En bref
Suivez la candidature, pas l'élève. Chacune a sa propre fiche avec une étape, une échéance, une liste de documents et un responsable désigné. Un élève avec huit candidatures a huit états à la fois, qu'un seul champ de statut ne peut pas contenir.
C'est l'erreur la plus courante quand une agence dépasse le stade du tableur. Une ligne par élève, une colonne « Statut ». En novembre, on y lit « 3 envoyés, 2 en attente du relevé de notes, TU Delft demande l'essai » et personne ne peut filtrer.
Un modèle d'étapes qui résiste à la réalité
Une étape doit dire où en est le travail, et chaque changement doit correspondre à une action réelle. Cinq suffisent en général :
- Étape 01
Présélectionnée
Université et filière choisies. Rien n'est encore préparé. Notez ici les conditions d'admission et la date limite, pour construire le reste du plan à partir d'elles.
- Étape 02
En préparation
Documents en cours de collecte, lettre de motivation en rédaction. C'est là que les candidatures s'enlisent en silence : à vérifier chaque semaine.
- Étape 03
Soumise
Envoyée, avec la date notée. Tout ce que le portail a fourni (numéro de référence, identifiants) va dans la fiche, pas dans un e-mail.
- Étape 04
Décision en attente
En attente de l'université. Fixez la date de relance, pas celle où vous espérez une réponse.
- Étape 05
Admission / refus / retrait
Clôturée. Une admission déclenche de nouvelles obligations (acompte, date limite d'acceptation, logement), et ce sont des tâches, pas des étapes.
Ce qu'il faut consigner pour chaque candidature
- L'université et la filière, orthographiées comme l'université les écrit.
- La date limite de dépôt, et séparément votre propre date butoir, en général deux semaines plus tôt.
- Les documents demandés par cette université. Ils varient, et croire le contraire, c'est comme ça qu'un dossier dérape.
- Qui, dans l'équipe, en a la responsabilité. Un nom, pas une équipe.
- Les notes de tout échange avec le service des admissions.
Dans EduCRM, chaque candidature figure sur la fiche de l'élève et sur un tableau à glisser-déposer. Ouvrez la fiche pour voir toutes les siennes, ou le tableau pour tout voir en préparation. Voir le suivi des candidatures.
Comment éviter les mauvaises surprises liées aux dates limites
Les délais sont un problème de planification, pas de rappel. Un rappel trois jours avant ne sert à rien si le relevé de notes met deux semaines. Deux habitudes règlent l'essentiel :
- Mettez la date de collecte des documents dans le calendrier, pas la date de dépôt. Remontez le fil de tout ce qui dépend d'un tiers.
- Passez en revue le tableau une fois par semaine, à heure fixe. Filtrez sur les candidatures en préparation dont la date limite tombe dans les six semaines. Cette liste, c'est le travail de la semaine.
Comme les séances, échéances et relances partagent un seul calendrier, cette revue tient sur un seul écran. Plus de détails dans gérer documents et échéances.
Voir le tableau des candidatures
Ouvrez la démo en ligne et faites glisser une candidature d'une étape à l'autre. Elle se réinitialise toutes les 24 heures.
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Questions fréquentes
Combien de candidatures un élève doit-il avoir ?
C'est un choix de conseil, pas un choix logiciel. Ce qui compte, c'est que le système gère plusieurs candidatures ouvertes par élève, à des stades différents. EduCRM le fait.
Les démarches de visa doivent-elles être des étapes de candidature ?
Généralement non. Un visa dépend d'une offre acceptée, donc il vient après la clôture de la candidature. La plupart des cabinets suivent les étapes du visa comme des tâches datées sur l'élève.