En bref
Migrez d'abord les élèves actifs, puis leurs candidatures ouvertes, puis les paiements en attente. Ne migrez pas l'historique. Avec moins de cent élèves actifs, vous êtes opérationnel sur le nouveau système en une journée, car seules les données liées à une échéance future doivent être parfaites dès le premier jour.
Le réflexe, c'est de tout migrer, ce qui transforme un travail d'un jour en projet de trois mois abandonné. Les élèves partis il y a deux ans n'ont pas besoin d'être dans le CRM pour être conservés.
Étape 1. Décidez ce qui compte comme actif
Fixez d'abord la règle : actif signifie une séance, une candidature ouverte ou une facture impayée dans les douze prochains mois. Le reste, c'est de l'archive. Cela réduit souvent de moitié le volume à migrer.
Étape 2. Nettoyez le tableau, pas le CRM
Corriger les données est bien plus simple dans le tableur qu'après l'import. Avant d'exporter quoi que ce soit :
Nettoyage avant migration
- Une ligne par élève. Fusionnez les doublons créés lorsqu'une personne a été ajoutée deux fois sous des orthographes différentes.
- Séparez les champs combinés. « Maria K. (maman Elena 69…) » fait trois champs, pas un.
- Utilisez un seul format de date. Les formats mélangés sont la cause la plus fréquente d'échec d'import.
- Uniformisez les noms de pays et d'universités. « UK », « U.K. » et « United Kingdom » forment une seule valeur, pas trois.
- Supprimez les colonnes que personne n'a remplies depuis un an.
Étape 3. Déplacez d'abord les élèves, puis les candidatures, puis l'argent
- Étape 01
Élèves
Coordonnées, contacts des parents, établissement et pays visés. Le reste peut attendre votre prochain échange avec eux.
- Étape 02
Candidatures en cours
Seulement les dossiers non clos, avec université, étape et échéance. C'est la partie qui doit être juste, car le calendrier en dépend.
- Étape 03
Paiements en attente
Saisissez ce qui est dû, pas ce qui est réglé. L'historique des paiements reste dans votre comptabilité et n'a pas besoin d'être ressaisi.
- Étape 04
Les sessions, à partir de maintenant
Enregistrez les nouvelles séances dès le premier jour, sans rattraper le passé. En quelques semaines, le dossier est assez complet.
Étape 4. Fermez les anciens points d'entrée
Une migration échoue quand les nouvelles données continuent d'arriver à l'ancien endroit. Si les demandes passent par un Google Form ou votre bio Instagram, redirigez-les la même semaine. C'est à cela que servent les formulaires d'inscription.
Combien de temps cela prend réellement
L'import prend quelques minutes. Le nettoyage, lui, prend du temps : une demi-journée pour cinquante élèves, une journée complète pour deux cents. Ce qui prend des semaines, c'est l'habitude : l'équipe doit cesser d'ouvrir le tableur. Une date à partir de laquelle le tableur passe en lecture seule fait plus pour cela que n'importe quelle formation.
Le déploiement complet est détaillé dans la checklist d'implémentation CRM. La question de basculer ou non, y compris les arguments pour rester, est traitée dans CRM vs tableurs.
Commencez avec dix élèves
Le plan gratuit couvre 10 élèves, de quoi tester une vraie migration d'abord.
À lire ensuite
Questions fréquentes
Faut-il migrer les élèves déjà placés ?
Seulement si vous comptez retravailler avec eux ou avez besoin du dossier pour une référence. Sinon, gardez le tableur d'archive. Les dossiers clos alourdissent chaque liste et recherche.
Peut-on de nouveau exporter les données plus tard ?
Cela devrait l'être, et il faut le vérifier avant de vous engager avec un prestataire. EduCRM inclut l'export des données en Premium.