مدیریت دانشجویان: یک پرونده که کل رابطه را نگه می‌دارد

یک پرونده برای هر دانشجو، شامل مشخصات، اطلاعات تماس والدین، جلسات، درخواست‌های پذیرش، مدارک، کارها، پرداخت‌ها و فاکتورها.

پرونده دانشجو چه چیزهایی دارد

فیلدها همان‌هایی هستند که در جلسه استفاده می‌کنید، نه یک کارت تماس عمومی:

• اطلاعات تماس، کد ملی یا شماره گذرنامه و اطلاعات تماس دو والد یا سرپرست. کسی که به او زنگ می‌زنید اغلب همان کسی نیست که مشاوره‌اش می‌دهید، یا کسی که پول می‌دهد.
• مدرسه، نوع مدرسه، مقطع تحصیلی، پایه، رشته و نمرات سال‌به‌سال.
• مدارک زبان، کشورهای هدف، مقطع برنامه، رشته تحصیلی و سال شروع.
• علایق، سرگرمی‌ها و درس‌های مورد علاقه: جزئیاتی که انگیزه‌نامه را شخصی می‌کنند.
• خواهر و برادرها، شغل والدین و اینکه از کجا با شما آشنا شده‌اند.
• یک برنامه عمل متنی آزاد، به‌علاوه یادداشت‌هایی برای خلاصه جلسات و بازخورد والدین.

پرونده با نوع مشتری تطبیق پیدا می‌کند. دانشجویان به‌صورت دانش‌آموز، دانشجو، شاغل یا سرباز دسته‌بندی می‌شوند و فقط فیلدهای مرتبط نمایش داده می‌شوند: شغل فعلی برای کسی که تغییر مسیر شغلی می‌دهد، دانشگاه فعلی برای انتقالی، علایق تحصیلی برای کسی که خدمت سربازی را تمام می‌کند.

هر جلسه برای دانشجو با تاریخ، ساعت شروع، مدت، نوع، مشاور و یادداشت‌ها ثبت می‌شود. انواع جلسه قابل تنظیم‌اند؛ پیش‌فرض‌ها جلسه اول، پیگیری، ارزیابی شغلی و بررسی درخواست پذیرش هستند.

دو فیلد بیشتر کار را انجام می‌دهند: کارهای بعدی و تاریخ جلسه بعدی. داشبورد از دومی فهرست پیگیری‌های لازم را می‌سازد. جلسات می‌توانند یادآور هم داشته باشند و در تقویم ثبت شوند.

هر درخواست پذیرش با مرحله، مهلت و مدارکش در پرونده دانشجو و روی تابلویی برای همه دانشجویان دیده می‌شود. یک دانشجو، چند درخواست پذیرش، هرکدام جداگانه پیگیری‌شده. پیگیری درخواست‌های پذیرش را ببینید.

مدارک در هفت دسته ثابت بارگذاری می‌شوند: هویتی، دیپلم، مدارک زبان، ریزنمرات، انگیزه‌نامه، نامه‌های پذیرش و سایر. ثابت بودن دقیقاً نکته اصلی است. درایو مشترک همین‌جا خراب می‌شود، چون پوشه‌هایی که آدم‌های مختلف نام‌گذاری می‌کنند کم‌کم از هم فاصله می‌گیرند و تا هفته ارسال کسی متوجه نمی‌شود.

کارها اولویت، برچسب، یادآور، چک‌لیست اختیاری و قاعده تکرار دارند و می‌توانند به یک دانشجو وصل شوند، پس روی همان تقویم جلسات و مهلت‌ها می‌آیند. یک کار می‌تواند بدون تاریخ هم بماند. در Premium می‌توانید کارها را با صدا اضافه کنید.

اطلاعات ارسالی از فرم ثبت‌نام با برند شما با یک کلیک به پرونده دانشجو تبدیل می‌شوند، پس پروفایل پر شروع می‌شود، نه خالی.

آنچه فاکتور شده، پرداخت شده و باقی مانده، در پرونده دانشجو. فاکتورها و رسیدها از خود پلتفرم صادر و ارسال می‌شوند، پس مانده حساب را پیش از جلسه می‌دانید، نه بعد از آن.

پرونده‌ها در فضای کاری جداگانه‌ای با نقش‌های مالک، مدیر، مشاور و بیننده قرار دارند و هیچ دسترسی بین مشتریان مختلف وجود ندارد. داده‌ها در منطقه europe-west1 در Google Cloud ذخیره می‌شوند. جزئیات کامل در صفحه امنیت.