En bref
Un pipeline de recrutement d'élèves suit la séquence demande → qualifié → conseil → candidature → offre → inscrit, avec une condition d'entrée écrite et un responsable par étape. Son rôle n'est pas de prévoir, mais de révéler quels élèves sont bloqués.
Les six étapes
- Étape 01
Demande
Quelqu'un a pris contact. Aucun jugement encore. Toute demande entre ici, quel que soit le canal.
- Étape 02
Qualifié
Vous connaissez son niveau scolaire, les pays visés et le calendrier, et c'est un travail que vous effectuez. Condition d'entrée : une vraie conversation a eu lieu.
- Étape 03
Accompagnement
Les sessions se déroulent, une sélection se forme. Cela peut durer des mois, et c'est là que se joue l'essentiel de la valeur.
- Étape 04
Candidature
Au moins une candidature en préparation ou déposée. À partir d'ici, le détail se trouve dans les candidatures.
- Étape 05
Offre
Au moins une offre reçue. De nouvelles obligations démarrent : acomptes, échéances d'acceptation, logement, visa.
- Étape 06
Inscrit
Placé. Le chiffre qui dit si l'année a fonctionné, et le moment de demander une recommandation.
Où les élèves s'échappent
Deux écarts expliquent la majorité des pertes, et tous deux sont structurels plutôt que liés à la motivation.
De la demande au qualifié
Les demandes arrivent sur quatre ou cinq canaux et ne trouvent réponse que si quelqu'un les remarque. Un message resté trois jours est souvent perdu, la famille ayant déjà parlé à quelqu'un d'autre. Deux solutions : un seul endroit où tout arrive, et un délai de réponse fixé.
Un formulaire d'inscription hébergé recueille d'emblée niveau scolaire, pays visés et calendrier, pour que votre première réponse serve à quelque chose au lieu de demander des précisions. Voir formulaires d'inscription.
De l'accompagnement à la candidature
Plus discret. Un élève en accompagnement sans séance prévue ni dossier commencé est parti, en pratique, mais rien ne le signale. La solution : une règle qui signale trois semaines d'accompagnement sans séance prévue.
Deux chiffres à suivre
- Demande à conversion qualifiée. Votre marketing attire-t-il les bonnes familles ?
- Délai entre la demande et le premier dossier. Le signal le plus clair d'un accompagnement engorgé.
Les deux valent mieux que le nombre total de demandes, qui mesure surtout le bruit du marketing du mois dernier.
Le faire fonctionner avec plusieurs conseillers
Chaque élève doit avoir un responsable désigné. Une responsabilité partagée, c'est une responsabilité relancée par personne. Voir CRM pour agence éducative et CRM de recrutement d'élèves.
Construisez le pipeline dans la démo
Glissez les élèves d'une étape à l'autre et visualisez le tableau avec une charge réelle.