Suivi des candidatures : chaque candidature, son étape, sa date limite

Chaque candidature universitaire est une fiche à part, avec son étape, sa date limite, ses documents et son responsable. Elle figure sur la fiche de l'élève et sur un tableau pour tout votre portefeuille.

Comment fonctionne le suivi des candidatures

Six étapes sont proposées par défaut. Renommez, réordonnez ou remplacez-les dans les Paramètres :

Ajoutez une étape présélectionné ou décision en attente si besoin, mais gardez la liste courte. Les tableaux à douze étapes ne sont plus mis à jour dès novembre.

Les échéances figurent sur le même calendrier que les sessions et les suivis, en vues jour, semaine et mois, déplaçables par glisser-déposer, avec un code couleur par étudiant. Un deuxième calendrier, c'est celui que personne n'ouvre.

Ce qui évite les retards, c'est de planifier à rebours depuis la date limite, en tenant compte de tout ce qui dépend d'un tiers : secrétariats scolaires, référents, traducteurs, organismes de tests. La méthode est expliquée dans gérer documents et échéances.

Les universités ne demandent pas toutes la même chose : une traduction certifiée, un relevé de notes en anglais, deux références au lieu d'une. Garder la checklist sur la candidature plutôt que sur l'étudiant révèle cela dès octobre, pas la semaine de l'échéance. Les documents eux-mêmes restent sur la fiche étudiant, accessibles depuis chaque candidature.

Chaque candidature a un responsable nommé. Une candidature portée par « l'équipe » est une candidature que personne ne relance. En Premium, chaque membre d'équipe ajouté coûte 49,99 €.

Un échange avec un service des admissions, une particularité du portail, un numéro de référence, une condition à remplir : tout est sur la candidature, pas dans une boîte mail. C'est ce qui rend la couverture possible.

C'est la norme, pas juste une option. Un étudiant peut avoir autant de candidatures ouvertes que nécessaire. Ouvrez sa fiche pour toutes les voir, ou le tableau pour voir celles de tous à une étape donnée.

Chaque fiche contient université, pays, formation, plateforme de dépôt (UCAS, Common App, Direct ou Autre), étape, échéance et notes. « Toutes les candidatures aux Pays-Bas encore en brouillon » devient alors un filtre, pas un effort de mémoire.

1. 1Filtrez sur en préparation avec une échéance dans les six semaines. C'est le travail de la semaine.
2. 2Vérifiez chaque liste de documents. Six semaines, c'est plus rapide que presque tous les délais externes : ce qui manque peut encore être corrigé.
3. 3Regardez les candidatures en décision en attente dont la date de relance est dépassée.