Een CRM-invoering in vier weken: kies het model, migreer het actieve bestand, verplaats de aanvraagkanalen, en schakel het oude systeem uit.
Week 1: Bepaal het model
Voordat u data aanraakt
- Schrijf uw pipelinefases en elke instapvoorwaarde op. Zes of minder.
- Leg uw aanmeldingsfasen vast. Vijf of minder.
- Bepaal wanneer een leerling actief is. Dit bepaalt welke gegevens u migreert.
- Bepaal welke adviseur welke leerlingen beheert.
- Spreek af welke velden u echt invult. Elk optioneel veld is een toekomstige discussie.
Week 2: Migreer de actieve set
Data
- Maak eerst de spreadsheet schoon: verwijder dubbele, splits samengevoegde velden, standaardiseer datums en landnamen.
- Importeer actieve leerlingen met contact- en oudergegevens.
- Voeg alleen openstaande aanmeldingen toe, elk met universiteit, fase en deadline.
- Voer openstaande betalingen in. Sla afgehandelde historie over.
- Controleer steekproefsgewijs tien records tegen de bron. Is er iets structureel fout, herstel dan de import, niet de records.
De details achter deze week vindt u in van spreadsheets naar een CRM.
Week 3: Verplaats de instroom
Waar nieuw werk binnenkomt
- Publiceer uw aanmeldformulier en link ernaar vanaf uw website, Instagram-bio en e-mailhandtekening.
- Zet het oude aanvraagformulier uit, zodat niets dubbel binnenkomt.
- Voeg teamleden toe en stel hun rollen in.
- Plan het terugkerende wekelijkse overleg in ieders agenda.
- Leg vanaf deze week elke nieuwe sessie vast in de CRM. Geen uitzonderingen.
Week 4: het oude systeem uitfaseren
De overstap
- Stel een datum in waarna de spreadsheet alleen-lezen is, en hernoem hem zodat iedereen dat ziet.
- Draai één week parallel, geen drie. Lange parallelle periodes maken beide systemen onvolledig.
- Bekijk de lijsten met achterstallige zaken en zaken zonder vervolgactie samen als team.
- Controleer of u uw gegevens kunt exporteren, zolang u nog een alternatief heeft.
- Noteer de drie dingen die het team blijft fout doen, en verbeter de opzet in plaats van de training te herhalen.
Wat er vaak misgaat
| Symptoom | Gebruikelijke oorzaak |
|---|---|
| Niemand werkt het bord bij | Te veel fases, of fases die niet aansluiten op het werkproces |
| Twee versies van de waarheid | Het oude spreadsheet is nog steeds bewerkbaar |
| Gegevens zien er verkeerd uit na import | Gemengde datumnotaties, of samengevoegde velden die niet zijn gesplitst vóór export |
| Nieuwe aanvragen worden nog steeds gemist | De aanvraagkanalen zijn nooit omgeleid |
Kiest u nog een systeem in plaats van het uit te rollen? Begin met de CRM-koopgids.
Draai week één gratis
Het gratis plan biedt ruimte voor 10 leerlingen, genoeg om het model te testen voordat u iets migreert.