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CRM d'établissement scolaire pour la partie admissions d'une école.
Logiciel d'admission pour écoles, collèges et centres de formation. Chaque demande, journée portes ouvertes, candidature et frais au même endroit, du premier contact à la place confirmée.
Gratuit jusqu'à 10 élèves. Aucune carte requise.
Ce qu'un établissement attend d'un CRM
Un rôle différent de celui de votre système d'information élèves.
En bref
Il gère les personnes qui ne sont pas encore élèves : chaque demande, la famille derrière, les échanges, le dossier et ses documents, les délais et les frais.
Votre logiciel de gestion des élèves prend le relais le jour de l'inscription. Il n'a jamais été conçu pour gérer trois cents échanges inachevés sur la rentrée prochaine. C'est là que fuit le recrutement.
Des établissements qui recrutent, pas seulement qui inscrivent
Toujours la même forme : un recrutement avec une échéance, une décision à la fin, plus de demandes qu'une personne ne peut suivre.
Écoles privées et indépendantes
Demandes des parents, portes ouvertes, dossiers, date d'évaluation et décision, chaque année avec septembre pour échéance.
Écoles de langues
Cours courts, admissions continues, des demandes qui se concrétisent ou refroidissent en quinze jours.
Collèges et centres de formation
Plusieurs programmes recrutent en même temps depuis un même vivier de demandes, chacun avec sa capacité et sa date limite.
Écoles professionnelles
Des élèves adultes qui paient en plusieurs fois, où l'argent fait partie de l'admission.
Services internationaux des universités
Des candidats venus de l'étranger, des documents au mauvais format, un visa qui presse.
Centres de soutien scolaire et de prépa aux examens
Un parcours pensé pour les parents, où vente, planning et facturation ne font qu'un.
En savoir plusUne année d'admission, un seul système
Dans l'ordre où cela se passe.
- 01
Les demandes arrivent au même endroit
Un formulaire sur le site, un appel, un message WhatsApp, un nom noté lors d'un salon. Ce qu'on perd, ce sont les trois jours avant que quelqu'un décide à qui ça revient. Un formulaire d'inscription sur votre propre sous-domaine l'envoie directement dans le système.
- 02
Journées portes ouvertes et cours d'essai
Les inscriptions passent par le même formulaire, la présence est enregistrée comme une session, et le suivi est une tâche datée avec un nom.
- 03
La famille, pas seulement le candidat
Pour une école, le décideur est un parent ; pour un programme adulte, souvent un employeur. Chaque échange est daté et noté, pour que la prochaine personne au téléphone connaisse la suite.
- 04
Candidatures, une par programme
Une famille qui postule à deux programmes n'a pas un seul statut. Chaque candidature est une fiche à part, avec son étape, sa date limite, ses documents et son responsable.
- 05
Des documents qui arrivent dans le désordre
Bulletins scolaires, références, pièce d'identité, certificats médicaux, justificatif de domicile. Tout se dépose dans des catégories fixes, pour que rien ne reste coincé dans un e-mail archivé.
- 06
Évaluations, entretiens et dates limites
Tests d'entrée, créneaux d'entretien, journées découverte et date limite d'inscription partagent un seul calendrier avec chaque suivi, rappels inclus et synchronisation bidirectionnelle Google Calendar.
- 07
Frais d'inscription et acomptes
Facturé, payé et en attente, par famille, avec factures et reçus numérotés en PDF.
- 08
La décision, et ceux que vous refusez
Offres, acceptations et refus sont des étapes, pas des suppressions. Un candidat qui dit non cette année reste un dossier que vous gardez l'an prochain.
Qui voit quoi
Plus de monde gravite autour du processus que dans un cabinet de conseil : un secrétaire, une réceptionniste, un responsable des admissions, un comptable. Les rôles permettent de partager le registre sans tout partager.
| Rôle | Qui c'est, en général | Ce qu'il peut faire |
|---|---|---|
| Propriétaire | Directeur ou directrice | Tout, y compris la facturation et les paramètres. |
| Administrateur | Responsable des admissions ou secrétaire | Chaque candidat, chaque programme. |
| Conseiller | Responsable des admissions, responsable de programme | Leurs propres candidats. |
| Observateur | Réceptionniste, économe, administrateur | Lecture seule. |
Chaque candidat a un responsable désigné. C'est ce qui détermine si les relances ont lieu. Voir rôles et permissions de l'équipe et la page sécurité.
Ce que ce n'est pas
Une page qui prétend tout faire ne vaut rien pour comparer.
Quatre choses qu'EduCRM ne fait pas.
- 01
Pas un système d'information élèves
Pas d'emploi du temps, de cahier de notes, de registre de présence ni de bulletins. Utilisez-le avec le système qui suit vos élèves inscrits, et transmettez-le à l'inscription.
- 02
Il n'encaisse pas les paiements en ligne
Les frais, factures et reçus sont suivis et générés ici. L'argent passe toujours par votre banque ou prestataire de paiement.
- 03
Pas de connexion famille
Parents et candidats sont contactés depuis la plateforme. Pas de portail famille.
- 04
Pas une suite de reporting
Le tableau de bord répond aux questions du moment, plus un graphique des revenus. Le reste se construit ailleurs, à partir de l'export de données Premium.
Commencer en cours d'année, comme tout le monde
- Étape 01
Importez la liste que vous avez
Importez le tableur des demandes du bureau. La correspondance des colonnes est proposée et vérifiée contre les doublons avant l'enregistrement.
- Étape 02
Nommez vos propres étapes
Étapes, pipeline, types de séance et modes de paiement sont des paramètres. Utilisez les mots que vous employez déjà au bureau.
- Étape 03
Mettez le formulaire sur le site
Dès ce jour, chaque demande arrive typée, datée et attribuée.
- Étape 04
Lancez une session, puis migrez le reste.
Un programme, ou une promotion, pour un trimestre. Voir la checklist de mise en œuvre du CRM.
Ce que ça coûte à un établissement
- Gratuit, jusqu'à 10 élèves. De quoi tester le recrutement d'un programme. Sans carte.
- Premium, 49,99 €/mois, jusqu'à 1499 élèves, plus formulaires d'inscription, tâches vocales, image personnalisée et export des données. Comptes staff supplémentaires à 49,99 € chacun. Essai de 14 jours.
- Business, 1 500 € de mise en place plus Premium. Tout est fait pour vous : site sur mesure, formulaire de capture de prospects et e-mail professionnel.
Les données sont hébergées dans la région europe-west1 de Google Cloud. Sous-traitants et durée de conservation : voir la page sécurité.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un CRM pour établissements d'enseignement ?
Un logiciel qui gère tout le monde avant l'inscription : demandes, inscriptions aux journées portes ouvertes, la famille derrière chaque candidat, les candidatures avec leurs étapes et délais, documents, frais et relances. Un système de gestion des élèves n'est pas fait pour ça.
EduCRM est-il un système de gestion des élèves ou un système de gestion scolaire ?
Non. Pas d'emploi du temps, de carnet de notes, de registre de présence ni de gestion pédagogique. Il couvre les admissions et fonctionne aux côtés du système qui gère vos élèves inscrits.
Peut-on admettre séparément différents programmes ou niveaux ?
Oui. Chaque candidature est une fiche à part, avec son programme, son étape, son délai, ses documents et son responsable, pour gérer plusieurs sessions en même temps depuis un même vivier de demandes.
Les parents ou candidats peuvent-ils se connecter pour suivre leur statut ?
Non. Il n'y a pas de portail famille. Candidats et parents sont contactés par e-mail depuis la plateforme, et les échanges restent dans leur dossier.
Combien de membres du personnel peuvent l'utiliser ?
49,99 € chacun sur Premium, avec les rôles propriétaire, administrateur, conseiller et lecteur. Le forfait couvre jusqu'à 1499 élèves, sans limite fixe de personnel.
Où sont stockées les données des candidats ?
Dans la région europe-west1 de Google Cloud, avec TLS 1.2 ou supérieur en transit et chaque espace isolé. Détails complets sur la page sécurité.
Face à un vrai recrutement
Le logiciel en direct avec candidats, dossiers et frais d'exemple. Sans compte, sans carte, réinitialisé toutes les 24 heures.
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Features that matter, questions to ask vendors, and a checklist for comparing systems.