要点
学生ごとに1つの学生ファイルに、プロフィール、面談、大学出願、書類、タスク、支払いを保存するソフトウェアです。メール、スプレッドシート、メッセージのやり取りを探さなくても、どの学生の状況と次のアクションもわかります。
この名前は営業用ソフトウェアから来ていて、それが混乱のもとです。営業用CRMは、一度で成約する商談を中心に作られています。あなたが管理するのは何か月、何年も続く関係で、その間ずっと日付のある作業が発生します。来週火曜の面談、出願前の成績証明書、1月の締め切り、3月の分割払い。
保存するもの
判断基準は、本来なら寄せ集めて答えるしかない質問に、1つの学生ファイルで答えられるかどうかです：
- プロフィール。 連絡先、保護者の連絡先、学校、学年、科目、志望分野、志望国、初回面談で決めた目標。
- 面談。 すべての相談の日付、時間、状況、メモ。
- 出願。 大学とコースごとに、それぞれのステージ、締め切り、書類。
- 書類。 成績証明書、パスポート、推薦状、志望理由書を、必要な場所に添付。
- お金。 請求済み、支払い済み、未払いの額。
- 次のアクション。 直近のフォローアップ、タスク、締め切り。
汎用CRMとの違い
汎用CRMをこの形に作り変えることはできます。その代償は、構築に1か月、その後は毎月の保守です。よくあるずれは3つです：
| 営業用CRMの前提 | 教育コンサルティング会社に必要なもの |
|---|---|
| 連絡先1件に商談1件 | 1人の学生に5〜15件の出願が同時に進み、それぞれにステージと締め切りがある |
| 連絡先が買い手 | 主役は学生だが、支払うのは保護者であることが多く、連絡が取れる必要がある |
| 「受注」で終わるパイプライン | 合格、入学承諾、入学金、入学手続きまで続く関係 |
| 売上は商談金額で管理 | 学生ごとに1年にわたる分割払い、一部支払い、領収書 |
だから汎用CRMが使えないわけではありません。見落としやすい形でコストがかかるということです。カスタムオブジェクトの設定に費やす時間と、それを誰も理解できない状態です。
もう必要ですか？
要点
全学生の次のアクションを頭に入れておけるなら、まだ必要ありません。学生についての自分宛てのリマインダーを書き始めた時点で、もう出来の悪いCRMを作っています。
目安は進行中の学生が15〜30人あたりで、1人あたりの出願数によって変わります。詳しい比較はCRMとスプレッドシートの比較をご覧ください。
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よくある質問
教育コンサルタント向けCRMは学務システムと同じですか？
いいえ。学務システムは学校や大学のもので、在籍学生の成績、出欠、成績証明書を記録します。コンサルティング会社のCRMはアドバイザーのもので、相談の関係を記録します。問い合わせ、面談、他の教育機関への出願、料金です。
小規模なコンサルティング会社でも使えますか？
はい。仕事の中身は規模で変わりません。学生12人の個人コンサルタントにも、エージェントと同じ締め切りと書類があり、数が少ないだけです。EduCRMのFreeプランは学生10人まで使えるので、試すのに費用はかかりません。