Hoe het werkt
- Stap 01
Voeg de leerling toe
Typ de gegevens in, importeer ze uit een spreadsheet of laat de leerling uw inschrijfformulier invullen.
- Stap 02
Noteer elk gesprek
Wat u hebt besproken, wat er daarna gebeurt en wanneer u elkaar weer spreekt.
- Stap 03
Houd alles bij de leerling
Aanmeldingen, documenten, taken en betalingen horen allemaal bij hetzelfde dossier.
- Stap 04
Iedereen in uw team kan het overnemen
Een collega opent de leerling en weet hoe het ervoor staat.
Wat er in een leerlingdossier staat
- Contactgegevens, identiteitskaart- of paspoortnummer en twee ouders of voogden. Degene die u belt, is vaak niet de leerling zelf.
- School: soort school, niveau, klas, vakken en cijfers per jaar.
- Plannen: taalcertificaten, de landen waar de leerling heen wil, het studieniveau en de opleiding, en het jaar waarin de studie begint.
- Persoonlijke gegevens waarmee een aanmelding opvalt: interesses, hobby's, lievelingsvakken, broers en zussen, het werk van de ouders en hoe de leerling van u heeft gehoord.
- Een actieplan en notities, voor samenvattingen van gesprekken en reacties van ouders.
Het dossier past bij de persoon. U geeft aan of iemand scholier, student, werkende of militair is, en alleen de velden die kloppen worden getoond, zoals de huidige baan bij iemand die van beroep wil veranderen.
Gesprekken
Elk gesprek (in EduCRM een sessie) wordt bij de leerling bewaard, met datum, tijd, duur, soort, adviseur en notities. U kiest zelf de soorten gesprek. Standaard zijn dat eerste gesprek, vervolggesprek, beroepsoriëntatie en bespreking van de aanmelding.
Twee velden zijn het belangrijkst: wat er hierna gebeurt en de datum van het volgende gesprek. Aan de hand van die datum maakt EduCRM een lijst van leerlingen die u opnieuw moet benaderen. Bij een gesprek kunt u ook een herinnering instellen, en het komt meteen in de agenda.
Documenten
Documenten komen in zeven vaste mappen: identiteitsbewijs, diploma's, taalcertificaten, cijferlijsten, motivatiebrief, toelatingsbrieven en overig. Iedereen gebruikt dezelfde mappen, dus er raakt niets zoek in de week van een deadline.
Aanmeldingen, taken en betalingen
- Aanmeldingen: elke aanmelding bij een universiteit, met fase en deadline. Zie aanmeldingen volgen.
- Taken: dingen die u nog moet doen, met een prioriteit, een herinnering, een checklist en zo nodig een herhaling. Ze zijn gekoppeld aan de leerling en staan in de agenda. Een taak mag ook geen datum hebben. Met Premium kunt u taken inspreken.
- Betalingen: wat u hebt gefactureerd, wat is betaald en wat nog openstaat, met facturen en betalingsbewijzen die u vanuit EduCRM verstuurt. Zie betalingen en facturatie.
Waarom één dossier beter werkt dan vijf programma's
| Verspreid over tools | In één leerlingdossier |
|---|---|
| Notities in een notitieboekje | Doorzoekbaar, met datum, leesbaar voor een collega |
| Documenten op een gedeelde schijf | Naast de aanmelding waarvoor ze nodig zijn |
| Deadlines in een persoonlijke agenda | In dezelfde agenda als uw gesprekken |
| Betalingen in boekhoudsoftware | Zichtbaar vóór de afspraak, niet aan het einde van de maand |
| Status in iemands hoofd | Een fase die iedereen kan opzoeken |
Wie het kan zien
Uw leerlingen staan in uw eigen, afgeschermde account. Elk teamlid heeft een rol (eigenaar, beheerder, adviseur of kijker) en geen enkel ander bedrijf kan uw gegevens zien. De gegevens staan in de regio europe-west1 van Google Cloud, in de EU. Meer details staan op de beveiligingspagina.
Gerelateerde pagina's
Veelgestelde vragen
Hoeveel leerlingen kan EduCRM aan?
Het gratis plan dekt tot 10 leerlingen. Premium dekt onbeperkt leerlingen voor € 49,99 per maand.
Kunnen meerdere consulenten aan dezelfde leerling werken?
Ja, in hetzelfde account. Wat iedereen kan zien, hangt af van de rol. Eén vaste adviseur per leerling werkt toch beter dan gedeelde verantwoordelijkheid.
Kan leerlingdata worden geëxporteerd?
Ja, gegevensexport zit bij Premium inbegrepen. Controleer dat bij elke software voordat u kiest, niet erna.