CRM-functies waar elk studieadviesbureau over na zou moeten denken

De acht CRM-functies die een adviesbureau voor studeren in het buitenland echt gebruikt, gerangschikt naar hoe snel u ze mist.

1. Meerdere lopende aanvragen per leerling

Niet onderhandelbaar. Een leerling met aanvragen in vijf landen heeft vijf deadlines, vijf documentsets en vijf fases. Eén status per leerling is vanaf week één fout. Zie aanvraagbeheer.

Sessies, deadlines en opvolgingen horen op één scherm. Met twee agenda's is de agenda met de deadlines de agenda die niemand opent.

Een cijferlijst hoort bij het dossier, bereikbaar vanuit de aanvraag die hem nodig heeft. Een gedeelde drive werkt totdat twee mensen een map anders noemen.

Interesse komt binnen via Instagram, WhatsApp, uw website en mond-tot-mondreclame. Een naam overtypen van een bericht naar een database gebeurt op een gegeven moment niet meer. Een gehost formulier dat rechtstreeks naar de CRM schrijft, schrapt die stap. Zie registratieformulieren.

Kosten verlopen meestal in fases: een aanbetaling, een mijlpaal, een saldo bij indiening. Weten wie wat verschuldigd is zonder boekhoudsoftware te openen, verandert wanneer u aanmaant.

Zodra een tweede adviseur meedoet, hebt u rollen nodig. EduCRM heeft eigenaar, beheerder, adviseur en kijker, met workspace-isolatie zodat geen data tussen organisaties terechtkomt. Zie de beveiligingspagina.

Een notitie is alleen waardevol als u haar voor de volgende afspraak terugvindt. Notities in het dossier, met tijdstempel per sessie, doen meer dan een notitieboekje en laten een collega voor u invallen.

Vraag het voor u tekent, niet erna. Een leverancier die uw leerling- en aanvraaggegevens niet kan exporteren, is een leverancier waar u niet meer weg kunt.

• Automatiseringsregels. Bouw eerst de gewoonte, automatiseer dan wat repetitief blijkt.
• Uitgebreide aangepaste velden. Elk veld is een vraag die iemand voor altijd beantwoordt.
• Rapportagedashboards waarop u nog niet besloten heeft te acteren.

Voor het volledige beoordelingskader en vragen aan leveranciers leest u de CRM-koopgids. Voor hoe dit past in een workflow voor studeren in het buitenland, zie CRM voor studeren in het buitenland.