Kort gezegd
Een wervingspijplijn voor leerlingen is de reeks aanmelding → gekwalificeerd → begeleiding → aanvraag → aanbod → ingeschreven, met een schriftelijke instapvoorwaarde en één eigenaar per fase. Het doel is geen voorspelling, maar zichtbaar maken welke leerlingen zijn blijven steken.
De zes fasen
- Stap 01
Aanvraag
Iemand heeft contact opgenomen. Nog geen beoordeling. Elke aanmelding komt hier binnen, via welk kanaal dan ook.
- Stap 02
Gekwalificeerd
U kent hun leerjaar, doellanden en tijdlijn, en het is werk dat u doet. Toegangsvoorwaarde: er heeft een echt gesprek plaatsgevonden.
- Stap 03
Begeleiding
Sessies lopen, een shortlist vormt zich. Dit kan maanden duren en hier wordt de meeste waarde geleverd.
- Stap 04
Aanmelding
Minstens één aanmelding in voorbereiding of ingediend. Vanaf hier zit het detail bij de aanmeldingen.
- Stap 05
Aanbod
Minstens één aanbod ontvangen. Nieuwe verplichtingen beginnen: aanbetalingen, acceptatietermijnen, huisvesting, visum.
- Stap 06
Ingeschreven
Geplaatst. Het getal dat vertelt of het jaar geslaagd is, en het moment om een verwijzing te vragen.
Waar leerlingen weglekken
Twee gaten verklaren het merendeel van de verliezen, en beide zijn structureel, niet motivationeel.
Aanvraag naar gekwalificeerd
Aanmeldingen komen via vier of vijf kanalen binnen en worden beantwoord zodra iemand het opmerkt. Een bericht dat drie dagen blijft liggen is meestal verloren, want het gezin heeft al met iemand anders gesproken. Twee oplossingen: één plek waar alles binnenkomt, en een vaste reactietijd.
Een gehost registratieformulier verzamelt vooraf leerjaar, doellanden en tijdlijn, zodat uw eerste reactie nuttig is in plaats van een vraag om details. Zie registratieformulieren.
Begeleiding naar aanmelding
Stiller. Een leerling in begeleiding zonder geboekte sessie en zonder gestarte aanvraag is feitelijk vertrokken, maar niets geeft dat aan. De oplossing is een regel: drie weken begeleiding zonder geboekte sessie wordt gemarkeerd.
Twee cijfers die het bijhouden waard zijn
- Van aanvraag naar gekwalificeerde conversie. Of uw marketing de juiste gezinnen aantrekt.
- Tijd van aanvraag tot eerste aanmelding. Het duidelijkste vroege signaal dat de begeleiding overbelast is.
Beide zeggen meer dan het totale aantal aanvragen, dat vooral meet hoe luid de marketing van vorige maand was.
Werken met meer dan één studieadviseur
Elke leerling heeft één vaste eigenaar nodig. Bij gedeeld eigenaarschap volgt niemand op. Zie education agency CRM en student recruitment CRM.
Bouw de pipeline in de demo
Sleep leerlingen tussen fases en bekijk het bord met een echte caseload.