Privacybeleid

1. Inleiding

EduCRM ("wij", "ons", "onze") wordt geëxploiteerd door GN. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, verstrekken en beveiligen wanneer u onze websites educrmapp.com en educrm.gr bezoekt en onze diensten gebruikt, waaronder ons platform voor klantrelatiebeheer op app.educrmapp.com.

2. Gegevens die wij verzamelen

Wij kunnen de volgende soorten gegevens verzamelen:

• Persoonlijke gegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en telefoonnummer die u opgeeft wanneer u een account aanmaakt, een contactformulier invult of zich abonneert op onze dienst.
• Accountgegevens: gegevens die u in het platform invoert, waaronder leerlingdossiers, gespreksverslagen, betalingsregistraties en aanmeldingsgegevens.
• Gebruiksgegevens: gegevens over hoe u onze website en ons platform gebruikt, waaronder IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en bestede tijd.
• Betaalgegevens: factuurgegevens die veilig via Stripe worden verwerkt. Wij slaan uw creditcardgegevens niet op onze servers op.

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

• Om onze diensten te leveren, te laten werken en te onderhouden
• Om uw transacties te verwerken en uw abonnement te beheren
• Om met u te communiceren, onder meer door vragen te beantwoorden en updates over de dienst te sturen
• Om onze website en diensten te verbeteren
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Deze doeleinden gelden voor de persoonsgegevens die u rechtstreeks aan EduCRM verstrekt. Ze gelden niet voor gegevens die via Google Workspace-API's worden ontvangen; die worden alleen gebruikt om de functies voor gebruikers te leveren en te verbeteren die u uitdrukkelijk hebt gekoppeld. Zie paragraaf 7.

4. Gegevens delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen met subverwerkers die nodig zijn om de Dienst te laten werken:

• Google Cloud (Firebase, Firestore, Cloud Functions, KMS): hosting, database, authenticatie, versleuteling van OAuth-tokens. Regio: europe-west1.
• Anthropic (Claude API): AI-koppeling van spreadsheetkolommen bij het importeren van leerlingen.
• Vercel: frontend-hosting en cookieloze analyse van paginaweergaven (alleen met uw toestemming).
• Stripe: betalingsverwerking.
• Resend: transactionele e-mail (uitnodigingen, meldingen).

Alle subverwerkers zijn gebonden aan hun eigen privacybeleid en verwerkersovereenkomsten. Een actuele lijst van subverwerkers is op aanvraag beschikbaar op educrmapp.com/security.

Gegevens die via Google Workspace-API's worden ontvangen vormen een uitzondering: die worden alleen opgeslagen in Google Cloud (Firestore, regio europe-west1) en worden niet gedeeld met andere subverwerkers op deze lijst.

5. E-mailkoppelingen

EduCRM maakt geen verbinding met e-mailaccounts van leerlingen of klanten. Wij lezen, bewaren, classificeren of versturen geen e-mail vanuit een Gmail-postvak of ander postvak namens u.

Een eerdere optionele Gmail-koppeling is stopgezet voordat deze algemeen beschikbaar werd. Er zijn nooit e-mailgegevens van klanten verzameld of opgeslagen.

6. AI-verwerking

EduCRM gebruikt AI op twee plekken: om een gesproken notitie om te zetten in gestructureerde taken, en om voor te stellen hoe de kolommen van een spreadsheet overeenkomen met leerlingvelden wanneer u gegevens importeert. In beide gevallen wordt het resultaat aan u getoond en alleen opgeslagen als u het bevestigt.

De koppeling van kolommen bij het importeren van een spreadsheet wordt verwerkt door Anthropic (Claude) als subverwerker onder onze verwerkersovereenkomst, en er worden alleen de kolomkoppen en een klein aantal voorbeeldrijen verzonden. Anthropic traint niet op de gegevens van onze klanten.

Spraaknotities die via de AI-taakfunctie worden ingediend, worden door een externe AI-aanbieder getranscribeerd en omgezet in taken. Geen enkele AI-functie neemt namens u contact op met wie dan ook.

7. Google Workspace-API's en beperkt gebruik

De enige Google Workspace-API waarmee EduCRM is geïntegreerd, is Google Calendar, via de optionele tweerichtingssynchronisatie van de agenda die u kunt inschakelen en op elk moment kunt loskoppelen in de instellingen van uw werkruimte.

Gegevens die via die API worden ontvangen, worden uitsluitend gebruikt om de agendasynchronisatie zelf te leveren en te verbeteren, een functie voor gebruikers die duidelijk zichtbaar is in de EduCRM-interface en die u zelf hebt gekoppeld. Wij gebruiken ze voor geen enkel ander doel: niet om andere functies te ontwikkelen, niet voor analyse of onderzoek, niet om onze website of onze diensten in het algemeen te verbeteren en niet voor een doel waarvoor u geen toestemming hebt gegeven toen u de koppeling instelde.

Het gebruik door EduCRM van ruwe of afgeleide gebruikersgegevens die via Google Workspace-API's worden ontvangen, voldoet aan het beleid voor gebruikersgegevens van Google API Services, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

In het bijzonder:

• Wij gebruiken, dragen over of verkopen Google-gebruikersgegevens (ruw, geaggregeerd of afgeleid) niet om fundamentele of generieke modellen voor kunstmatige intelligentie of machine learning te ontwikkelen, te trainen, bij te stellen of te verbeteren, ongeacht of het onze eigen modellen zijn of die van een derde partij.
• Gegevens die via een Google Workspace-API worden ontvangen, worden niet naar een AI- of machine-learningmodel of AI-dienst van derden gestuurd. De AI-functies die in paragraaf 6 worden beschreven, werken alleen met gegevens die u zelf in EduCRM invoert (de spreadsheet die u importeert, de spraaknotitie die u opneemt) en nooit met Google Calendar-gegevens.
• Google-gebruikersgegevens worden nooit gebruikt voor reclame en worden nooit verkocht aan of overgedragen aan databrokers, wederverkopers van informatie of andere partijen.
• Geen mens leest uw Google-gebruikersgegevens, behalve wanneer u daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven, wanneer dat nodig is voor beveiligingsdoeleinden of om aan toepasselijk recht te voldoen, of wanneer de gegevens zijn geaggregeerd en geanonimiseerd.
• Als u de koppeling loskoppelt in de instellingen van uw werkruimte, of de toegang intrekt op myaccount.google.com, worden de opgeslagen toegangsgegevens en de gespiegelde agendagegevens verwijderd.

8. Bewaartermijnen

• Werkruimte- en accountgegevens: bewaard zolang uw account actief is. Op verzoek binnen 30 dagen na het opheffen van het account geëxporteerd en verwijderd.
• AI-gebruikslogboeken (gebruikstellers, auditgebeurtenissen): 12 maanden bewaard.
• Betalingsregistraties: 7 jaar bewaard, zoals de belastingwetgeving voorschrijft.

U kunt verzoeken om onmiddellijke verwijdering van persoonsgegevens door contact met ons op te nemen op onderstaand adres.

9. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Alle gegevens worden verzonden via versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS).

10. Uw rechten (AVG)

Als u zich in de Europese Economische Ruimte bevindt, hebt u het recht om:

• Toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren
• Correctie van onjuiste gegevens te vragen
• Verwijdering van uw gegevens te vragen
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens of de verwerking te beperken
• Overdraagbaarheid van uw gegevens te vragen
• Uw toestemming op elk moment in te trekken

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via onderstaand e-mailadres.

11. Cookies en browseropslag

Deze website gebruikt een klein aantal strikt noodzakelijke cookies en items in de browseropslag, en vraagt uw toestemming voordat iets optioneels wordt uitgevoerd. Niet-essentiële analyse- en marketingscripts worden pas geladen nadat u ze toestaat.

De volledige lijst van wat wordt opgeslagen, waarom en hoe lang, staat in ons cookiebeleid, waar u uw keuzes ook op elk moment kunt wijzigen.

12. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij informeren u over wijzigingen door het nieuwe beleid op deze pagina te plaatsen en de datum bij "Laatst bijgewerkt" aan te passen.

13. Neem contact met ons op

Als u vragen hebt over dit privacybeleid, neem dan contact met ons op via:

GNE-mail: privacy@educrmapp.com