راهاندازی چهارهفتهای CRM: مدل را تعیین کنید، دانشجویان فعال را منتقل کنید، کانالهای درخواست مشاوره را جابهجا کنید و بعد سیستم قدیمی را کنار بگذارید.
هفته 1: مدل را تعیین کنید
پیش از دست زدن به هر دادهای
- مراحل پایپلاین و شرط ورود هرکدام را بنویسید. شش مرحله یا کمتر.
- مراحل درخواست پذیرش را بنویسید. پنج مرحله یا کمتر.
- تعیین کنید دانشجوی فعال یعنی چه. این مجموعه مهاجرت را مشخص میکند.
- تعیین کنید کدام مشاور مسئول کدام دانشجویان است.
- روی فیلدهایی که واقعاً پر میکنید توافق کنید. هر فیلد اختیاری یک بحث در آینده است.
هفته 2: دانشجویان فعال را منتقل کنید
داده
- اول فایل اکسل را تمیز کنید: موارد تکراری را حذف کنید، فیلدهای ترکیبی را جدا کنید و تاریخها و نام کشورها را یکدست کنید.
- دانشجویان فعال را با اطلاعات تماس خودشان و والدین وارد کنید.
- فقط درخواستهای پذیرش باز را اضافه کنید، هرکدام با دانشگاه، مرحله و مهلت.
- پرداختهای معوق را وارد کنید. سابقه تسویهشدهها را رها کنید.
- ده پرونده را با منبع مقایسه کنید. اگر چیزی بهطور سیستماتیک غلط است، ورود داده را اصلاح کنید، نه پروندهها را.
جزئیات این هفته در انتقال از فایل اکسل به CRM آمده است.
هفته 3: ورودیها را جابهجا کنید
جایی که کار تازه میرسد
- فرم ثبتنام را منتشر کنید و لینکش را در وبسایت، بیوی Instagram و امضای ایمیل بگذارید.
- فرم قدیمی درخواست مشاوره را خاموش کنید تا چیزی به دو جا نرسد.
- اعضای تیم را اضافه کنید و نقششان را تعیین کنید.
- مرور هفتگی تکرارشونده را در تقویم همه بگذارید.
- از این هفته هر جلسه تازه را در CRM ثبت کنید. بدون استثنا.
هفته 4: سیستم قدیمی را کنار بگذارید
جابهجایی
- تاریخی بگذارید که بعد از آن فایل اکسل فقطخواندنی شود و اسمش را عوض کنید تا همه ببینند.
- یک هفته موازی کار کنید، نه سه هفته. دورههای موازی طولانی هر دو سیستم را ناقص میگذارند.
- فهرست عقبافتادهها و دانشجویان بدون قدم بعدی را با تیم با هم مرور کنید.
- تا وقتی هنوز جایگزین دارید، مطمئن شوید میتوانید از دادههایتان خروجی بگیرید.
- سه چیزی را که تیم مدام اشتباه انجام میدهد بنویسید و بهجای تکرار آموزش، تنظیمات را اصلاح کنید.
معمولاً چه چیزی خراب میشود
| نشانه | علت معمول |
|---|---|
| کسی تابلو را بهروز نمیکند | مراحل زیاد، یا مراحلی که با روند واقعی کار جور نیستند |
| دو نسخه از واقعیت | فایل اکسل قدیمی هنوز قابل ویرایش است |
| دادهها بعد از ورود غلط به نظر میرسند | قالبهای تاریخ مختلف، یا فیلدهای ترکیبی که پیش از خروجی گرفتن جدا نشدهاند |
| درخواستهای مشاوره تازه هنوز از قلم میافتند | کانالهای درخواست مشاوره هیچوقت به سیستم جدید وصل نشدند |
هنوز دارید سیستم انتخاب میکنید، نه راهاندازی؟ از راهنمای خرید CRM شروع کنید.
هفته اول را رایگان اجرا کنید
پلن رایگان 10 دانشجو را پوشش میدهد، کافی برای آزمودن مدل پیش از انتقال هر چیزی.
