重點摘要
為每位學生保存一份學生檔案的軟體，包含基本資料、面談、大學申請、文件、待辦事項和付款，讓你不必翻找電子郵件、試算表和訊息對話，就能看到任何學生的狀態和下一步。
這個名稱來自銷售軟體，混淆也由此而來。銷售 CRM 是圍繞一次成交的交易設計的。你經營的是一段持續好幾個月甚至好幾年的關係，過程中不斷冒出有期限的事：下週二的面談、送件前的成績單、一月的截止日期、三月的一期款項。
存放什麼
檢驗標準是：一份學生檔案能否回答所有你原本得自己拼湊的問題：
- 基本資料。聯絡方式、家長聯絡方式、學校、年級、科目、方向、目標國家，以及第一次會面時約定的目標。
- 面談。每次諮詢的日期、時長、狀態和備註。
- 申請。每一所大學和科系，各自有階段、截止日期和文件。
- 文件。成績單、護照、推薦信和個人陳述，附在需要的地方。
- 款項。已開請款單、已付和未付的金額。
- 下一步。最近的追蹤、待辦事項或截止日期。
和通用 CRM 有什麼不同
通用 CRM 可以硬改成這個樣子。代價是花一個月建置，之後每個月都要維護。有三個不合的地方一再出現：
| 銷售 CRM 的假設 | 教育顧問公司需要的 |
|---|---|
| 一個聯絡人一筆交易 | 一位學生同時有五到十五份申請，各自有階段和截止日期 |
| 聯絡人就是買家 | 學生是主角，但付錢的常是家長，也必須聯絡得到 |
| 以「成交」結束的招生進度 | 一段延續到錄取、接受、訂金和註冊入學的關係 |
| 營收以交易金額計算 | 每位學生一年內的分期付款、部分付款和收據 |
這不代表通用 CRM 不能用，而是它的代價很容易被忽略：花好幾個小時設定自訂物件，結果除了你沒人看得懂。
你現在需要 CRM 嗎？
重點摘要
如果你記得住每位學生的下一步，就還不需要。一旦你開始寫提醒給自己記學生的事，你其實已經在拼湊一套 CRM，而且拼得很差。
門檻大約在十五到三十位在學學生之間，也會隨每位學生的申請數量而變。更詳細的比較：CRM 與試算表。
接下來看什麼
常見問題
教育顧問 CRM 和學生資訊系統是一樣的嗎？
不一樣。學生資訊系統屬於學校或大學，記錄在學學生的成績、出缺勤和成績單。顧問公司的 CRM 屬於顧問，記錄的是諮詢關係：諮詢、面談、向其他學校提出的申請，以及費用。
小型顧問公司也能用嗎？
可以。工作內容不會因規模而改變：帶十二位學生的個人顧問，面對的截止日期和文件和機構一樣，只是比較少。EduCRM 免費方案可管理 10 位學生，試用不花錢。