Un déploiement CRM en quatre semaines : choisir le modèle, migrer les dossiers actifs, basculer les canaux de prospection, puis retirer l'ancien système.
Semaine 1 : Décidez du modèle
Avant de toucher à la moindre donnée
- Notez les étapes de votre pipeline et leur condition d'entrée. Six maximum.
- Notez vos étapes de candidature. Cinq maximum.
- Définissez ce qui rend un élève actif. Cela détermine l'ensemble à migrer.
- Décidez quel conseiller s'occupe de quels élèves.
- Mettez-vous d'accord sur les champs que vous remplirez vraiment. Chaque champ optionnel est une future dispute.
Semaine 2 : Migrez l'ensemble actif
Données
- Nettoyez d'abord le tableur : dédupliquez, séparez les champs combinés, uniformisez les dates et les noms de pays.
- Importez les élèves actifs avec les coordonnées de contact et des parents.
- N'ajoutez que les candidatures en cours, chacune avec université, étape et échéance.
- Saisissez les paiements en attente. Ignorez l'historique déjà soldé.
- Vérifiez dix fiches par sondage avec la source. Si une erreur est systématique, corrigez l'import, pas les fiches.
Le détail de cette semaine se trouve dans passer du tableur au CRM.
Semaine 3 : Déplacez les points d'entrée
Là où arrive le nouveau travail
- Publiez votre formulaire d'inscription et liez-le depuis votre site, votre bio Instagram et votre signature email.
- Désactivez l'ancien formulaire de contact pour éviter les doublons.
- Ajoutez les membres de l'équipe et définissez leurs rôles.
- Inscrivez le point hebdomadaire récurrent dans l'agenda de chacun.
- Enregistrez chaque nouvelle séance dans le CRM dès cette semaine. Sans exception.
Semaine 4 : abandonnez l'ancien système
Le basculement
- Fixez une date à partir de laquelle le tableur passe en lecture seule, et renommez-le pour que ce soit visible.
- Faites tourner les deux systèmes une semaine, pas trois. Trop longtemps, et aucun des deux n'est complet.
- Passez en revue ensemble, en équipe, les listes de retards et d'actions manquantes.
- Vérifiez que vous pouvez exporter vos données, tant que vous avez encore une alternative.
- Notez les trois erreurs récurrentes de l'équipe, et corrigez la configuration plutôt que de répéter la formation.
Ce qui tend à mal se passer
| Symptôme | Cause habituelle |
|---|---|
| Personne ne met à jour le tableau | Trop d'étapes, ou des étapes qui ne suivent pas le déroulement réel du travail |
| Deux versions de la vérité | L'ancien tableur est toujours modifiable |
| Les données semblent incorrectes après l'import | Formats de date mélangés, ou champs combinés non séparés avant l'export |
| De nouvelles demandes continuent à passer à la trappe | Les canaux de demandes n'ont jamais été redirigés |
Encore en train de choisir un système plutôt que de le déployer ? Commencez par le guide d'achat CRM.
Testez la première semaine gratuitement
Le plan gratuit couvre 10 élèves, assez pour tester le modèle avant de migrer quoi que ce soit.