به طور خلاصه
اول دانشجویان فعال را منتقل کنید، بعد درخواستهای پذیرش بازشان، بعد پرداختهای معوق. سوابق قدیمی را منتقل نکنید. با کمتر از صد دانشجوی فعال میتوانید ظرف یک روز کاملاً در سیستم جدید کار کنید، چون تنها دادهای که از روز اول باید بینقص باشد دادهای است که به یک مهلت آینده وصل است.
غریزه میگوید همه چیز را منتقل کنید، و این کار یکروزه را به پروژهای سهماهه و رهاشده تبدیل میکند. دانشجویانی که دو سال پیش تمام کردهاند لازم نیست در CRM باشند تا حفظ شوند.
قدم 1. تعیین کنید فعال یعنی چه
اول قاعده را بنویسید: فعال یعنی جلسه، درخواست پذیرش باز یا فاکتور پرداختنشده در دوازده ماه آینده. بقیه بایگانی است. این معمولاً حجم مهاجرت را نصف میکند.
قدم 2. برگه را تمیز کنید، نه CRM را
اصلاح داده در فایل اکسل خیلی آسانتر از بعد از ورود داده است. پیش از گرفتن هر خروجی:
پاکسازی پیش از مهاجرت
- هر دانشجو یک ردیف. مواردی را که دو بار با املای متفاوت اضافه شدهاند ادغام کنید.
- فیلدهای ترکیبی را جدا کنید. «Maria K. (مادر Elena 69…)» سه فیلد است، نه یکی.
- یک قالب تاریخ به کار ببرید. قالبهای مختلف رایجترین علت شکست ورود داده است.
- نام کشورها و دانشگاهها را یکدست کنید. «UK»، «U.K.» و «United Kingdom» یک مقدارند، نه سه.
- ستونهایی را که یک سال است کسی پر نکرده حذف کنید.
قدم 3. اول دانشجویان، بعد درخواستهای پذیرش، بعد پول
- مرحله 01
دانشجویان
اطلاعات تماس، اطلاعات تماس والدین، مدرسه و کشورهای هدف. بقیه میتواند تا صحبت بعدی با آنها صبر کند.
- مرحله 02
درخواستهای پذیرش باز
فقط آنهایی که هنوز بسته نشدهاند، با دانشگاه، مرحله و مهلت. این بخش باید درست باشد، چون تقویم به آن وابسته است.
- مرحله 03
پرداختهای معوق
آنچه بدهکارند را وارد کنید، نه آنچه تسویه شده. سابقه پرداختها در حسابهایتان هست و لازم نیست دوباره تایپ شود.
- مرحله 04
جلسات از این به بعد
جلسات جدید را از روز اول ثبت کنید و گذشته را پر نکنید. ظرف چند هفته پرونده به اندازه کافی کامل میشود.
قدم 4. ورودیهای قدیمی را ببندید
مهاجرت وقتی شکست میخورد که دادههای تازه همچنان به جای قدیمی میرسند. اگر درخواستهای مشاوره از Google Form یا بیوی Instagram میآیند، همان هفته آنها را به سیستم جدید وصل کنید. فرمهای ثبتنام برای همین است.
واقعاً چقدر طول میکشد
ورود داده چند دقیقه است. وقت اصلی صرف پاکسازی میشود: نصف روز برای پنجاه دانشجو، یک روز کامل برای دویست. آنچه هفتهها طول میکشد عادت است: تیم باید دیگر برگه را باز نکند. تعیین تاریخی که بعد از آن فایل اکسل فقطخواندنی شود بیش از هر آموزشی کمک میکند.
کل روند راهاندازی در چکلیست راهاندازی CRM آمده است. اینکه اصلاً منتقل شوید یا نه، از جمله دلایل ماندن، در CRM در برابر فایل اکسل است.
با ده دانشجو شروع کنید
پلن رایگان 10 دانشجو را پوشش میدهد، کافی برای اینکه اول یک مهاجرت واقعی را تمرین کنید.
ادامه مطلب
پرسشهای متداول
آیا دانشجویانی را که پذیرش گرفتهاند هم منتقل کنیم؟
فقط اگر انتظار دارید دوباره با آنها کار کنید یا پرونده را برای معرفی لازم دارید. در غیر این صورت فایل اکسل بایگانی را نگه دارید. پروندههای بسته به هر فهرست و جستوجو شلوغی اضافه میکنند.
آیا بعداً میتوان دوباره از دادهها خروجی گرفت؟
باید بتوان، و پیش از تعهد به هر فروشندهای آن را بررسی کنید. خروجی دادهها در پلن Premium در EduCRM هست.