Em resumo
Acompanhe a candidatura, não o aluno. Cada uma tem seu próprio registro, com etapa, prazo, checklist de documentos e um responsável definido. Um aluno com oito candidaturas tem oito situações ao mesmo tempo, e um campo de status não dá conta disso.
Esse é o erro mais comum quando uma consultoria cresce além da planilha. Uma linha por aluno, uma coluna chamada Status. Em novembro, ela diz "3 enviadas, 2 esperando histórico, TU Delft precisa da redação" e ninguém consegue filtrar.
Um modelo de etapas que sobrevive à realidade
A etapa deve dizer onde o trabalho está, e cada mudança deve ser algo que uma pessoa faz. Cinco costumam bastar:
- Passo 01
Na lista
Universidade e curso definidos. Nada preparado ainda. Registre aqui os requisitos de admissão e o prazo, para montar o resto do plano de trás para frente a partir deles.
- Passo 02
Em preparação
Documentos sendo reunidos, carta de motivação sendo escrita. É aqui que as candidaturas empacam sem ninguém ver, então revise toda semana.
- Passo 03
Enviada
Enviada, com a data registrada. Tudo o que o portal gerou (um número de referência, um login) vai para a ficha, não para um e-mail.
- Passo 04
Aguardando decisão
Esperando a universidade. Defina a data em que você vai cobrar, não a data em que espera ter resposta.
- Passo 05
Oferta de vaga / recusada / retirada
Encerrada. Uma oferta de vaga abre uma nova lista de obrigações (depósito, prazo de aceite, moradia), e isso são tarefas, não etapas.
O que registrar em cada candidatura
- Universidade e curso, escritos do jeito que a universidade escreve.
- O prazo de envio e, separadamente, sua própria data de conclusão, geralmente duas semanas antes.
- Os documentos que esta universidade pede. Eles variam, e supor o contrário é como um envio atrasa.
- Quem da equipe é o responsável. Um nome, não uma equipe.
- Notas de qualquer contato com a secretaria de admissões.
No EduCRM, cada candidatura fica na ficha do aluno e em um quadro de arrastar e soltar. Abra o aluno para ver todas as dele, ou o quadro para ver tudo o que está em preparação. Veja acompanhamento de candidaturas.
Como parar de ser pego de surpresa pelos prazos
Prazo é um problema de agenda, não de lembrete. Um lembrete três dias antes não adianta se o histórico escolar leva duas semanas. Dois hábitos resolvem quase tudo:
- Coloque no calendário a data de reunir os documentos, não a data de envio. Planeje de trás para frente tudo o que depende de esperar outra pessoa.
- Revise o quadro uma vez por semana, em horário fixo. Filtre as candidaturas em preparação com prazo nas próximas seis semanas. Essa lista é o trabalho da semana.
Como sessões, prazos e follow-ups ficam no mesmo calendário, essa revisão cabe em uma tela. Mais em gerenciar documentos e prazos.
Veja o quadro de candidaturas
Abra a demonstração ao vivo e arraste uma candidatura entre as etapas. Ela é reiniciada a cada 24 horas.
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Perguntas frequentes
Quantas candidaturas um aluno deve ter?
Essa é uma decisão de orientação, não de software. O que importa é o sistema aceitar várias candidaturas abertas por aluno, em etapas diferentes. O EduCRM aceita.
As etapas do visto devem ser etapas da candidatura?
Geralmente não. O visto depende de uma oferta de vaga aceita, então vem depois que a candidatura é encerrada. A maioria das consultorias acompanha as etapas do visto como tarefas com data na ficha do aluno.