Gestion des élèves : une fiche qui porte toute la relation

Une fiche par élève, avec son profil, les contacts des parents, les séances, les candidatures, les documents, les tâches, les paiements et les factures.

Ce que contient une fiche élève

Les champs sont ceux que vous utilisez en séance, pas une fiche contact générique :

• Coordonnées, numéro de carte d'identité ou de passeport, et deux jeux de contacts parents ou tuteurs. La personne que vous appelez n'est souvent ni celle que vous conseillez, ni celle qui paie.
• Établissement, type d'établissement, niveau scolaire, classe, filière et notes année par année.
• Certificats de langue, pays visés, niveau d'études, programme et année de rentrée.
• Centres d'intérêt, loisirs et matières préférées : les détails qui rendent une lettre de motivation concrète.
• Fratrie, professions des parents et comment ils vous ont connu.
• Un plan d'action en texte libre, ainsi que des notes pour les comptes rendus de séance et les retours des parents.

La fiche s'adapte au profil. Les étudiants sont classés en élève, étudiant, actif ou militaire, et seuls les champs pertinents s'affichent : emploi actuel pour une reconversion, université actuelle pour un transfert, centres d'intérêt pour une fin de service militaire.

Chaque séance est enregistrée sur la fiche de l'étudiant avec date, heure de début, durée, type, conseiller et notes. Les types de séance sont configurables ; par défaut : première séance, suivi, bilan d'orientation et revue de candidature.

Deux champs font l'essentiel du travail : actions à mener et date de prochaine séance. Le tableau de bord lit le second pour bâtir une liste de relances à faire. Les séances peuvent aussi porter un rappel et créer un événement au calendrier.

Chaque candidature apparaît sur la fiche de l'étudiant avec son étape, son échéance et ses documents, ainsi que sur un tableau regroupant tous les étudiants. Un étudiant, plusieurs candidatures, chacune suivie séparément. Voir suivi des candidatures.

Les documents se classent dans sept catégories fixes : identité, diplôme, certificats de langue, relevés de notes, lettre de motivation, lettres d'offre et autre. Fixe, c'est le but : c'est là qu'un drive partagé craque, car des dossiers nommés par des personnes différentes divergent sans que personne ne le remarque avant la semaine des dépôts.

Les tâches ont une priorité, des étiquettes, un rappel, une check-list facultative et une règle de récurrence, et peuvent être liées à un étudiant pour apparaître sur le même calendrier que les séances et échéances. Une tâche peut aussi rester sans date. En Premium, ajoutez des tâches à la voix.

Les réponses de votre formulaire d'inscription personnalisé deviennent des fiches étudiant en un clic : le profil démarre rempli, pas vide.

Ce qui a été facturé, payé et ce qui reste dû, conservé sur la fiche étudiant. Factures et reçus sont générés et envoyés depuis la plateforme, pour connaître le solde avant la session, pas après.

Les données résident dans un espace de travail isolé, avec des rôles propriétaire, admin, conseiller et lecteur, sans lecture croisée entre espaces. Elles sont stockées dans la région europe-west1 de Google Cloud. Tous les détails sur la page sécurité.