند. این یک مسئله مدیریتی است.

نه «بهره‌وری». چهار چیز مشخص:

1. 1یک فیلتر همه درخواست‌های پذیرش در حال آماده‌سازی را که مهلتشان کمتر از شش هفته دیگر است نشان می‌دهد.
2. 2یک فیلتر همه دانشجویان فعالی را که قدم بعدی تاریخ‌دار ندارند نشان می‌دهد: همان‌هایی که بی‌صدا می‌روند.
3. 3همکارتان می‌تواند جای شما را پر کند. زمینه کار نوشته شده است.
4. 4مانده حساب را پیش از جلسه می‌دانید، نه آخر ماه.

اگر هیچ‌کدام از این چهار مورد در یک هفته عادی تصمیمی را عوض نمی‌کند، با فایل اکسل بمانید.

اول دانشجویان فعال، بعد درخواست‌های پذیرش باز، بعد بدهی‌های پرداخت‌نشده. بدون سوابق قدیمی. انتقال از فایل اکسل به CRM و راهنمای خرید CRM را ببینید.