Em resumo
Migre primeiro os alunos ativos, depois as candidaturas abertas deles, depois os pagamentos pendentes. Não migre o histórico. Com menos de cem alunos ativos, você pode estar trabalhando por completo no novo sistema em um dia, porque os únicos dados que precisam estar perfeitos no primeiro dia são os ligados a um prazo futuro.
O instinto é migrar tudo, e isso transforma um trabalho de um dia em um projeto de três meses abandonado. Alunos que terminaram há dois anos não precisam estar no CRM para ficarem guardados.
Passo 1. Defina o que conta como ativo
Escreva a regra antes: ativo é quem tem uma sessão, uma candidatura aberta ou uma fatura em aberto nos próximos doze meses. O resto é arquivo. Isso costuma cortar a migração pela metade.
Passo 2. Limpe a planilha, não o CRM
Corrigir dados é muito mais fácil na planilha do que depois da importação. Antes de exportar qualquer coisa:
Limpeza antes da migração
- Uma linha por aluno. Junte os duplicados criados quando alguém foi cadastrado duas vezes com grafias diferentes.
- Separe campos combinados. "Maria K. (mãe Elena 69…)" são três campos, não um.
- Use um único formato de data. Formatos misturados são a causa mais comum de uma importação que falha.
- Padronize nomes de países e universidades. "UK", "U.K." e "United Kingdom" são um valor, não três.
- Apague as colunas que ninguém preenche há um ano.
Passo 3. Migre alunos, depois candidaturas, depois dinheiro
- Passo 01
Alunos
Contatos, contatos dos pais, escola e países de destino. O resto pode esperar até a próxima conversa com eles.
- Passo 02
Candidaturas abertas
Só as que ainda não foram encerradas, com universidade, etapa e prazo. Esta é a parte que precisa estar certa, porque o calendário depende dela.
- Passo 03
Pagamentos pendentes
Lance o que está em aberto, não o que já foi quitado. O histórico de pagamentos está na sua contabilidade e não precisa ser redigitado.
- Passo 04
Sessões daqui para a frente
Registre as novas sessões desde o primeiro dia e não preencha o passado. Em poucas semanas, a ficha fica completa o suficiente.
Passo 4. Feche as antigas portas de entrada
Uma migração fracassa quando dados novos continuam chegando no lugar antigo. Se as solicitações chegam por um Google Form ou pela bio do Instagram, redirecione na mesma semana. É para isso que servem os formulários de inscrição.
Quanto tempo realmente leva
A importação leva minutos. O tempo vai na limpeza: meio dia para cinquenta alunos, um dia inteiro para duzentos. O que leva semanas é o hábito: a equipe precisa parar de abrir a planilha. Uma data a partir da qual a planilha vira somente leitura ajuda mais do que qualquer treinamento.
A implantação completa está no checklist de implantação de CRM. Se vale a pena migrar, incluindo os argumentos para ficar, está em CRM vs. planilhas.
Comece com dez alunos
O plano gratuito cobre 10 alunos, o suficiente para ensaiar uma migração real antes.
Continue lendo
Perguntas frequentes
Devemos migrar alunos que já conseguiram vaga?
Só se você espera trabalhar com eles de novo ou precisa da ficha para uma recomendação. Caso contrário, mantenha a planilha de arquivo. Casos encerrados só poluem todas as listas e buscas.
Dá para exportar os dados de novo depois?
Deveria dar, e confirme isso antes de fechar com qualquer fornecedor. O EduCRM inclui exportação de dados no Premium.