Hoe u leerlingdocumenten en aanvraagdeadlines beheert

Waarom per aanvraag, niet per leerling

Universiteiten verschillen van mening: de ene wil een beëdigde vertaling, de andere accepteert een Engelse cijferlijst, de derde wil twee referenties. Eén gedeelde checklist verbergt dat tot de deadlineweek.

Dezelfde paar items veroorzaken de meeste gemiste deadlines, en ze hebben één ding gemeen: iemand anders levert ze aan.

• Schoolcijferlijsten. Schoolsecretariaten zijn traag in december en gesloten in augustus.
• Referentiebrieven. Een docent die in september toezegde, heeft in november soms drie herinneringen nodig.
• Taaltestresultaten. Boeken, afleggen en rapporteren kan zes weken duren.
• Beëdigde vertalingen en apostilles. Weken, en het verschilt per land.
• Paspoortverlengingen. Niemand controleert dit tot de visumfase.

Neem de deadline en trek er, in volgorde, af: een buffer voor portaalproblemen, uw controletijd, de opstelcyclus, de langste externe wachttijd. Wat overblijft is uw werkelijke startdatum.

Filter op aanvragen in voorbereiding met een deadline binnen zes weken en controleer elke documentenlijst. Zes weken is sneller dan bijna elke externe doorlooptijd, dus ontbrekende stukken zijn nog te herstellen.

In EduCRM delen deadlines en sessies één kalender en staan documenten bij het dossier, zodat controleren neerkomt op filteren. Zie aanvraagbeheer.