Les huit fonctionnalités CRM qu'une agence d'études à l'étranger utilise vraiment, classées selon la vitesse à laquelle vous remarquez leur absence.
1. Plusieurs candidatures ouvertes par élève
Non négociable. Un élève qui postule dans cinq pays a cinq échéances, cinq dossiers de documents et cinq étapes. Un seul statut par élève est faux dès la première semaine. Voir suivi des candidatures.
2. Un calendrier qui inclut les échéances, pas seulement les rendez-vous
Séances, échéances et relances doivent tenir sur un seul écran. Avec deux calendriers, celui qui contient les échéances est celui que personne n'ouvre.
3. Des documents rattachés là où ils sont utilisés
Un relevé de notes a sa place dans le dossier, accessible depuis la candidature qui en a besoin. Un drive partagé fonctionne jusqu'à ce que deux personnes nomment un dossier différemment.
4. Une capture des demandes qui ne nécessite pas de ressaisie
Les demandes arrivent via Instagram, WhatsApp, votre site et le bouche-à-oreille. Copier un nom d'un message vers une base de données finit par ne plus se faire. Un formulaire hébergé qui écrit directement dans le CRM supprime cette étape. Voir formulaires d'inscription.
5. Le suivi des paiements et factures par élève
Les frais sont souvent échelonnés : un acompte, une étape, un solde à la soumission. Savoir qui doit quoi sans ouvrir un logiciel de comptabilité change le moment où vous relancez.
6. Un accès par personne
Dès qu'un deuxième conseiller arrive, il faut des rôles. EduCRM propose propriétaire, admin, conseiller et lecteur, avec une isolation des espaces de travail pour qu'aucune donnée ne passe d'une organisation à l'autre. Voir la page sécurité.
7. Des notes de séance réellement consultables
Une note ne vaut que ce qu'on peut retrouver avant le prochain rendez-vous. Des notes dans le dossier, horodatées par séance, valent mieux qu'un carnet et permettent à un collègue de prendre le relais.
8. Un export que vous pouvez emporter
Demandez avant de signer, pas après. Un éditeur qui ne peut pas exporter vos données d'élèves et de candidatures est un éditeur que vous ne pouvez pas quitter.
Ce qu'il faut éviter le premier jour
- Règles d'automatisation. Créez d'abord l'habitude, puis automatisez ce qui s'avère répétitif.
- Champs personnalisés élaborés. Chaque champ est une question à laquelle quelqu'un répond pour toujours.
- Les tableaux de bord de reporting sur lesquels vous n'avez pas encore décidé d'agir.
Pour le cadre d'évaluation complet et les questions à poser aux fournisseurs, lisez le guide d'achat CRM. Pour voir comment cela s'intègre à un parcours d'études à l'étranger, consultez CRM études à l'étranger.
Confrontez la liste au produit
La démo est le vrai logiciel. Passez en revue les huit points ci-dessus avec.