Cách tư vấn viên giáo dục theo dõi hồ sơ ứng tuyển đại học

Đây là sai lầm phổ biến nhất khi công ty tư vấn vượt quá khả năng của bảng tính. Mỗi học sinh một dòng, một cột tên là Trạng thái. Đến tháng Mười Một, ô đó ghi “đã gửi 3, 2 chờ bảng điểm, TU Delft cần bài luận” và không ai lọc được.

Mô hình giai đoạn đứng vững trước thực tế

Giai đoạn phải cho biết công việc đang ở đâu, và mỗi lần chuyển giai đoạn phải là việc một người làm. Năm giai đoạn thường là đủ:

• Trường và khóa học, viết đúng như trường viết.
• Hạn chót nộp hồ sơ, và riêng ngày hoàn thành của bạn, thường sớm hơn hai tuần.
• Các giấy tờ trường này yêu cầu. Mỗi trường mỗi khác, và cứ cho là giống nhau là cách hồ sơ bị trễ.
• Ai trong nhóm phụ trách. Một cái tên, không phải một nhóm.
• Ghi chú từ mọi lần liên lạc với phòng tuyển sinh.

Trong EduCRM, mỗi hồ sơ ứng tuyển nằm trong hồ sơ học sinh và trên một bảng kéo thả. Mở hồ sơ học sinh để xem mọi hồ sơ ứng tuyển của em, hoặc mở bảng để xem mọi thứ đang chuẩn bị. Xem theo dõi hồ sơ ứng tuyển.

Hạn chót là vấn đề lên lịch, không phải vấn đề nhắc nhở. Nhắc trước ba ngày là vô ích nếu bảng điểm mất hai tuần. Hai thói quen giải quyết phần lớn:

1. 1Ghi ngày thu thập giấy tờ vào lịch, không phải ngày nộp. Tính ngược qua mọi việc phải chờ người khác.
2. 2Rà soát bảng mỗi tuần một lần vào giờ cố định. Lọc các hồ sơ ứng tuyển đang chuẩn bị có hạn chót trong sáu tuần tới. Danh sách đó là việc của tuần.

Vì buổi tư vấn, hạn chót và liên hệ lại dùng chung một lịch, việc rà soát chỉ cần một màn hình. Xem thêm ở quản lý giấy tờ và hạn chót.