Gestão de alunos: uma ficha com toda a relação

Uma ficha por aluno, com perfil, contatos dos pais, sessões, candidaturas, documentos, tarefas, pagamentos e faturas.

O que a ficha do aluno guarda

Os campos são os que você usa em uma sessão, não um cartão de contato genérico:

• Dados de contato, número do documento ou passaporte e dois contatos de pais ou responsáveis. A pessoa para quem você liga muitas vezes não é a que você orienta, nem a que paga.
• Escola, tipo de escola, nível de ensino, série, disciplinas de ênfase e notas ano a ano.
• Certificados de idioma, países de interesse, nível do curso, programa de estudos e ano de início.
• Interesses, hobbies e matérias favoritas: os detalhes que tornam uma carta de motivação específica.
• Irmãos, profissão dos pais e como conheceram você.
• Um plano de ação em texto livre, mais notas para resumos das sessões e feedback dos pais.

A ficha se adapta ao cliente. Os alunos são classificados como aluno do ensino médio, universitário, trabalhador ou militar, e só aparecem os campos que importam: emprego atual para quem muda de carreira, universidade atual para uma transferência, interesses de estudo para quem termina o serviço militar.

Cada sessão é registrada no aluno com data, hora de início, duração, tipo, consultor e notas. Os tipos de sessão são configuráveis; os padrões são inicial, follow-up, avaliação de carreira e revisão de candidatura.

Dois campos fazem a maior parte do trabalho: próximos passos e data da próxima sessão. O painel lê o segundo para montar uma lista de follow-ups necessários. As sessões também podem ter um lembrete e criar um evento no calendário.

Cada candidatura aparece na ficha do aluno com sua etapa, prazo e documentos, e em um quadro com todos os alunos. Um aluno, várias candidaturas, cada uma acompanhada à parte. Veja acompanhamento de candidaturas.

Os documentos são enviados em sete categorias fixas: identidade, diploma, certificados de idioma, históricos escolares, carta de motivação, cartas de oferta de vaga e outros. Ser fixo é a questão. É aí que um drive compartilhado falha, porque pastas nomeadas por pessoas diferentes vão se desencontrando e ninguém percebe até a semana do envio.

As tarefas têm prioridade, tags, lembrete, um checklist opcional e uma regra de repetição, e podem ser ligadas a um aluno, então caem no mesmo calendário das sessões e dos prazos. Uma tarefa também pode ficar sem data. No Premium, você pode criar tarefas por voz.

As respostas do seu formulário de inscrição com a sua marca viram fichas de aluno com um clique, então o perfil já começa preenchido, não em branco.

O que foi faturado, pago e está em aberto, guardado no aluno. Faturas e recibos são gerados e enviados pela plataforma, então você sabe o saldo antes da sessão, não depois.

As fichas ficam em um espaço de trabalho isolado, com perfis de proprietário, administrador, consultor e visualizador, e sem leitura entre clientes. Os dados ficam na região europe-west1 do Google Cloud. Todos os detalhes na página de segurança.