Comment ça marche
- Étape 01
Ajoutez l'élève
Saisissez-le à la main, importez-le depuis un tableur ou laissez-le remplir votre formulaire d'inscription.
- Étape 02
Notez chaque séance
Ce dont vous avez parlé, ce qui se passe ensuite et quand vous vous revoyez.
- Étape 03
Tout reste sur la fiche de l'élève
Candidatures, documents, tâches et paiements sont rattachés à la même fiche.
- Étape 04
Toute l'équipe peut prendre le relais
Un collègue ouvre la fiche de l'élève et sait où en sont les choses.
Ce que contient une fiche élève
- Coordonnées, numéro de pièce d'identité ou de passeport, et deux parents ou tuteurs. La personne que vous appelez n'est souvent pas l'élève.
- Établissement : type d'école, niveau, classe, matières et notes de chaque année.
- Projets : certificats de langue, pays souhaités, niveau et filière d'études, et année de début.
- Éléments personnels qui font ressortir une candidature : centres d'intérêt, loisirs, matières préférées, frères et sœurs, métiers des parents, et comment l'élève vous a connu.
- Un plan d'action et des notes, pour les comptes rendus de séance et les retours des parents.
La fiche s'adapte à la personne. Vous indiquez si c'est un élève, un étudiant, une personne qui travaille ou un militaire, et seuls les champs utiles s'affichent, comme l'emploi actuel pour quelqu'un qui change de métier.
Séances
Chaque séance (un rendez-vous avec l'élève) est enregistrée sur sa fiche, avec sa date, son heure, sa durée, son type, le conseiller et les notes. Vous choisissez les types de séance. Ceux qui sont prêts à l'emploi : première séance, suivi, bilan d'orientation et revue de candidature.
Deux champs comptent le plus : la suite à donner et la date de la prochaine séance. À partir de cette date, EduCRM dresse la liste des élèves que vous devez recontacter. Une séance peut aussi avoir un rappel et s'inscrire directement dans l'agenda.
Documents
Les documents se rangent dans sept dossiers fixes : identité, diplômes, certificats de langue, relevés de notes, lettre de motivation, lettres d'admission et autres. Tout le monde utilise les mêmes dossiers, donc rien ne manque la semaine d'une date limite.
Candidatures, tâches et paiements
- Candidatures : chaque candidature à une université, avec son étape et sa date limite. Voir suivi des candidatures.
- Tâches : des choses à faire, avec une priorité, un rappel, une liste à cocher et une répétition si besoin, liées à l'élève et visibles dans l'agenda. Une tâche peut aussi n'avoir aucune date. Avec Premium, vous pouvez ajouter des tâches à la voix.
- Paiements : ce que vous avez facturé, ce qui a été payé et ce qui reste dû, avec des factures et des reçus envoyés depuis EduCRM. Voir paiements et facturation.
Pourquoi une seule fiche vaut mieux que cinq outils
| Éparpillé entre plusieurs outils | Sur une seule fiche élève |
|---|---|
| Notes dans un carnet | Faciles à retrouver, datées, lisibles par un collègue |
| Documents sur un lecteur partagé | À côté de la candidature qui en a besoin |
| Échéances dans un agenda personnel | Dans le même agenda que vos séances |
| Paiements dans un logiciel de comptabilité | Visibles avant le rendez-vous, pas en fin de mois |
| Statut connu d'une seule personne | Une étape que chacun peut consulter |
Qui peut voir vos données
Vos élèves sont dans votre propre compte privé. Chaque membre de l'équipe a un rôle (propriétaire, administrateur, conseiller ou lecteur), et aucune autre entreprise ne peut voir vos données. Elles sont stockées dans la région europe-west1 de Google Cloud, dans l'UE. Les détails sont sur la page sécurité.
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Questions fréquentes
Combien d'élèves EduCRM peut-il gérer ?
Le plan gratuit couvre jusqu'à 10 étudiants. Premium couvre un nombre illimité d'étudiants pour 49,99 € par mois.
Plusieurs conseillers peuvent-ils travailler sur le même élève ?
Oui, dans le même compte, et le rôle de chacun décide de ce qu'il peut voir. Un conseiller désigné par élève reste préférable à une responsabilité partagée.
Les données des élèves peuvent-elles être exportées ?
Oui, l'export des données est inclus dans Premium. À vérifier avec n'importe quel logiciel avant de vous engager, pas après.