Uma implantação de CRM em quatro semanas: defina o modelo, migre os ativos, mude os canais de solicitação e depois aposente o sistema antigo.

Semana 1: defina o modelo

Escreva as etapas do seu pipeline e a condição de entrada de cada uma. Seis ou menos.
Escreva as etapas das candidaturas. Cinco ou menos.
Defina o que torna um aluno ativo. Isso define o que será migrado.
Defina qual consultor fica com quais alunos.
Combine os campos que vocês vão realmente preencher. Cada campo opcional é uma discussão futura.

Semana 2: migre os ativos

Limpe a planilha antes: tire duplicados, separe campos combinados, padronize datas e nomes de países.
Importe os alunos ativos com contatos e dados dos pais.
Adicione só as candidaturas abertas, cada uma com universidade, etapa e prazo.
Lance os pagamentos pendentes. Pule o histórico já quitado.
Confira dez fichas por amostragem com a origem. Se algo estiver errado de forma sistemática, corrija a importação, não as fichas.

Os detalhes desta semana estão em passar de planilhas para um CRM.

Publique seu formulário de inscrição e coloque o link no seu site, na bio do Instagram e na assinatura de e-mail.
Desative o formulário de solicitação antigo para que nada chegue em dois lugares.
Adicione os membros da equipe e defina as funções deles.
Marque a revisão semanal recorrente no calendário de todo mundo.
Registre toda nova sessão no CRM a partir desta semana. Sem exceção.

Defina uma data a partir da qual a planilha vira somente leitura e renomeie o arquivo para que todos vejam isso.
Rode uma semana em paralelo, não três. Períodos longos em paralelo deixam os dois sistemas incompletos.
Revisem juntos, em equipe, as listas de atrasados e de alunos sem próximo passo.
Confirme que você consegue exportar seus dados enquanto ainda tem uma alternativa.
Anote as três coisas que a equipe continua errando e corrija a configuração em vez de repetir o treinamento.

Sintoma	Causa comum
Ninguém atualiza o quadro	Etapas demais, ou etapas que não batem com o andamento real do trabalho
Duas versões da verdade	A planilha antiga ainda pode ser editada
Os dados parecem errados depois da importação	Formatos de data misturados, ou campos combinados que não foram separados antes de exportar
Novas solicitações continuam se perdendo	Os canais de solicitação nunca foram redirecionados

Ainda escolhendo um sistema, e não implantando? Comece pelo guia de compra de CRM.

Faça a primeira semana de graça

O plano gratuito cobre 10 alunos, o suficiente para testar o modelo antes de migrar qualquer coisa.