Leerlingbeheer: één dossier voor de hele relatie

Eén dossier per leerling, met profiel, oudercontacten, sessies, aanvragen, documenten, taken, betalingen en facturen.

Wat een leerlingdossier bevat

Het zijn de velden die u tijdens een sessie gebruikt, niet die van een algemene contactkaart:

• Contactgegevens, ID- of paspoortnummer, en twee sets contactgegevens van ouders of voogden. Degene die u belt, is vaak niet degene die u adviseert of degene die betaalt.
• School, schooltype, opleidingsniveau, leerjaar, profiel en vakken, en cijfers per jaar.
• Taalcertificaten, doellanden, opleidingsniveau, studieprogramma en startjaar.
• Interesses, hobby's en favoriete vakken: de details die een persoonlijke motivatiebrief specifiek maken.
• Broers en zussen, beroepen van de ouders en hoe zij van u gehoord hebben.
• Een vrij invulbaar actieplan, plus notities voor sessiesamenvattingen en oudergesprekken.

Het dossier past zich aan de leerling aan. Iedereen wordt ingedeeld als leerling, student, werknemer of militair, en alleen de relevante velden worden getoond: huidige baan voor een carrièreswitcher, huidige universiteit voor een overstapper, studie-interesses voor iemand die net klaar is met militaire dienst.

Elke sessie wordt vastgelegd bij de leerling met datum, starttijd, duur, type, adviseur en notities. Sessietypes zijn instelbaar; de standaardtypes zijn intake, opvolging, loopbaanassessment en aanvraagbeoordeling.

Twee velden doen het meeste werk: actiepunten en datum volgende sessie. Het dashboard gebruikt het tweede veld om een lijst nog op te volgen op te bouwen. Sessies kunnen ook een herinnering krijgen en een agenda-item aanmaken.

Elke aanvraag verschijnt op het dossier van de leerling met fase, deadline en documenten, en op een bord voor alle leerlingen. Eén leerling, meerdere aanvragen, elk apart bijgehouden. Zie aanvraagopvolging.

Documenten worden geüpload onder zeven vaste categorieën: identiteit, diploma, taalcertificaten, cijferlijsten, motivatiebrief, toelatingsbrieven en overig. Vast is het punt. Hier gaat een gedeelde schijf mis, want mappen die door verschillende mensen worden benoemd, raken uit elkaar en niemand merkt het tot de inleverweek.

Taken hebben een prioriteit, labels, een herinnering, een optionele checklist en een herhaalregel, en kunnen aan een leerling worden gekoppeld, zodat ze op dezelfde kalender staan als sessies en deadlines. Een taak kan ook zonder datum blijven. Met Premium voegt u taken toe via spraak.

Inzendingen van uw eigen inschrijfformulier worden met één klik leerlingdossiers, zodat het profiel al gevuld begint in plaats van leeg.

Wat is gefactureerd, betaald en nog openstaat, wordt bij de leerling bijgehouden. Facturen en bonnen worden vanuit het platform aangemaakt en verstuurd, zodat u het saldo kent vóór de sessie, niet erna.

Gegevens staan in een geïsoleerde werkruimte met rollen eigenaar, beheerder, adviseur en kijker, zonder toegang tussen tenants. Data wordt opgeslagen in de europe-west1-regio van Google Cloud. Volledige details op de beveiligingspagina.