Kort gezegd
Volg de aanvraag, niet de leerling. Elke aanvraag krijgt een eigen dossier met een fase, deadline, documentenlijst en verantwoordelijke. Een leerling met acht aanvragen heeft acht statussen tegelijk, en één statusveld houdt dat niet vast.
Dit is de meest gemaakte fout wanneer een adviesbureau een spreadsheet ontgroeit. Eén rij per leerling, één kolom genaamd Status. In november staat er "3 verstuurd, 2 wachten op cijferlijst, TU Delft wil het essay" en niemand kan filteren.
Een fasemodel dat de realiteit doorstaat
Een fase moet aangeven waar het werk staat, en elke stap moet iets zijn wat iemand doet. Vijf is meestal genoeg:
- Stap 01
Op de shortlist
Universiteit en opleiding vastgelegd. Nog niets voorbereid. Leg hier de toelatingseisen en de deadline vast, zodat u de rest van het plan hierop baseert.
- Stap 02
In voorbereiding
Documenten worden verzameld, motivatiebrief wordt geschreven. Hier lopen aanvragen vaak vast, dus controleer dit wekelijks.
- Stap 03
Ingediend
Verstuurd, met de datum vastgelegd. Alles wat het portaal aflevert (een referentienummer, een login) hoort in het dossier, niet in een e-mail.
- Stap 04
In afwachting van beslissing
Wachten op de universiteit. Bepaal de datum waarop u navraag doet, niet de datum waarop u hoopt te horen.
- Stap 05
Aanbod / afgewezen / ingetrokken
Afgerond. Een aanbod brengt nieuwe verplichtingen met zich mee (aanbetaling, acceptatiedeadline, huisvesting), en dat zijn taken, geen fasen.
Wat u per aanmelding vastlegt
- Universiteit en opleiding, gespeld zoals de universiteit ze zelf schrijft.
- De indieningsdeadline, en apart uw eigen einddatum, meestal twee weken eerder.
- De documenten die deze universiteit wil. Die verschillen, en wie dat vergeet, mist de deadline.
- Wie in het team dit onder zijn hoede heeft. Eén naam, geen team.
- Notities van elk contact met de toelatingsdienst.
In EduCRM staat elke aanvraag op het dossier van de leerling en op een drag-and-drop-bord. Open de leerling voor al zijn aanvragen, of het bord voor alles wat in voorbereiding is. Zie aanvraagopvolging.
Hoe u voorkomt dat deadlines u overvallen
Deadlines zijn een planningsprobleem, geen herinneringsprobleem. Een herinnering drie dagen van tevoren helpt niet als een cijferlijst twee weken duurt. Twee gewoontes lossen het meeste op:
- Zet de datum voor documenten verzamelen in de agenda, niet de indieningsdatum. Reken terug vanaf alles waarvoor u op een ander wacht.
- Bekijk het bord één keer per week op een vast tijdstip. Filter op aanvragen in voorbereiding met een deadline binnen zes weken. Die lijst is het werk van die week.
Omdat sessies, deadlines en follow-ups één agenda delen, past dat overzicht op één scherm. Meer in documenten en deadlines beheren.
Bekijk het aanvraagbord
Open de live demo en versleep een aanvraag tussen fases. Het wordt elke 24 uur gereset.
Verder lezen
Veelgestelde vragen
Hoeveel aanvragen moet één leerling hebben?
Dat is een keuze voor de consulent, niet voor de software. Belangrijk is dat het systeem meerdere lopende aanvragen per leerling in verschillende fases ondersteunt. EduCRM doet dat.
Moeten visumstappen aanvraagfases zijn?
Meestal niet. Een visum hangt af van een geaccepteerd aanbod en komt dus na afsluiting van de aanvraag. De meeste bureaus volgen visumstappen als taken met een datum bij de leerling.