به طور خلاصه
درخواست پذیرش را پیگیری کنید، نه دانشجو را. هرکدام پرونده خودش را دارد با مرحله، مهلت، چکلیست مدارک و مسئول مشخص. دانشجویی با هشت درخواست پذیرش همزمان هشت وضعیت دارد و یک فیلد وضعیت نمیتواند این را نگه دارد.
این رایجترین اشتباه است وقتی مؤسسه از فایل اکسل بزرگتر میشود. یک ردیف برای هر دانشجو، یک ستون به اسم وضعیت. تا آبان در آن نوشته «3 تا فرستاده شد، 2 تا منتظر ریز نمرات، TU Delft انشا میخواهد» و کسی نمیتواند فیلترش کند.
مدل مراحلی که در دنیای واقعی دوام میآورد
مرحله باید بگوید کار کجاست و هر جابهجایی باید کاری باشد که یک نفر انجام میدهد. معمولاً پنج مرحله کافی است:
- مرحله 01
در فهرست منتخب
دانشگاه و رشته توافق شده. هنوز چیزی آماده نشده. شرایط پذیرش و مهلت را همینجا ثبت کنید تا بقیه برنامه از آنها به عقب چیده شود.
- مرحله 02
در حال آمادهسازی
مدارک در حال جمعآوری، انگیزهنامه در حال نوشتن. درخواستها اینجا بیصدا گیر میکنند، پس هر هفته بررسیاش کنید.
- مرحله 03
ارسالشده
ارسال شد، با ثبت تاریخ. هر چیزی که پورتال داده (شماره پیگیری، اطلاعات ورود) در پرونده ثبت میشود، نه در یک ایمیل.
- مرحله 04
در انتظار تصمیم
منتظر دانشگاه. تاریخی را بگذارید که پیگیری میکنید، نه تاریخی که امیدوارید خبر برسد.
- مرحله 05
پذیرش / رد / انصراف
بستهشده. پذیرش مجموعه تازهای از تعهدات را شروع میکند (پیشپرداخت، مهلت قبول پذیرش، اقامتگاه) که کار هستند، نه مرحله.
برای هر درخواست پذیرش چه ثبت کنید
- دانشگاه و رشته، با همان املایی که خود دانشگاه مینویسد.
- مهلت ارسال، و جداگانه تاریخ پایان کار خودتان، معمولاً دو هفته زودتر.
- مدارکی که این دانشگاه میخواهد. با هم فرق دارند و فرض خلاف آن باعث میشود ارسالی عقب بیفتد.
- مسئول آن در تیم. یک نام، نه یک تیم.
- یادداشتهای هر تماس با دفتر پذیرش.
در EduCRM هر درخواست پذیرش در پرونده دانشجو و روی یک تابلوی کشیدنورهاکردن قرار دارد. پرونده دانشجو را باز کنید تا همه درخواستهایش را ببینید، یا تابلو را تا همه موارد در حال آمادهسازی را ببینید. پیگیری درخواستهای پذیرش را ببینید.
چطور مهلتها غافلگیرتان نکنند
مهلتها مسئله زمانبندیاند، نه یادآوری. یادآور سه روز مانده به مهلت بیفایده است اگر ریز نمرات دو هفته طول بکشد. دو عادت بیشتر مشکل را حل میکند:
- تاریخ جمعآوری مدارک را در تقویم بگذارید، نه تاریخ ارسال را. از هر چیزی که یعنی منتظر کس دیگری ماندن، به عقب حساب کنید.
- هفتهای یک بار در ساعت ثابت تابلو را مرور کنید. درخواستهای در حال آمادهسازی با مهلت کمتر از شش هفته را فیلتر کنید. آن فهرست کار این هفته است.
چون جلسات، مهلتها و پیگیریها یک تقویم مشترک دارند، این مرور در یک صفحه انجام میشود. بیشتر در مدیریت مدارک و مهلتها.
تابلوی درخواستهای پذیرش را ببینید
دموی زنده را باز کنید و یک درخواست پذیرش را بین مراحل جابهجا کنید. هر 24 ساعت بازنشانی میشود.
ادامه مطلب
پرسشهای متداول
هر دانشجو چند درخواست پذیرش باید داشته باشد؟
این تصمیمی مشاورهای است، نه نرمافزاری. مهم این است که سیستم چند درخواست پذیرش باز در مراحل مختلف برای هر دانشجو را پشتیبانی کند. EduCRM این کار را میکند.
آیا مراحل ویزا باید مرحله درخواست پذیرش باشند؟
معمولاً نه. ویزا به پذیرش قبولشده وابسته است، پس بعد از بسته شدن درخواست پذیرش میآید. بیشتر مؤسسات مراحل ویزا را بهصورت کارهای تاریخدار برای دانشجو پیگیری میکنند.