Oplossingen
CRM voor onderwijsinstellingen voor de toelating aan een school.
Toelatingssoftware voor scholen, hogescholen en opleidingscentra. Elke aanvraag, open dag, aanmelding en kosten op één plek, van eerste contact tot bevestigde plaats.
Gratis tot 10 leerlingen. Geen creditcard nodig.
Wat een instelling van een CRM nodig heeft
Een andere taak dan uw leerlingvolgsysteem.
Kort gezegd
Het beheert de mensen die nog geen leerling zijn: elke aanvraag, het gezin erachter, de gesprekken, de aanmelding met de bijbehorende documenten, de deadlines en de kosten.
Uw leerlingadministratiesysteem neemt het over zodra iemand zich inschrijft. Het is nooit gemaakt om driehonderd halfafgeronde gesprekken over aankomend september bij te houden. In dat gat lekt een intake weg.
Instellingen die werven, niet alleen inschrijven
Altijd hetzelfde patroon: een intake met een deadline, een beslissing aan het eind, meer aanvragen dan één persoon aankan.
Particuliere en onafhankelijke scholen
Vragen van ouders, open dagen, papierwerk, een toetsdatum en een besluit, elk jaar rond een vaste september.
Taalscholen
Korte cursussen, doorlopende instroom, aanvragen die binnen twee weken omslaan of doodbloeden.
Hogescholen en opleidingscentra
Meerdere opleidingen die tegelijk instromen uit één pool aanvragen, elk met een eigen capaciteit en sluitingsdatum.
Beroepsopleidingen en vakacademies
Volwassen leerlingen die in termijnen betalen, waar geld meespeelt in het toelatingsgesprek.
Internationale afdelingen van universiteiten
Kandidaten uit het buitenland, met documenten in het verkeerde formaat en een tikkende visumklok.
Bijles- en examentrainingscentra
Eén pijplijn voor ouders: verkoop, planning en facturatie in één relatie.
Lees meerEén toelatingsjaar, in één systeem
In de volgorde waarin het echt gebeurt.
- 01
Aanvragen komen op één plek binnen
Een websiteformulier, een telefoontje, een WhatsApp-bericht, een naam genoteerd op een beurs. Wat u verliest, zijn de drie dagen voordat iemand beslist van wie het is. Een aanmeldformulier op uw eigen subdomein zet het direct in het systeem.
- 02
Open dagen en proeflessen
Aanmeldingen komen via hetzelfde formulier binnen, aanwezigheid wordt als sessie vastgelegd, en de follow-up is een taak met datum en naam.
- 03
De familie, niet alleen de aanvrager
Bij een school is de beslisser een ouder; bij een volwassenenprogramma vaak een werkgever. Elk gesprek wordt vastgelegd met datum en afspraak, zodat wie de telefoon opneemt de draad meteen oppakt.
- 04
Aanvragen, één per programma
Een familie die zich voor twee programma's aanmeldt heeft niet één status. Elke aanvraag is een eigen dossier met fase, deadline, documenten en eigenaar.
- 05
Documenten die in de verkeerde volgorde binnenkomen
Schoolrapporten, referenties, ID, medische formulieren, adresbewijs. Alles wordt onder vaste categorieën geüpload, zodat niets alleen in een gearchiveerde e-mail blijft staan.
- 06
Toetsen, gesprekken en sluitingsdata
Toelatingstoetsen, gesprekken, proefdagen en de inschrijfdeadline staan in één agenda met elke follow-up, met herinneringen en tweerichtings-sync met Google Calendar.
- 07
Inschrijfgeld en aanbetalingen
Gefactureerd, betaald en openstaand, per gezin, met genummerde facturen en kwitanties als pdf.
- 08
De beslissing, en wie u afwijst
Aanbiedingen, acceptaties en afwijzingen zijn fases, geen verwijderingen. Een kandidaat die dit jaar nee zegt, blijft volgend jaar in uw bestand.
Wie ziet wat
Bij dit proces zijn meer mensen betrokken dan bij een adviesbureau: registrar, receptionist, hoofd toelating, penningmeester. Met rollen deelt u het register zonder alles te delen.
| Rol | Wie dit meestal is | Wat ze mogen doen |
|---|---|---|
| Eigenaar | Schoolhoofd of directeur | Alles, inclusief facturatie en instellingen. |
| Beheerder | Hoofd toelating of registrar | Elke kandidaat, elk programma. |
| Adviseur | Toelatingsmedewerker, programmaleider | Hun eigen aanvragers. |
| Viewer | Receptionist, penningmeester, bestuurslid | Alleen-lezen. |
Elke aanvrager heeft één vaste eigenaar. Dat bepaalt of opvolging plaatsvindt. Zie teamrollen en rechten en de beveiligingspagina.
Wat dit niet is
Een pagina die alles belooft, is niets waard als u vergelijkt.
Vier dingen die EduCRM niet doet.
- 01
Geen leerlingadministratiesysteem
Geen lesrooster, cijferlijst, aanwezigheidsregistratie of rapporten. Gebruik het naast het systeem met uw ingeschreven leerlingen en draag over bij inschrijving.
- 02
Het verwerkt geen online betalingen
Kosten, facturen en betalingsbewijzen worden hier bijgehouden en gegenereerd. Het geld loopt nog steeds via uw bank of betaalprovider.
- 03
Er is geen gezinslogin
Ouders en aanmelders worden via het platform benaderd. Er is geen gezinsportaal.
- 04
Geen rapportagesuite
Het dashboard beantwoordt de actuele vragen, plus een omzetgrafiek. Meer bouwt u zelf, met de Premium-gegevensexport.
Start halverwege het jaar, zoals iedereen
- Stap 01
Breng uw bestaande lijst mee
Upload het spreadsheet met aanvragen van het kantoor. De kolomkoppeling wordt voor u voorgesteld en gecontroleerd op duplicaten voordat er iets wordt opgeslagen.
- Stap 02
Benoem uw eigen fasen
Fasen, pijplijn, sessietypes en betaalmethoden zijn instellingen. Gebruik de woorden die op kantoor al gebruikt worden.
- Stap 03
Zet het formulier op de website
Vanaf die dag komt elke aanvraag getypt, gedateerd en toegewezen.
- Stap 04
Doe eerst één intake, verplaats dan de rest
Eén programma, of één jaargroep, voor een semester. Zie de CRM-implementatiechecklist.
Wat het een instelling kost
- Gratis, tot 10 leerlingen. Genoeg om de instroom van één programma te testen. Geen kaart.
- Premium, € 49,99/maand, tot 1499 leerlingen, plus inschrijfformulieren, spraaktaken, eigen huisstijl en gegevensexport. Extra accounts voor medewerkers € 49,99 per stuk. 14 dagen proefperiode.
- Business, € 1.500 opstartkosten plus Premium. Volledig verzorgd: eigen website, leadformulier en professioneel e-mailadres.
Data staat in de europe-west1-regio van Google Cloud. Subverwerkers en bewaartermijnen vindt u op de beveiligingspagina.
Veelgestelde vragen
Wat is een CRM voor onderwijsinstellingen?
Software die alles beheert vóór inschrijving: aanvragen, aanmeldingen voor open dagen, het gezin achter elke kandidaat, aanmeldingen met eigen fases en deadlines, documenten, kosten en opvolging. Een leerlingvolgsysteem is daar niet voor gemaakt.
Is EduCRM een leerlingvolgsysteem of een schoolbeheersysteem?
Nee. Geen roosters, cijferlijsten, absentieregistratie of leerbeheer. Het regelt toelating en werkt naast het systeem dat uw leerlingen bijhoudt.
Kunnen verschillende opleidingen of leerjaren apart worden toegelaten?
Ja. Elke aanmelding is een apart dossier met eigen opleiding, fase, deadline, documenten en eigenaar, zodat meerdere intakes tegelijk lopen vanuit één pool aanvragen.
Kunnen ouders of kandidaten inloggen om hun status te checken?
Nee. Er is geen ouderportaal. Kandidaten en ouders worden per e-mail benaderd vanuit het platform, en wat er is gezegd blijft in hun dossier.
Hoeveel medewerkers kunnen het gebruiken?
€ 49,99 per stuk bij Premium, met rollen voor eigenaar, beheerder, consulent en kijker. Het plan dekt tot 1499 leerlingen, zonder vast maximum aan medewerkers.
Waar worden leerlinggegevens opgeslagen?
In de regio europe-west1 van Google Cloud, met TLS 1.2 of hoger tijdens overdracht en elke werkruimte geïsoleerd. Volledige details op de beveiligingspagina.
Bekijk het bij een echte instroom
De live software met voorbeeldkandidaten, aanmeldingen en kosten. Geen account, geen kaart, elke 24 uur gereset.
Gerelateerde pagina's
Leerlingwerving
The funnel from first enquiry through counselling, application, offer and enrolment.
Inschrijfformulieren
A branded sign-up page on your own subdomain, feeding enquiries straight into your CRM.
Aanmeldingen volgen
Every application with its stage, deadline, documents and owner, on one board.
CRM-koopgids
Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.