Elke universiteitsaanvraag is een eigen dossier, met eigen fase, deadline, documenten en eigenaar. Het staat in het dossier van de leerling en op een bord over uw hele portefeuille.
Hoe het volgen van aanvragen werkt
Kort gezegd
Elke aanvraag is een apart record met eigen fase, deadline, documenten en eigenaar. Hij staat op het dossier van de leerling én op een sleep-bord over alle leerlingen heen, zodat "waar staat deze leerling?" en "wat loopt deze maand?" allebei één filter zijn.
Aanvraagfasen
Standaard zijn er zes fasen. Hernoem, herschik of vervang ze in Instellingen:
| Fase | Wat het betekent |
|---|---|
| Concept | Wordt voorbereid. Documenten verzameld, essay opgesteld, deadline vastgelegd. |
| Ingediend | Verzonden naar de universiteit. |
| Aanbod | Er is een aanbod gedaan. |
| Afgewezen | Niet geslaagd. Bewaard, niet verwijderd. |
| Geaccepteerd | De leerling heeft het aanbod geaccepteerd. |
| Ingeschreven | Geplaatst. De fase die vertelt of het jaar geslaagd is. |
Voeg zo nodig een fase shortlisted of besluit in afwachting toe, maar houd de lijst kort. Borden met twaalf fasen worden in november niet meer bijgewerkt.
Deadlines
Deadlines staan op dezelfde kalender als sessies en opvolgingen, in dag-, week- en maandweergave, verzetten met slepen, kleurcodering per leerling. Een tweede kalender is er een die niemand opent.
Te late inzendingen voorkomt u door vanaf de deadline terug te plannen langs alles wat op een ander wacht: schoolsecretariaten, referenten, vertalers, examencommissies. De methode staat in documenten en deadlines beheren.
Documenten per aanvraag
Universiteiten willen niet allemaal hetzelfde: een beëdigde vertaling, een transcript in het Engels, twee referenties in plaats van één. Door de checklist op de aanvraag te zetten in plaats van op de leerling, komt dat in oktober aan het licht, niet in de deadlineweek. De documenten zelf staan op het leerlingdossier, zodat elke aanvraag erbij kan.
Eén eigenaar per aanvraag
Elke aanvraag heeft één vaste eigenaar. Een aanvraag van 'het team' is een aanvraag die niemand opvolgt. Bij Premium kost een extra teamlid € 49,99.
Notities en voortgang
Contact met een toelatingskantoor, een eigenaardigheid van een portaal, een referentienummer, een voorwaardelijke eis: alles staat bij de aanvraag, niet in een inbox. Dat maakt waarneming mogelijk.
Meerdere aanmeldingen per leerling
Dit is de norm, niet alleen mogelijk. Een leerling kan zoveel openstaande aanvragen hebben als nodig. Open de leerling om al zijn aanvragen te zien, of het bord voor iedereen in een bepaalde fase.
Elk record bevat de universiteit, land, opleiding, indienplatform (UCAS, Common App, Direct of Overig), fase, deadline en notities. Zo is 'elke aanvraag voor Nederland die nog in concept staat' een filter, geen geheugenwerk.
De wekelijkse controle die dit mogelijk maakt
- Filter op in voorbereiding met een deadline binnen zes weken. Dat is het werk voor die week.
- Controleer elke documentenlijst. Zes weken is sneller dan bijna elke externe doorlooptijd, dus ontbrekende stukken zijn nog te herstellen.
- Bekijk de aanvragen bij beslissing in afwachting waarvan de opvolgdatum is verstreken.
Sleep een aanvraag tussen fasen
De demo is de werkende software met voorbeeldaanvragen en -deadlines.
Gerelateerde pagina's
Leerlingbeheer
One record per student: contacts, sessions, applications, documents, payments and notes.
Lees meerAdviseurs studeren in het buitenland
Enquiries, counselling, shortlists, applications and visa paperwork for students going overseas.
Lees meerLeerlingwerving
The funnel from first enquiry through counselling, application, offer and enrolment.
Lees meerCRM-koopgids
Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.
Lees meerVeelgestelde vragen
Kan één leerling meerdere universiteitsaanvragen hebben?
Ja. Elke aanvraag is een eigen record met eigen universiteit, fase, deadline en documenten. Er is geen enkele status op de leerling die voor alle aanvragen moet gelden.
Integreert EduCRM met UCAS of Common App?
Geen API-integratie, u dient nog steeds via elk portaal in. Maar elke aanvraag registreert welk platform wordt gebruikt (UCAS, Common App, Direct of Overig), zodat u uw dossiers op platform kunt filteren.
Verschijnen aanvraagdeadlines in de kalender?
Ja, op dezelfde kalender als sessies en follow-ups, met dag-, week- en maandweergave en verslepen om te verzetten.