Kort gezegd
Verplaats eerst actieve leerlingen, dan hun lopende aanvragen, dan openstaande betalingen. Migreer geen geschiedenis. Met minder dan honderd actieve leerlingen werkt u binnen een dag volledig in het nieuwe systeem, want alleen data bij een toekomstige deadline moet meteen perfect zijn.
De neiging is om alles te verplaatsen, waardoor een klus van één dag een gestrand project van drie maanden wordt. Leerlingen die twee jaar geleden klaar waren, hoeven niet in de CRM te staan om bewaard te blijven.
Stap 1. Bepaal wat als actief telt
Leg eerst de regel vast: actief betekent een sessie, een lopende aanvraag of een openstaande factuur in de komende twaalf maanden. Al de rest is archief. Dat halveert meestal de migratieset.
Stap 2. Maak het bestand schoon, niet de CRM
Data corrigeren is veel makkelijker in de spreadsheet dan na de import. Voordat u iets exporteert:
Opschonen vóór migratie
- Eén rij per leerling. Voeg duplicaten samen die zijn ontstaan doordat iemand tweemaal is toegevoegd onder verschillende spellingen.
- Splits samengevoegde velden. "Maria K. (moeder Elena 69…)" is drie velden, geen één.
- Gebruik één datumnotatie. Gemengde notaties zijn de meest voorkomende oorzaak van een mislukte import.
- Standaardiseer land- en universiteitsnamen. "UK", "U.K." en "United Kingdom" zijn één waarde, geen drie.
- Verwijder kolommen die al een jaar door niemand zijn ingevuld.
Stap 3. Verplaats eerst leerlingen, dan aanvragen, dan geld
- Stap 01
Leerlingen
Contactgegevens, oudercontacten, school en doellanden. De rest kan wachten tot uw volgende gesprek.
- Stap 02
Openstaande aanvragen
Alleen de nog openstaande, met universiteit, fase en deadline. Dit moet kloppen, want de planning hangt ervan af.
- Stap 03
Openstaande betalingen
Voer in wat nog openstaat, niet wat al betaald is. Betaalgeschiedenis staat in uw boekhouding en hoeft niet overgetypt te worden.
- Stap 04
Sessies vanaf nu
Leg nieuwe sessies vanaf dag één vast, zonder oude gegevens aan te vullen. Binnen enkele weken is het dossier compleet genoeg.
Stap 4. Sluit de oude ingangen af
Een migratie mislukt als nieuwe gegevens in het oude systeem blijven binnenkomen. Komen aanvragen binnen via een Google Form of uw Instagram-bio, verleg ze dan diezelfde week. Daarvoor zijn registratieformulieren.
Hoe lang het werkelijk duurt
De import kost minuten. De opschoning kost tijd: een halve dag voor vijftig leerlingen, een hele dag voor tweehonderd. Wat weken kost is gewoonte: het team moet stoppen met het openen van het spreadsheet. Een datum waarna het spreadsheet alleen-lezen wordt, helpt daar meer bij dan welke training dan ook.
De volledige uitrol staat in de CRM-implementatiechecklist. Of overstappen zinvol is, inclusief de argumenten om te blijven, staat in CRM vs spreadsheets.
Begin met tien leerlingen
Het gratis plan dekt 10 leerlingen, genoeg om een echte migratie eerst te oefenen.
Verder lezen
Veelgestelde vragen
Moeten wij leerlingen migreren die al geplaatst zijn?
Alleen als u verwacht opnieuw met hen te werken of het dossier nodig heeft als referentie. Bewaar anders het archiefspreadsheet. Afgesloten dossiers verstoren elke lijst en zoekopdracht.
Kunnen gegevens later opnieuw geëxporteerd worden?
Dat hoort zo, en bevestig dit voordat u zich aan een leverancier bindt. EduCRM biedt gegevensexport bij Premium.